周年イベントは業者に外注がおすすめ！オンラインイベント開催のコツとともに解説

周年イベントの外注需要と開催動向

企業の節目を祝う周年イベントは、メンバーのモチベーション向上だけでなく、取引先やお客様への感謝を伝える貴重な機会です。
ここでは、周年イベントの背景を次の3つの視点から解説します。

• 周年イベントは社内外へのアプローチで重視されている
• 周年イベントの重要性から外注する企業も増えている
• オンライン周年イベントの需要も高まっている

周年イベントは社内外へのアプローチで重視されている

企業にとって周年イベントは、節目を祝うだけの場ではありません。これまで支えてくれた人々への感謝を伝え、これからの歩みを新たに描く大切な機会です。創業からの軌跡を振り返りながら、未来への想いを共有することで、メンバーの心をひとつにし、企業としての原点を見つめ直す時間になります。

社内での周年イベントには、次のような目的が込められています。

• ビジョンや経営戦略の発表などを行い、メンバーの意識を統一して戦略の実行力を高める
• 表彰などを通じてメンバーの努力を称え、モチベーションを高める
• メンバー同士の交流を促し、社内の関係性を深める

一方で、社外にとっても周年イベントは、企業の想いを社会に伝える大切なメッセージの場です。
取引先やお客様、地域社会に向けて感謝を届けることで、企業の信頼とつながりをより深める機会となります。

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周年イベントの重要性から外注する企業も増えている

周年イベントは、企業の節目を象徴する大切なプロジェクトです。特別な機会だからこそ、演出や構成にこだわり、記憶に残る形で伝えたいと考える企業が増えています。

その一方で、限られた人員や経験のなかで、準備から当日運営までをすべて社内で完結させるのは容易ではありません。

そこで注目されているのが、イベント企画や映像制作を専門とする業者への外注です。プロのノウハウを取り入れることで、自社では難しい演出や映像制作を取り入れられるほか、運営面の負担を軽減し、より質の高いイベントを運営できるようになります。

外部の力を取り入れることは、周年イベントを“形にする”だけでなく、“想いを伝える場”として磨き上げるための有効な選択肢です。

オンライン周年イベントの需要も高まっている

近年、働き方の多様化にともない、オンラインイベントという形式が急速に広がっています。周年イベントに限らず、展示会やセミナーなどもオンライン開催するケースが増え、開催方法は年々変わり続けています。

オンラインイベントといっても、ウェビナーと呼ばれるセミナー形式のものから、仮想空間上でアバターとして参加するメタバース型までさまざまです。企業によっては、株主総会をメタバース上で開催するなど、それぞれ工夫を凝らした取り組みが見られます。

社内イベントのオンライン化は、ZoomやTeamsといったビデオ会議ツールを活用した企業が多く、業務で使い慣れた環境を活かしながら、いかにイベントらしい特別な体験を生みだすかが重要なポイントとなっています。

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周年イベントを外注する企業が増えている理由

自社での企画や運営に限界を感じる企業が増え、専門業者のノウハウを活用して質の高いイベントを実現するケースが一般的になりました。
主に3つの理由から、目的に応じた外部支援の活用が進んでいます。

• 自社での企画・運営ノウハウがないため
• 周年イベントがブランディングに重要なため
• オンラインなど新たな開催様式への対応が追いつかないため

それぞれ詳しく説明していきます。

自社での企画・運営ノウハウがないため

多くの企業では、周年イベントの企画や運営を専門に行う部署がなく、担当者が初めての経験として取り組むケースが見られます。そうなると、日々の業務と並行しながら、企画の立案や会場構成、演出、進行管理など、多岐にわたる調整が必要です。

「周年イベントの準備を任されたものの、どこから手をつけたらよいのだろう？」と迷う担当者も少なくありません。

そのようなときに支えとなるのが、経験豊富なイベント業者の力です。過去の実績から最適な進行プランを提案し、当日までの運営をともに整えてくれます。

限られたリソースのなかでも「参加するメンバーに喜んでもらいたい」という想いをかたちにできる。それが、外注を選ぶ大きな理由のひとつです。

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周年イベントがブランディングに重要なため

周年イベントは、企業の歴史やこれまでの歩みを振り返り、関わるすべての人に感謝を伝える特別な機会です。節目を迎えることで、企業の姿勢や価値観をあらためて発信できる場にもなります。

