上場記念パーティーとは？予算や費用の設定方法と会場選びのコツを解説

上場記念パーティーとは

上場記念パーティーとは、企業の株式上場を祝うパーティーのことです。企業にとって大きな節目ともなる機会を祝って、社外ゲストを招いた大規模パーティーを開催する企業も少なくありません。

2023年に、勤め先の上場を経験したことのある人事総務/IR/経営企画/経営者に対しておこなわれた意識調査によると、約100名の内83%が上場記念パーティーを開催したそうです。

出典元：株式会社オージャスト（https://www.orgiast.jp/）

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上場記念パーティーを開催するメリット

上場記念パーティーには社内のメンバーのほぼ全員が集まり、社外ゲストも招待されます。
節目のお祝いという意味だけでなく、さまざまなメリットが生まれる一日となるように企画を立てましょう。

以下は、上場記念パーティーに期待できる代表的な効果です。

企業の価値観や理念を発信できる

上場は、企業にとって新たなステージへの第一歩です。その特別な日に、多くの社員やステークホルダーが一堂に会することは、価値観や理念をあらためて共有する絶好の機会となります。

これまで大切に育んできた想いや、これから社会に届けていきたい価値をあらためて言葉にすることで、社員のエンゲージメントが深まり、ステークホルダーとの信頼関係もより強固になっていきます。

さらに、上場記念パーティーの様子を広報活動の一環として発信する企業も増えています。パーティーで語られた理念やメッセージを広報媒体に掲載することで、企業の想いを社外にも丁寧に伝えることができるでしょう。

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エンゲージメントやモチベーション向上のきっかけになる

ひとつ目でも少し触れましたが、上場記念パーティーはメンバーのエンゲージメントやモチベーションをアップする機会としても効果的です。

会社の創立から振り返るヒストリームービーや、自分たちの社会的意義を再確認できる理念ムービー、代表からの感謝の言葉などをコンテンツに盛り込み、メンバーにメッセージが届くように企画しましょう。

前述の意識調査によると、上場記念パーティーを開催した企業の半数以上が「業務の質向上」や「メンバーのコミュニケーション増加」を実感したそうです。

大切な一日をともに過ごし、同じメッセージを受け取ったという体験はメンバーにとっても大きな励みとなることが伺えます。

出典元：株式会社オージャスト（https://www.orgiast.jp/）

世間に向けた発信の場を用意できる

上場記念パーティーの模様を広報に利用する企業も多くあります。コーポレートサイトのニュースに載せるだけでなく、特集記事を組んだり採用活動に活かしている例もよく目にします。

企業の成長をアピールできるだけでなく、価値観や企業文化を訴求して会社に興味を持ってもらう絶好の機会でもあります。

パーティー開催を予定されている方は記録カメラマンなどの導入もぜひ検討してみてください。

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上場記念パーティーにおける費用・予算の目安

上場記念パーティーの費用感は、会の規模や演出内容によって大きく異なります。初めて担当する方にとっては「何にどれだけかかるのか」が見えづらいものです。ここでは、予算設計の基本と主な費用項目、コストを抑える工夫についてご紹介します。

• 予算は参加人数に応じて設計することが一般的
• 費用の主な内訳
• 平日やオフピークの活用で予算を抑えられる可能性あり

予算は参加人数に応じて設計することが一般的

上場記念パーティーの予算は、「1人あたりの単価 × 参加人数」で概算を立てるのが一般的です。例えば、1人あたり1〜2万円で100名規模のパーティーを企画するなら、全体で100〜200万円ほどが目安になります。

企業の規模や会場グレード、演出内容により、1人あたりの単価は変動します。
社長挨拶付きのフォーマルな場や、取引先・メディアを招いた華やかなパーティーでは、費用も高額になりやすい傾向があります。

どのような場にしたいかによって、最適な予算感を探ることが大切です。

費用の主な内訳

上場記念パーティーの費用は、複数の項目に分かれており、それぞれに適切な配分が求められます。
以下は、主な内訳とその割合の目安です。

内容や規模によって多少前後しますが、飲食と会場費で全体の7割を占めるのが一般的です。
どの項目に重きを置くかで、パーティーの印象も大きく変わります。

平日やオフピークの活用で予算を抑えられる可能性あり

パーティーの予算を抑えるには、開催日や時間帯の工夫も効果的です。特に平日昼間や、イベントの閑散期である1〜2月、7〜8月は、人気の会場でも比較的リーズナブルに押さえられることが多くなります。

