全社会議とは？5つの開催メリットや成功のためのポイントを紹介

こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultive（カルティブ）です。
メンバーのほとんどが参加する全社会議は、経営方針や理念の共有、モチベーションアップの機会としても非常に重要です。

しかし、大規模なイベント開催にお困りの方も多いのではないでしょうか？

本記事では、全社会議の意義や開催メリット、そして成功のためのポイントをご紹介します。これらの情報を参考に、より効果的な全社会議の実現につながるヒントを見つけていただければ幸いです。

全社会議とは？

全社会議は、企業が全従業員を対象に定期的に行う大規模な会議です。主な目的は、企業の方針や成果を共有し、従業員間の一体感を育むことにあります

。経営層から直接メッセージを伝える機会であり、企業の透明性を高め、従業員のモチベーション向上にも繋がる大切な機会となっています。

 

社員総会と呼ばれることもありますが、具体的な開催方法を知りたい方は次の記事を参考にしてください。
社員のエンゲージメントを高める社員総会の作り方！具体的なコンテンツ案もご紹介！

全社会議を実施する目的

全社会議を実施する目的の一つは、会社の方針や目標、達成状況を全従業員に共有し、企業活動の透明性を高めることにあります。これにより、従業員が会社の方向性を理解し、自分の役割や貢献の意味をより明確にする手助けとなる可能性があります。

 

また、全社会議は、経営層と従業員のコミュニケーションを深める機会としても機能し、組織全体の一体感を育む場として役立つことが期待されます。特に、経営層が方針を直接説明し、従業員からのフィードバックを受け取ることで、双方向のコミュニケーションが促進され、組織全体の結束力が高まる可能性があります。

こうした活動を通じて、会社全体が同じ目標に向かって協力し合う姿勢を強化することが全社会議の目的です。

キックオフとの違い

キックオフ会議と全社会議には、それぞれ異なる目的と役割があります。

キックオフ会議は主に新しいプロジェクトや特定の取り組みの開始時に開催され、プロジェクトの初期段階での方針や目標を関係者に共有することを目的としています。
この会議は、特定のプロジェクトや部門に焦点を当て、関係者全員が同じ方向性で取り組みをスタートできるよう調整する場として機能します。比較的少人数で行われることが多く、プロジェクトの進行に応じて頻繁に開催される傾向があります。

 

一方、全社会議は、企業全体の状況や方針を全従業員に伝えることを目的としています。全社会議では、企業全体の進捗状況や将来のビジョンが共有されるため、従業員全員が会社の大きな方向性を理解し、共通の目標に向かって一体感を持って働くことが期待されます。
また、全社会議は通常、大規模であり、頻度としては年に数回程度行われることが一般的です。この会議は、全社的な情報共有やコミュニケーションの場として、組織全体の結束力を強化する役割も果たします。

 

つまり、キックオフ会議が特定のプロジェクトにおける初期の準備を整えるのに対し、全社会議は企業全体の長期的な方向性や現状を共有する場であり、その規模や頻度、対象となる範囲においても大きな違いが見られます。

 

一般的な全社会議の流れ・内容

全社会議の流れは以下のような内容が一般的です。この流れは企業によって異なり、会社の規模や文化に応じてカスタマイズされることもあります。

 

1. 開会の挨拶
2. 業績報告
3. 事業計画の共有
4. 各部門からの報告
5. 特別なプロジェクトや取り組みの紹介
6. Q&Aセッション
7. 経営層からのメッセージ

 

はじめに、経営層から開会の挨拶があり、会議の重要性や目的が共有されます。続いて、業績報告が行われ、財務状況や主要な指標について説明されます。これにより、従業員は会社の現状を理解しやすくなります。

 

次に、今後の事業計画の共有が行われ、会社の方針や目標が明確に伝えられます。これにより、従業員は自分の役割や貢献の方向性を再確認します。続いて、各部門からの活動報告が行われ、他部門の成果や課題を共有することで、組織全体の一体感が強まります。

 

さらに、特別なプロジェクトや新規事業の紹介が行われ、会社の新たな挑戦が紹介されます。その後、Q&Aセッションが設けられ、従業員からの質問に経営層が直接答えることで、コミュニケーションが活性化されます。

 

