カンファレンスイベントとは？開催する4つの分野や開催までの流れなどを解説

こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultive（カルティブ）です！
ビジネスの世界で「カンファレンス」という言葉をよく耳にするようになりましたね。大規模な会議や展示会を想像される方も多いかもしれません。

 

でも、実際にカンファレンスイベントとは何なのか、どのように開催すればよいのか、悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか？

 

この記事では、カンファレンスイベントの定義から開催までの流れ、成功のポイントまで幅広くご紹介します。これからカンファレンスイベントの開催を考えている方や、より効果的な運営を目指している方は、一緒に学んでいきましょう！

カンファレンスイベントとは

カンファレンス(Conference)とは、元々「会議・協議」といった意味を持つ言葉です。ビジネスの文脈では、特定のテーマに関する大規模な公開会議や展示会を指すことが多いです。

一般的には、専門家による講演やパネルディスカッション、ワークショップなど、様々な形式を組み合わせて行われることが特徴です。参加者同士の交流や情報交換の場としても重要な役割を果たしており、業界の最新動向や知識を共有する貴重な機会となっています。

ミーティングやセミナーとの違い

カンファレンスは、ミーティングやセミナーとは異なる特徴を持っています。以下に、それぞれの違いを詳しく見ていきましょう。

 

 

ミーティングとの違い

ミーティングは、比較的少人数で行われる打ち合わせや話し合いを指します。一方、カンファレンスは大規模で公式性の高いイベントです。ミーティングがフランクな雰囲気で行われることが多いのに対し、カンファレンスはより体系的で構造化された形式を取ることが一般的です。

セミナーとの違い

セミナーは、特定の分野について専門家が受講者に知識やスキルを教える場です。つまり、一方向的な情報伝達が中心となります。一方、カンファレンスはセミナーよりも広範なテーマを扱い、双方向のコミュニケーションや参加者同士の交流に重点を置く傾向があります。

カンファレンスイベントが開催される業界・分野

カンファレンスイベントは、様々な業界や分野で開催されています。それぞれの分野によって、カンファレンスの意味合いや特徴が異なる場合があります。以下に主な分野をご紹介します。

 

• 医療・介護業界
• スポーツ業界
• 学術分野
• ビジネス分野

医療・介護業界

日本で「カンファレンス」という言葉が最もよく使われているのが、医療・介護業界です。この分野では、カンファレンスは主に「会議」という意味で使用されます。医療カンファレンスでは、患者さんの症例検討や治療方針の決定、チーム医療の連携強化などを目的として行われることが多いようです。
多職種が集まって意見を交換し、より良い医療・介護サービスの提供を目指す重要な場となっています。

スポーツ業界

スポーツ界では、カンファレンスは「会議」というよりも「競技連盟」の意味で使われることが多いです。例えば、メジャーリーグの「アメリカンリーグ/ナショナルリーグ」や、日本のプロ野球における「セ・リーグ/パ・リーグ」といったイメージです。これらのカンファレンスは、所属チームの管理や競技ルールの制定、大会の運営などを行う組織を指すことが多いです。

学術分野

学問の世界では、カンファレンスは主に研究の進展報告や発表を行う集会、つまり「学会」を意味する言葉として使われます。ここで注意したいのは、「学会」という言葉には学術研究を行う団体と研究発表会の両方の意味がありますが、カンファレンスはあくまでも研究発表会のことを指すという点です。学術カンファレンスでは、最新の研究成果が発表され、研究者同士の交流や議論が行われます。

ビジネス分野

近年、ビジネス業界でも「カンファレンス」という言葉を使うケースが増えてきました。この場合のカンファレンスは、数百人からそれ以上が参加する大規模な公的会議を指すことが多いです。

 

ビジネスカンファレンスでは、業界の最新トレンドや先進的な取り組みの紹介、企業間のネットワーキングなどが行われます。新製品やサービスのお披露目の場として活用されることもあり、ビジネスチャンスを創出する重要なイベントとなっています。

カンファレンスイベントを開催する準備

カンファレンスイベントを成功させるためには、適切な準備と運営が重要です。
以下に、カンファレンス開催の主要なステップをご紹介します。

 

 

目的とゴールを設定する

カンファレンス開催にあたって最も重要なのは、目的とゴールを明確にすることです。なぜこのカンファレンスを開催するのか、どのような成果を期待するのかを具体的に定義しましょう。

 

これはイベントのテーマを決める上でも重要なポイントとなるので、最初に確定させることをおすすめします。明確な目的があれば、その後の企画や運営がスムーズに進むはずです。

カンファレンスの概要を決める

次に、カンファレンスの大枠を決めていきます。具体的には、以下のような項目を検討します。

 

• 開催日時
• 会場（オンライン開催の場合はプラットフォーム）
• 開催形式（対面、オンライン、ハイブリッドなど）
• 予算

 