社外に向けては、ブランドの信頼性を高める広報の場として。

社内に向けては、メンバーの努力を称え、次の目標に向けて意識を一つにする場として。

周年イベントは、内と外の双方にポジティブな影響をもたらします。

だからこそ、演出や映像、メッセージの伝え方など、細部までの完成度が欠かせません。企業の想いを正確に、そして印象深く伝えるために、専門業者へ外注し、プロの力を借りるという選択が増えています。

想いを丁寧に届けることが、ブランディングの第一歩となります。

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オンラインなど新たな開催様式への対応が追いつかないため

働き方の変化やテクノロジーの進化により、周年イベントの形も大きく広がっています。リアル会場での開催に加え、オンラインやハイブリッドなど、参加方法の選択肢が増えました。

一方で、映像配信の環境整備や音響・照明の調整、演出設計など、専門的な対応が求められる場面も増えています。通信トラブルへの備えや、遠隔地からでも一体感を感じられる演出づくりなど、自社だけでの対応には限界があるのが実情です。

そのような課題を支える存在が、オンラインイベントに精通した専門業者です。配信技術や演出ノウハウを活かし、画面越しでも温度の伝わるイベントを設計します。

どこにいても節目を共有できる、その新しいつながり方を実現できるのが、外注の大きな価値といえます。

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オンラインで周年イベントを実施するメリット

周年イベントをオンライン開催するメリットは主に3つあります。

1. 参加の物理的ハードルが下がる
2. 参加の心理的ハードルが下がる
3. コストが削減できる

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

1. 参加の物理的ハードルが下がる

オンライン開催によって、参加の物理的なハードルは大きく下がりました。

これまでの社内イベントは、特定の場所に多くのメンバーが集まって実施されるのが一般的でした。これには、本社が東京にある企業では、地方拠点のメンバーがイベントのために東京へ移動する必要があり、業務の調整や移動時間の確保が課題となっていました。

また、育児や介護をしながら働く方、時短勤務の方にとっては、長時間にわたるイベントへの参加が難しい場合もあります。

しかし、オンライン形式であれば、場所にとらわれずに参加できます。育児や介護がある方も、自宅から音声だけで参加するなど柔軟な形が可能です。

直接の交流は限られますが、経営方針や代表からのメッセージなど、企業として大切に伝えたい想いを全員に届けられる点は大きな価値といえます。多様な働き方が進む今、オンライン開催は一人ひとりが同じ時間を共有できる新しい形です。

2. 参加の心理的ハードルが下がる

周年イベントは、メンバーであれば原則として参加が求められる場合がほとんどです。一方で、大人数の場が得意でない方や、長時間の参加が難しい方もいます。業務を止めて参加することに抵抗を感じるなど、理由はさまざまですが、イベントへの参加をためらう声が上がることもあります。

そのようななかで、オンライン開催は心理的なハードルをやわらげるきっかけになります。

直接顔を合わせることが少ない分、自分のペースで参加できるため、会社の方針や理念にじっくり耳を傾けたい方にとっては参加しやすいでしょう。

また、地方拠点のメンバーにとっても、オンライン形式だと参加のハードルは低くなります。本社でのイベントを中継する形ではどうしても温度差が生じやすいものの、全員が同じ画面上で参加する形式であれば、その差は自然と縮まります。

メンバーが等しく関われることも、オンライン開催の大きな強みです。

3. コストが削減できる

全メンバーが一つの会場に集まるイベントでは、企画費だけでなく、会場費や飲食費、交通費、宿泊費など、多くのコストが発生します。規模が大きいほど負担も増え、担当者にとっては悩みの種となることもあるでしょう。

一方で、オンライン開催であれば、これらの移動や会場に関する費用を大幅に抑えられます。オンライン配信のための機材やオペレーターの費用はかかりますが、全員が移動することに比べれば圧倒的に低コストで周年イベントの開催が可能です。

さらに、コストカットできた分を企画や映像といったコンテンツに予算をあてることで、より満足度の高い周年イベントを目指せます。コストを抑えながらも、伝えたい想いや体験の質を高められる点は、オンライン開催ならではの大きな魅力です。