最後に、経営層からのメッセージで会議が締めくくられ、全社会議全体の総括や今後の期待が伝えられます。これにより、全社会議が組織全体の結束を強化する機会となります。

 

全社会議をおこなう5つのメリット

全社会議を行うことで、企業にはさまざまなメリットがあります。
主なものとして、以下の5点が挙げられます。

 

• 企業方針や熱意を全メンバーに共有できる
• 一人ひとりの意見や考えが聞ける
• 全員が社内状況を把握できる
• 離職率の低下が見込める
• インナーブランディングの強化に繋がる

企業方針や熱意を全メンバーに共有できる

全社会議では、企業の方針や経営層の熱意を全従業員に直接伝える重要な機会です。これにより、会社全体としての方向性を確認し、各従業員が自身の役割をより明確に理解できるきっかけになります。

 

経営層の言葉を直接聞くことで、従業員の理解度や共感度が高まり、企業のビジョンや目標に向けて一丸となって取り組む意識が醸成されることが期待できます。また、全メンバーが同じ情報を共有することで、部門間の連携もスムーズになる可能性があります。

一人ひとりの意見や考えが聞ける

全社会議では、従業員からの直接的なフィードバックを得る機会があります。これにより、従業員の具体的な意見や問題意識が明らかになる可能性があります。

 

特に、Q&Aセッションなどを設けることで、普段は直接経営層と対話する機会の少ない従業員の声を聞くことができるかもしれません。この双方向のコミュニケーションは、ボトムアップの体制作りにも貢献する可能性があり、組織の活性化につながることが期待できます。

全員が社内状況を把握できる

全社会議を通じて、全従業員が企業活動の全体像や他部門の状況を理解する機会が得られます。これにより、社内状況の透明性が増すことが期待できます。

 

自分の所属する部門以外の活動や成果を知ることで、会社全体の動きを把握し、自身の業務との関連性をより深く理解できるかもしれません。また、他部門の課題や成功事例を知ることで、自部門の改善にも繋がります。

離職率の低下が見込める

全社会議を通じて、従業員が当事者意識や企業への帰属感を強く感じることで、離職率の低下が見込めます。
企業の方針や将来ビジョンを共有することで、従業員が自身のキャリアと会社の方向性を重ね合わせやすくなるかもしれません。また、全メンバーが一堂に会することで、組織の一体感が強まり、帰属意識が高まる可能性もあります。これらの要因が、従業員の定着率向上につながる可能性があります。

インナーブランディングの強化に繋がる

全社会議を通じて企業文化や価値観が内部に浸透し、インナーブランディングが強化される可能性があります。

 

経営層から直接伝えられる企業理念や価値観は、従業員の心に強く残り、日々の業務の中で実践されやすくなるかもしれません。
また、全メンバーが同じメッセージを共有することで、企業文化の統一感が生まれ、ブランドの一貫性が強化される可能性があります。これにより、従業員一人ひとりがブランド大使として機能し、対外的なブランド価値の向上にも寄与する可能性があります。

全社会議を成功させるためのポイント

全社会議を効果的に実施するためには、いくつかの重要なポイントがあります。
主なものとして、以下の3点が挙げられます。

 

• 必要以上に圧迫感を出さない
• アジェンダの用意や役割分担を忘れない
• メンバーに対して労いや感謝を伝える

必要以上に圧迫感を出さない

全社会議で過度な圧迫感を与えると、従業員の発言が抑制されたり、不満へも繋がりかねません。そのため、会議の雰囲気をリラックスさせ、過度なプレッシャーをかけずに参加を促すことが重要です。

 

例えば、開会の挨拶で和やかな雰囲気作りを心がけたり、質問や意見を歓迎する姿勢を明確に示したりすることで、従業員が安心して参加できる環境を作れるかもしれません。

アジェンダの用意や役割分担を忘れない

会議の進行をスムーズにするためにアジェンダを用意し、役割分担を明確にすることが重要です。特に、イベントレポートは振り返りに重要な役割を果たします。

 

事前に詳細なアジェンダを準備し、各セッションの時間配分や担当者を明確にすることで、会議の効率性が高まる可能性があります。また、議事録の作成者や質問の取りまとめ役など、会議運営に必要な役割を事前に決めておくことで、円滑な進行が期待できるかもしれません。