また、飲食プランを軽食中心のスタイルにしたり、立食形式にすることで、料理単価を抑えながらも華やかさを演出できるでしょう。予算に限りがある場合は、演出より「時間」と「形式」の工夫が大きなカギとなります。

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上場記念パーティーの会場選びのコツ

理想のパーティーを実現するためには、会場選びが成功のカギを握ります。「雰囲気が合わない」「設備が足りない」といった失敗を防ぐためにも、押さえるべきポイントをしっかり確認しましょう。

• 企画に応じてホテルやイベントホールを選定する
• キャパや設備・アクセスを確認して選定する
• 追加サービスやキャンセル料を把握しておく

企画に応じてホテルやイベントホールを選定する

上場記念パーティーの成功には、企画の内容や参加者層に合った会場選びが欠かせません。例えば、取引先や来賓を招くフォーマルなパーティーには、格式やサービス面で安心できるホテルが最適です。上質な空間と丁寧な対応が、企業の信頼感を高めてくれるでしょう。

一方、メンバー同士の労いや社内のお祝いが中心なら、レストランやダイニングバーなど、リラックスした雰囲気の会場が向いています。カジュアルながらも特別感を演出できます。

また、演出や映像を駆使した大規模なパーティーには、イベントホールのような自由度の高い会場が効果的です。参加者の属性や伝えたい想いに応じて、会場のタイプを選ぶことが大切です。

キャパや設備・アクセスを確認して選定する

会場選びでは、雰囲気や立地だけでなく、収容人数や設備面のスペックにも目を向けることが重要です。特に株主や取引先など、外部ゲストを招く場合はアクセスの良さが第一条件です。主要駅から徒歩圏内か、空港・新幹線の利用者に配慮されているかを確認しましょう。

以下のチェックリストをもとに、実務的に選定を進めていくと安心です。

□ 収容人数は十分か（立食／着席形式で異なる）

□ 音響・映像設備は充実しているか

□ 控室や受付スペースは確保できるか

□ 会場の導線・案内表示は分かりやすいか

□ バリアフリー対応はされているか

□ 駅からのアクセスや送迎手段は整っているか

細部にまで目を配ることで、来場者の満足度にもつながります。

追加サービスやキャンセル料を把握しておく

会場費の見積もりは一見シンプルに見えても、契約後に追加費用が発生するケースは少なくありません。例えば、司会者や装花、映像機材、備品のレンタル、会場使用時間の延長にともなう料金などが別途発生することがあります。

また、やむを得ずキャンセルする場合のキャンセルポリシーも、会場ごとに大きく異なるため注意が必要です。特に繁忙期や人気会場では、かなり前から高額のキャンセル料がかかる場合もあります。

契約前には、必ず見積もりの内訳を細かく確認し、「何が含まれていて、何がオプションか」を明確にすることが重要です。想定外の出費を防ぐことで、計画的に予算を管理できます。

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上場記念パーティーの準備

上場記念パーティーを開催するためにはどのようなことに気をつければよいのでしょうか。
ここからは、実際の準備手順に沿ってポイントなどを紹介いたします。

招待リストや当日のプログラムを決定

上場記念パーティーの準備において、まず最初に考えるべきは「誰を招くか」という招待リストの作成です。株主や取引先、社員、メディア関係者など、パーティーの目的に沿って、招待すべき対象を明確にすることが企画全体の軸になります。

招待者の層によって、会場の格式や料理のグレード、演出内容は大きく変わります。例えば、外部ゲストが多い場合はフォーマルな会場や丁寧な進行が求められますが、社内中心であればカジュアルで一体感ある内容が好まれるでしょう。

次に、当日のプログラム構成も重要です。一般的には以下のような流れが想定されます。

1. 開会挨拶・乾杯
2. 経営者スピーチ・企業紹介映像の上映
3. 社員表彰・余興・歓談
4. 記念撮影・閉会挨拶

所要時間は2時間前後が目安です。スピーチ・演出・歓談のバランスを取りながら、参加者が心地よく過ごせる時間配分を意識しましょう。司会者や映像制作、演出担当など外部の専門スタッフの起用も、早めの検討が成功のカギです。