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周年イベントやオンラインイベントの外注業者の選び方

周年イベントやオンラインイベントを外注する際は、業者の得意分野や対応範囲を見極めることが大切です。
自社がどの部分を任せたいのかを整理し、目的に合ったパートナーを選ぶことで、イベント全体の質が大きく変わります。

以下の4つの視点をもとに、業者選定のポイントを確認していきましょう。

• イベント開催に際して任せたい業務を明確にする
• オンライン配信やハイブリッド企画など、開催形式をもとに選ぶ
• 地域や中小企業など、自社の規模に合ったノウハウがある業者を選ぶ
• 依頼内容に対して料金が釣り合っている業者を選ぶ

周年イベント開催に際して任せたい業務を明確にする

オンラインイベントを外注する前に、どのような業務を任せたいのかを整理しておくことが大切です。企画や進行、演出、オンライン配信、撮影、参加者管理など、イベントにはさまざまな工程があります。

まずは、自社で担える部分と、外部の力を借りたい部分と業務範囲を丁寧に仕分けてみましょう。そうすることで、見積もりの精度や打ち合わせがスムーズに進みます。

依頼の範囲が明確になるほど、業者も想いをくみ取りやすくなり、よりよい提案が生まれます。「どこを任せるか」を言語化することは、単なる準備ではなく周年イベントへの想いを共有するための大切なプロセスです。

オンライン配信やハイブリット企画など開催形式をもとに選ぶ

オンラインやハイブリッドなど、開催形式によって必要な技術もサポートも変わります。オンラインイベントに強い業者であれば、配信ツールの選定や通信環境の整備を安心して任せられます。ハイブリッド型なら、会場と画面の両方で臨場感を届ける演出が得意な業者に依頼しましょう。

周年イベントの形式は、チャットや投票など、参加者が関われる仕組みを作ることも大切です。どの形式を選ぶかによって、伝わり方や体験の深さは大きく変わります。

周年イベントの目的を見つめながら、最も心が動く形を実現できるパートナーを選ぶことが、オンライン時代の業者選びの基準になります。

地域や中小企業など自社の規模に合ったイベントノウハウがある業者を選ぶ

自社の規模や地域に合ったノウハウを持つ業者選びをすることも、周年イベント成功には不可欠です。

大手向けの業者は洗練された演出力や豊富なリソースを持っていますが、中小企業や地域密着の業者には、柔軟さと寄り添う提案力があります。
地元の会場事情を知っていたり、地域企業とのつながりが深かったり、小さな工夫を重ねながら、想いを丁寧に形にしてくれる存在です。

会社の規模や雰囲気に合うパートナーを見つけること。

それは、イベントを「成功させる」だけでなく、共に大切な瞬間をつくることにもつながります。

依頼内容に対して料金が釣り合っている業者を選ぶ

業者選びでは、費用は判断の大きなポイントになります。ただし、料金だけで判断してしまうと、伝えたい想いが十分に形にならないこともあります。

費用を比較するときに大切なのは、料金そのものよりも「何がそのなかに含まれているか」という視点です。企画費や機材費、人件費、演出費など見積もりを見比べながら、サービスの中身を確かめましょう。

金額の大小だけで判断せず、どれだけ丁寧に伴走してくれるかを感じ取ること。

価格表には載らない部分にこそ、その業者の姿勢が表れます。予算を意識しながらも「信頼して任せられるか」という視点で選ぶことが、限られたコストのなかで最も価値ある結果を生み出します。

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周年イベントを業者に外注する際の4ステップ

周年イベントやオンラインイベントを外注する際は、手順を整理して進めることで、スムーズな準備と確実な実施につながります。企画の方向性を固め、信頼できる業者を選び、打ち合わせを重ねながら本番を迎えるまでの流れを理解しておくことが大切です。

ここでは、初めて外注する企業担当者でも実践しやすいよう、4つのステップで進め方を整理します。

• STEP1　企画の方向性と目的を明確にする
• STEP2　業者を選定して依頼する
• STEP3　事前に打ち合わせとリハーサルを実施する
• STEP4　当日の運営・オンライン配信を任せる

STEP1　企画の方向性と目的を明確にする

外注を検討する前に、まずは周年イベントの目的を明確にしましょう。社内のモチベーション向上を目的とするのか、社外へのPRやブランディングを重視するのかによって、企画の方向性は大きく変わります。