メンバーに対して労いや感謝を伝える

全社会議はメンバーが一堂に会する貴重な機会であるため、従業員の努力を評価し、感謝の意を表明することでモチベーションを高める効果が期待できます。

 

例えば、特に優れた成果を上げた個人やチームを表彰したり、全体的な業績向上に対する感謝の言葉を述べたりすることで、従業員の貢献が認められていることを実感してもらえる可能性があります。こうした取り組みは、従業員のモチベーション向上や企業への帰属意識の強化につながるかもしれません。

全社会議を実施するうえでの注意点

全社会議を効果的に実施するためには、いくつかの注意点があります。
主なものとして、以下の3点が挙げられます。

 

• 全員が発言・質問しやすい環境を作る
• メンバーごとの理解度の差を考慮した説明をおこなう
• メンバー目線でネガティブな着地にならないようにする

全員が発言・質問しやすい環境を作る

全社会議では、全ての参加者が発言や質問をしやすい環境を作ることが重要です。これにより、双方向のコミュニケーションが促進され、より活発な議論や情報共有ができる可能性があります。

 

例えば、質問用のボードを配布したり、匿名でのオンライン質問システムを導入したりすることで、発言に抵抗を感じる従業員も意見を表明しやすくなるでしょう。また、事前にアンケートを実施して質問や意見を集め、それらを会議中に取り上げることも効果的かもしれません。

メンバーごとの理解度の差を考慮した説明をおこなう

全社会議の参加者は、事業や各プロジェクトへの理解度が異なる可能性があります。そのため、各担当者が事業の存在や意義、課題など含めて基礎的な部分から説明することも必要かもしれません。

 

特に、新入社員や他部門のメンバーにとっては、専門用語や略語が理解できない場合があります。そのため、説明の際には用語の解説を加えたり、図表を活用したりするなど、わかりやすい表現を心がけることが重要です。また、質問の時間を十分に設けることで、理解が不十分な点を補完できる可能性があります。

メンバー目線でネガティブな着地にならないようにする

全社会議が「怖い雰囲気だった」などネガティブな印象で終わると、従業員の企業に対する気持ちが離れてしまうことがあります。そのため、会議の流れや内容をメンバー目線で考え、ポジティブな印象で締めくくることが重要です。

 

例えば、厳しい報告をする場合には、今後の改善策や希望的な展望を示すことで、前向きな気持ちを持ってもらえる可能性があります。また、会議の最後に参加者全員で成功を祝う時間を設けたり、今後の目標に向けて一致団結する場面を作ったりすることで、ポジティブな雰囲気で会議を終えることが大切です。

全社会議をオンラインで開催する際のポイント

リモートワークの普及により、全社会議をオンラインで開催する機会が増えていると思います。効果的なオンライン会議の実現には、以下のポイントが重要です。

事前準備と技術面の配慮

安定した通信環境の確保や適切なオンライン会議ツールの選択、事前テストの実施が不可欠です。また、参加者のタイムゾーンを考慮した開催時間の設定や、休憩時間の確保、参加方法の明確な説明も重要です。

インタラクティブ性と視覚的要素の強化

オンライン投票機能やチャット機能、ブレイクアウトルームの活用により、参加者の積極的な関与を促すことができます。また、見やすいプレゼンテーション資料の作成や適切な画面共有、バーチャル背景の活用など、視覚的要素の強化も重要です。

フォローアップの実施

会議の録画提供、フィードバックの収集、フォローアップ資料の配布により、参加者の理解を深め、会議の効果を最大化できます。

 

これらのポイントを意識することで、オンライン全社会議は対面での会議に劣らない効果を得られる可能性があります。地理的な制約を超えた参加など、オンラインならではのメリットもあります。技術的な課題を克服し、参加者の積極的な関与を促すことで、効果的なオンライン全社会議を実現できるでしょう。

まとめ

全社会議は、企業の方針共有や従業員のモチベーション向上、組織の一体感醸成など、多くの効果が期待できる重要な機会です。成功のカギは、参加者全員が気軽に発言できる環境づくりや、わかりやすい説明、ポジティブな雰囲気作りにあるといっても過言ではありません。

 

皆さまの会社でも、これらのポイントを参考に、より効果的な全社会議の実現を目指してみてはいかがでしょうか？

また、Cultiveでは全社会議やキックオフをはじめとする社内イベントの企画／立案から実施までのサポートをしております。

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