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上場承認日から上場日までは早めの準備が必要

上場記念パーティーを企画するうえで、まず押さえておきたいのが準備期間の短さです。通常、上場が承認されてから実際に上場するまでは約1ヵ月程度と限られており、想像以上にスピーディーな対応が求められます。

事前にある程度検討を進めていたとしても、正式に開催が決まってからは一気に準備を進める体制が必要になります。そのためにも、早い段階から全体像を描き、必要な手配や確認事項をイメージしておくことが大切です。

以下の準備項目を参考に、余裕を持った計画づくりを心がけましょう。

上場記念パーティーで準備しなくてはいけないもの

上場記念パーティー開催にあたって決めるべきポイントをいくつかご紹介します。

開催の目的

上場をお祝いすることはもちろんですが、開催目的をより明確にすることでパーティーの詳細なイメージを描くことができます。

「社員とともに社史を振り返ってオンボーディング効果を入れたい」
「ステークホルダーに理念を共有したい」
「広報素材として魅力的なシーンを演出し、その後のPRに活かしたい」

など、パーティーを開催するにあたって付加したい価値や目的を洗い出しましょう。

ここで明確なイメージを描くことが、コンテンツなどを考案するときに助けになってくれます。

開催日時

上場当日には、東証で開催されるセレモニーイベントなどもあり、特に役員メンバーや経営メンバーは多忙になります。そのため、あえて上場当日からズラして、後日にパーティーを開催するという企業も多くあります。上場当日のスケジュールや関係者の都合などを踏まえて、ベストな開催日を決めましょう。

参加人数の確認

上場記念パーティーには社員だけでなく、外部パートナーやステークホルダーなども呼ぶのが通例です。数多くいる関係者のなかで、どの層にまで招待を出すのかを事前に確認して参加者の人数を把握しておきましょう。

会場 / ケータリング手配

日時や参加人数が分かったら会場を手配します。規模に応じた場所を選びつつ、自分たちの社風や目指したい雰囲気なども考慮しましょう。

ホテルのホールなどで格式高い雰囲気も演出できますし、式場のパーティールームなどで華やかにおこなう例もあります。

また、同時に食事の手配も必要となります。ホテルなどの施設であれば食事もセットで提供しているので、その場合はメニュー内容やアルコールの種類を予算に応じて決めていきます。会社にとって大切な節目の日なので、それにふさわしいメニューとなるように選びましょう。

食事提供がついていない会場の場合は、自分たちでケータリング会社を手配する必要があります。この場合はメニューの相談だけでなく、当日のパーティー進行に合わせてケータリングを仕込んでもらう時間なども事前に確認しておく必要があります。

パーティー演出 / コンテンツの設計

詳しくは後述しますが、上場記念パーティーには、いわゆる”お決まり”となっているようなプログラム例もあります。役員たちの入場、上場記念の鐘を打つ、記念撮影などの通例となっているコンテンツを取り入れることで、記念式典としての意味合いを強めることができます。

それだけでなく、ゲストに向けた理念解説ムービーの上映や、役員から社員への感謝の言葉など、記念式典という場を借りて付加したい価値に合ったコンテンツも足すことができます。

どうすればより感動的なパーティーになり、その後の会社にプラスとなるようなモチベーションを生み出せるか。さまざまなアイデアを出しながら演出やコンテンツに落とし込んでいきましょう。

また、BGMや照明などの、パーティーを盛り上げるための装置もパーティーを成功に導く重要なアイテムとなります。会場の設備を確認して、際立たせたい瞬間を感動的に彩れるように本番のイメージを膨らませていきましょう。

席次表、席札、進行表、台本作成など

パーティー当日にはさまざまな制作物が必要になります。どういったものが必要になるかをリストアップし、抜け漏れがないように制作スケジュールを綿密に立てておくことも大切な作業になります。

例えば、進行表や台本などは当日進行をスムーズに進め、トラブルを回避するうえでも大切なアイテムになります。プログラムやコンテンツ案を固めていくのに合わせて、何度もバージョンアップをかけながら作成します。