例えば、メンバーの一体感を高めたい場合は表彰や交流企画を中心に、企業イメージを伝えたい場合は映像演出やストーリーテリングを軸に構成します。

目的がはっきりしていれば、業者との打ち合わせでも意図が伝わりやすく、提案内容の比較もしやすくなります。

「なぜ開催するのか」を言語化すると、想いを形にできる外注先を選びやすくなり、周年イベントの成功にもつながります。

STEP2　業者を選定して依頼する

目的が定まったら、次におこなうのが依頼する業者の選定です。

複数の業者から見積もりを取り、対応範囲や提案内容、スケジュール感を比較します。同じ外注でも、企画から運営まで一括対応する会社もあれば、配信や演出など部分的に請け負う会社もあります。

問合わせのときは、過去の実績や担当者の対応スピード、コミュニケーションの丁寧さも確認しましょう。実際のやり取りには、その業者がどれだけ真摯に企業の想いをくみ取り、形にしようとしてくれるかが表れるためです。

契約前には後々のトラブルを避けるためにも、料金の内訳やキャンセルポリシー、当日サポートの範囲などを必ず共有してください。

信頼できるパートナーを選ぶことで、安心して企画を進められます。

STEP3　事前に打ち合わせとリハーサルを実施する

業者への依頼後は、打ち合わせとリハーサルを重ねて内容を具体化します。イベントの進行や映像構成、配信手順など、当日の流れを事前にすり合わせることで、トラブルを防ぎます。

オンラインイベントの場合は、特に通信環境や音声・映像の確認が欠かせません。事前にテスト配信を行い、接続状況やカメラ位置、照明のバランスなどをチェックしておくと安心です。

リハーサルでは、当日の役割分担を明確にし、最終確認を行います。準備の精度を高めることが、参加者にとって心地よい体験とスムーズな進行につながります。

STEP4　当日の運営・オンライン配信を任せる

本番当日は、業者に運営を任せる体制を整えることがポイントです。企業の担当者は全体の最終確認やメンバー対応に集中し、進行や配信は業者の専門スタッフに任せます。

業者は、会場のセッティングや配信機材の管理、映像や音声の切り替えなどを一括でサポートすることが可能です。予期せぬトラブルが起きた際も、迅速に対応できる体制を整えているため、安心して進行を見守れます。

企業担当者が全体を俯瞰し、周年イベントで伝えたいメッセージに意識を向けられること。それこそが、外注によって生まれる最大のメリットといえます。

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オンライン開催の周年イベントでメンバーのエンゲージメントを高める方法

ここまでで、オンライン開催の周年イベントには多くのメリットがあることを確認してきました。

一方でオフライン開催と比べると、全員の一体感を生み出したり、演出で感動を共有したりすることが難しいという課題もあります。

ここからは、オンライン形式でも社内のエンゲージメントを高め、心に残る周年イベントにするためのポイントを紹介します。

• コンセプトを決める
• 参加感を高めるコンテンツ / 演出を考える
• インターネットを超えたリアル演出を考える
• 目的にあったツールを選ぶ
• 映像にこだわる

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

コンセプトを決める

コンセプトはオンライン・オフラインに関わらず、イベントづくりの格となる部分です。企画は「誰に向けて、どのようなメッセージを届けたいのか」を明確にするところから始まります。

「周年イベント後に、社内の誰が、どのような感情になっていたら成功か」

この視点を持つことで、コンテンツ設計や演出に一貫性が生まれます。

ターゲットとメッセージが決まったら、それを象徴するモチーフやイメージを考えてみましょう。「ターゲット×メッセージ×イメージ」をかけ合わせることで、より具体的で共有しやすいコンセプトを導き出せます。

特にオンラインイベントでは、コンセプトをしっかりと立て、視聴者の興味が持続するような工夫が重要です。

オフラインであれば、参加者たちの行動は制限しやすく、興味を集中させる先もコントロールしやすくなります。しかし、画面オフなどがしやすいオンラインイベントでは、参加者に「自分にとって価値のある時間」と感じられるような、明確なコンセプトと一貫性のある構成が大切です。