これらの要素は、カンファレンスの目的や想定される参加者の層に合わせて決定していくとよいでしょう。例えば、国際的な参加者を想定する場合は、時差を考慮した開催時間の設定が必要かもしれません。

企画を立案する

カンファレンスの核となる企画を立案します。主な検討事項としては以下のようなものがあります。

 

• 基調講演やパネルディスカッションの内容
• ワークショップのテーマと進行方法
• 展示ブースの出展募集

 

特に注目を集めそうな登壇者や人気の高い企業の出展が決まったら、早めに連絡を取って参加の可否を確認することが大切です。人気のある方ほどスケジュールが埋まってしまう可能性があるため、迅速な対応が求められます。

必要コストを計算する

カンファレンスは規模が大きくなるほど、必要なコストも増加する傾向があります。そのため、早い段階で主要な費用項目を洗い出し、概算を出しておくことが大切です。主な費用項目としては以下のようなものが考えられます。

 

• 会場費
• 機材レンタル費
• 登壇者への謝礼
• 広告宣伝費
• 運営スタッフの人件費

 

有料カンファレンスの場合は、集客数が収入に直結します。そのため、損益分岐点を考慮しながら、目標とする参加者数を明確に設定しておくことが重要です。

集客を行う

カンファレンスの成否を決定づける重要な要素が集客です。効果的な集客のためには、ターゲットとなる参加者層を明確にし、適切な方法でアプローチすることが大切です。以下のような方法が考えられます。

 

• SNSを活用した情報発信
• プレスリリースの配信
• 関連業界のメディアへの掲載依頼
• ダイレクトメールの送付

 

また、早期申込割引や学生割引などの特典を設けることで、参加を促進する効果も期待できます。

開催側の役割分担を明確にする

カンファレス当日の運営をスムーズに行うためには、スタッフの役割分担を明確にしておくことが重要です。受付、会場案内、登壇者のサポート、技術的なトラブル対応など、様々な役割があります。

 

また、時間帯によって必要な対応が変わってくるので、タイムスケジュールに沿った役割の確認も必要です。可能であれば、前日または当日の開催前にリハーサルを行い、想定される問題に対処できるよう準備しておくとよいでしょう。

アフターフォローを実施する

カンファレンスの効果を最大化するためには、イベント終了後のフォローアップが重要です。参加者へのアンケート調査を実施し、満足度や改善点を把握することで、次回のイベント運営に活かすことができます。

 

また、登壇者や出展企業へのお礼状の送付、参加者へのフォローアップメールの配信なども効果的です。カンファレンスで得られた知見や人脈を、その後のビジネス展開にどのように活かしていくかを検討することも大切です。

 

カンファレンスイベントを成功させるポイント

カンファレンスイベントを成功に導くためには、いくつかの重要なポイントがあります。以下に、大切なポイントをご紹介します。

 

• 目的やゴールを具体化する
• 目先の利益にとらわれないようにする
• イベント開催の専門業者に依頼する

目的やゴールを具体化する

カンファレンスのテーマが明確であるほど、成功に近づく可能性が高まります。なぜこのカンファレンスを開催するのか、参加者にどのような価値を提供できるのかを具体的に定義しましょう。

 

明確な目的とゴールがあれば、他のカンファレンスとの差別化も図りやすくなります。また、自社のブランディングにも役立つでしょう。参加者にとって魅力的で、かつ自社の方向性とも合致したテーマ設定を心がけることがポイントです。

目先の利益にとらわれないようにする

カンファレンスを開催する際は、自社の利益も考慮する必要がありますが、短期的な利益だけにとらわれないことが重要です。むしろ、中長期的に見て自社にとってプラスになることを考えるべきでしょう。

 

例えば、参加者からの信頼を得たり、業界内でのブランド価値を高めたりする取り組みは、一見すると直接的な利益にはつながらないかもしれません。しかし、こうした施策が結果的にカンファレンスを開催した大きな利益になることがあります。

イベント開催の専門業者に依頼する

カンファレンスの開催に不慣れな場合や、企画を考えるのが困難な場合には、イベント開催に慣れている専門業者に依頼するのも一つの選択肢です。

プロの視点からアドバイスを受けることで、より効果的なカンファレンス運営が可能になるでしょう。また、運営の負担を軽減できるため、自社のコア業務に集中することができます。

まとめ

カンファレンスイベントは、業界の最新動向を学び、人脈を広げ、ビジネスチャンスを創出する貴重な機会です。大規模なイベントの運営は確かに大変ですが、その分だけ得られるものも大きいはずです。
この記事で紹介した内容を参考に、ぜひ魅力的なカンファレンスイベントを企画してみてください。

 

また、Cultiveではカンファレンスイベントをはじめとする社内イベントの企画／立案から実施までのサポートをしております。

企業の理念や文化を深く理解し、自社ブランディングに繫がるようなオリジナルのアイディアをご提案しますので、ご検討中の方はぜひお問い合わせください。