これらの進行表や台本は、当日の主だったスタッフや司会者に配布して、パーティー中に起きる演出や、そのために必要な個々人の動きなどを共有するために用います。

また、席次表や席札といったアイテムもとても大切な役割を担います。これらのアイテムは、ゲストが直接目にして、手に持つものになります。パーティーの目的に合わせたメッセージやデザインを入れ込むことで訴求力を高め、より満足度の高い体験を届ける助けとなります。会社の未来を象徴するようなイメージや感謝のメッセージをデザインして、手元に届くアイテムとして活用しましょう。

運営スタッフの配置図を作成

パーティー当日は多くのスタッフが必要になります。受付やクロークだけでなく、ゲストアテンドやオペレーションとの連携係など、パーティー中は同時多発的に大勢のスタッフが動いています。

会場図面などを利用して、誰が、いつ、どこで、どのように動いているのかが分かる資料を作成しましょう。

こうした事前準備とシミュレーションを繰り返すことで、トラブルのないパーティー進行が形になっていきます。

会場装飾

パーティーの格式をより高め、参加者の満足度を上げるためにこだわりたいのが会場装飾です。上場記念パーティーの場合、横断幕や吊り看板をステージに設置し、記念撮影時の背景になるようなパネルを用意することが通例となっています。こうした装飾を揃えることで、のちの広報素材としての充実度も高められます。

また、こういった通例とされる装飾だけでなく、より自社「らしさ」を強調することができればその後のエンゲージメントにもつなげやすくなります。

例えば、コーポレートカラーに合わせて会場内を統一してみたり、豪華さと絢爛さを追求して生花装飾で室内を埋めてみたり、自社の雰囲気に合わせてカジュアルでカラフルな装飾で統一するようなパターンが考えられます。

それ以外にも、会社の経営理念や価値観、歴史や文化などによって装飾案は無限に広がります。自社「らしさ」を反映できるような装飾プランを考え、参加者がワクワクするような空間を作り出しましょう。

記念品準備

上場記念パーティーのような節目の機会では、参加者に贈る記念品も欠かせないアイテムとなります。特に、上場記念パーティーの場合はステークホルダーであるゲストも招待するので、記念品にもこだわりたいところです。

どのような品物を選ぶかも重要ですが、感謝のメッセージを同封するなどの仕掛けのアイデアも盛り込んでみましょう。

上場記念パーティーは、ステークホルダーとの絆を深め、会社のさらなる成長のきっかけともなる機会です。この節目の機会にどのような贈り物を届け、そこにどのようなメッセージを込めるか……記念品はそれを象徴するようなアイテムとなります。予算感とも照らし合わせながら慎重に選びましょう。

当日の記録を残す

パーティーを開催することに意識が向きがちですが、その後の広報PRへの活用方法もイメージしておくことをおすすめします。

上場は企業にとって二度とないような節目です。パーティー後にはその様子を世間に発信し、認知拡大ができると理想的です。どのようなツールやチャンネルを使用し、どのように活用していくかをあらかじめ想定しておくことが大切です。

パーティー模様を収めた写真があれば事足りるのか、ダイジェスト映像が必要なのか、記事にして発信するのか……。必要なクリエイティブに応じて、スチールやムービーカメラマンの手配を進めましょう。

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上場記念パーティーのプログラムってどんなもの？

前述しましたが、上場記念パーティーにはいくつかの”お決まり”となっているようなコンテンツもあります。
充実したパーティーにするためにはどのようなプログラムを組めばよいのか。ここでは上場記念パーティーのオーソドックスなプログラム例をご紹介します。

開場（受付スタート）

参加者が会場に到着し始めます。受付が混雑しないように、あらかじめゲストの動線と人員配置を組んでおきましょう。

開会の挨拶

司会が開会を知らせ、役員などが挨拶をします。

ゲストからの祝辞

外部ゲストから祝辞をもらいます。

鏡開き / 打鐘などのセレモニー

お祝いの場にふさわしいセレモニーで開幕しましょう。ちなみに鐘を打つ回数は、作物の実りを願う「五穀豊穣」にちなんで5回が通例とされています。

乾杯

乾杯のタイミングは参加者の気分を盛り上げる意味でも重要な瞬間です。BGMなどの演出効果を使って華やかにしましょう。

歓談

メンバー同士やゲストとのコミュニケーションの時間となります。こういった時間は手持ち無沙汰になりやすく、見知った相手とばかり話をしがちです。新しい人と話すきっかけになったり、会話が弾むような仕掛けを加えておけると理想的です。