参加感を高めるコンテンツ / 演出を考える

オンラインイベントは、参加者が主体的に関わる企画を取り入れましょう。

オンラインイベントは参加者の行動を制限できないため、注意が散漫になりやすいという課題があります。そのため受け身にならないように、適度に参加者を巻き込むコンテンツを用意しておきましょう。

例えば、Zoomを使用する場合は、ブレイクアウトルームでのグループ交流が有効です。コミュニケーションを促し、部署を超えたつながりを作れます。また、投票機能を使ってアンケートを取りその場でフィードバックすれば、参加者の声をリアルタイムで反映できる構成になります。

今はオンライン会議用のツールも機能が進化し、ゲーム感覚での参加や能動的なアクションが可能です。

新しい仕掛けを一から考えるだけでなく「普段使用するコンテンツに双方向性を持たせようとしたら何ができるか？」という視点でアイデアを練ってみましょう。

インターネットを超えたリアル演出を考える

オンラインイベントは、距離があるぶん「同じ時間を過ごしている」実感を持ちにくい傾向があります。画面越しのやり取りだけでは、空気感や温度が伝わりにくいこともあるでしょう。だからこそ、参加者が“同じ瞬間を共有できる”演出が大切です。

例えば、最近では「オンラインイベントキット」を取り入れる企業も増えています。ノベルティや、自宅で楽しめるお菓子・ドリンクを詰めたBOXを事前に送付し、当日は全員で同じドリンクを手に乾杯する。そんな小さな仕掛けが、心の距離をぐっと縮めてくれます。

こうした取り組みは、オンラインイベントを“視聴”から“体験”へと変える工夫のひとつです。演出にひと手間を加えるだけで、参加者の期待感やイベントへの関心が高まります。

イベントがオンラインになることで、寂しい気持ちになる方もいるでしょう。オフラインでの演出などの工夫を凝らすことで、従来のイベントに劣らないオンラインイベントを作り上げられます。

目的にあったツールを選ぶ

オンラインイベントでは、ツール選定が企画の進行や体験づくりに大きく関わります。オフラインで会場を選ぶのと同じように、周年イベントの目的に合わせて最適なツールを選ぶことが大切です。

【主なツール】

• Zoom
• Teams
• Youtube Live
• Vimeo
• Remo
• spatial chat　など

ツールは大きく「一方向型」と「双方向型」の2種類に分けられます。周年イベントの目的に合わせて、どちらの特性を活かすかを考えましょう。

▼オンラインイベントに使用するツール

両方の特徴を組み合わせる方法も有効です。例えば、表彰式を一方向型で配信し、その後の懇親会を双方向型でおこなうと「伝える時間」と「つながる時間」をバランスよく構成できます。

一方向型ツールでもチャット機能を活用すれば登壇者と参加者の交流が生まれます。双方向型ツールでも話者以外をミュートにすれば、集中した進行を保つことが可能です。イベントの目的や参加者の操作しやすさに合わせて、適したツールを選びましょう。

ツールを切り替える場合は、事前にアナウンスや動線設計を整え、参加者が迷わないように配慮することも大切です。

映像にこだわる

オンラインイベントでは映像演出の存在感がとても大きくなります。参加者は画面越しに受け取るからこそ、映像をとおして“空気”をつくる意識が大切です。

リアルイベントのように照明や音響で五感に訴えることは難しくても、映像には会場の熱気やメッセージの力を伝える可能性があります。

例えば、オープニングムービーを制作して冒頭から世界観を統一したり、表彰シーンを動画で演出したり、社長メッセージに合わせて映像を組み合わせることで、参加者の記憶に残る体験を生み出せます。

スライドだけに頼らず、どの場面で映像を活かせるかを見直してみましょう。映像の質を高めることは、オンラインでも心を動かすイベントづくりにつながります。

従業員も顧客も盛り上がる！心震える周年イベントの企画案

周年イベントやオンラインイベントを外注するならCultive

リモートワークが定着し、オンラインイベントも特別ではなくなりました。けれども「画面越しに温度をどう伝えるか」と悩む担当者は少なくありません。
その想いを支え、カタチに変えてくれるのが、外部の力です。誰かの経験や技術を借りることで、自社だけでは届かなかった感動を生み出せます。

本記事が、そんな新しい一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです。

Cultive（カルティブ）では、オンライン／オフラインを問わずにさまざまなイベントのサポートをしております。
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