イベントコンテンツ

マジックなどのパフォーマンスショーや、みんなが参加できるようなゲーム性のあるコンテンツなど、参加度が高くなるようなものを企画しましょう。

歓談

歓談は食事を楽しんでもらうための時間でもあります。歓談を何度か挟む場合はメインディッシュやデザートをいつ出すのかを事前に決めておき、より満足度の高いものになるようにしましょう。

社長からの挨拶

メンバーやゲストに向けて、節目を迎えた感謝や今後に向けたメッセージを伝える時間です。参加者にとってエモーショナルな内容になるように、事前に話してほしい内容のイメージなどをすり合わせておけるとよいかもしれません。

集合写真撮影

看板や背景パネルを活かして集合写真を撮りましょう。「ハイ、チーズ」のかけ声で特大クラッカーを使用するなど、自然な笑顔が飛び出すような工夫をすることで、広報資料としても魅力的な写真を撮ることができます。

エンドロールムービー

当日のパーティー模様を収めたダイジェストムービーや、事前制作した社史をたどるムービーなど、参加者へのメッセージを伝える貴重なタイミングです。締めくくりにふさわしいムービーを考案しましょう。

お見送り / 記念品

お見送りもゲストとの大切なコミュニケーションの時間です。

また、記念品にメッセージを込めることで、帰宅してからも思い出してもらえるようなパーティーにしましょう。

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プログラムの作成時に気を付けることは？

代表的なプログラム例をご紹介したあとで、当日進行を設計するうえでのポイントをご紹介します。

リハーサルは通しで本番同様におこなうこと

目玉となるようなコンテンツのリハーサルはもちろんですが、意外と盲点なのがその合間のつなぎの部分です。

登壇者の動線はどうするか、マイクフォローをどうするか、音響や照明のタイミングをどう合わせるか……。プログラムどおりのリハーサルを通しておこなうことで気付くこともたくさんあります。なるべく本番同様の人員配置をしたうえで、それぞれの動きを確認しながらリハーサルをおこないましょう。

時間に余裕のあるプログラムを作成すること

祝辞や挨拶のコメントが長引いて全体のスケジュールが押していく……。これはイベントなどでよく見られることです。時間を調整するために歓談タイムを短くした結果、ゲストが満足に食事できなかった、なんていう結果にもつながりかねません。

また、集合写真なども、全員の位置を調整するのに時間がかかり、想定以上に撮影時間が伸びることがあります。一つ一つのプログラムは余裕を持ったスケジュールで組み、多少の遅れが生じても調整できるようにしておきましょう。

歓談時間は多めに用意する

挨拶やコンテンツがおこなわれている間は、参加者はステージを見ることに集中していてなかなか食事をとれません。歓談時間をしっかり設計して、食事も楽しんでもらえるようにしましょう。

また、この時間はカジュアルな会話ができるタイミングでもあります。お互いの名前が分かるように名札を用意したり、知らない人とも会話をするきっかけとなるようなコンテンツを用意して、交流が生まれるような時間としましょう。

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上場記念パーティーならCultiveへご相談を

上場記念パーティーを開催するためのポイント、いかがだったでしょうか。
この記事が、開催を予定している方々の参考になれば幸いです。

上場という記念すべき節目は、会社全体の足並みを揃えてさらなる飛躍をする大きなチャンスです。
また、会社の想いと経営理念を伝えることで、ステークホルダーとの強い関係構築にもなりえます。
そのためにも、細部にまで行き届いたパーティー進行を組み、参加者と共有できるような強烈な感動体験となるようなパーティーを開催しましょう。

とはいえ、通常業務をおこないながらすべてを自社で準備することも難しい面があります。そういった場合はイベント制作会社などに依頼するのも方法のひとつです。

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