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オンライン社内イベントとは？
オンライン社内イベントとは、インターネットを通じて社員や関係者が参加する社内の集まりのことです。
例えば、新年会や忘年会、表彰式や研修など、様々な目的や形式でオンライン社内イベントを実施することができます。
オンライン社内イベントは、企業内のエンゲージメントとインナーブランディングを高める効果があり、多くの企業が取り組んでいます。
オンラインイベントが注目されている背景
オンラインイベントが注目される背景には、リモートワークの普及が大きく影響しています。
Zoomをはじめとしたオンライン会議ツールにより、地理的な制約がなくなり、参加者の時間やコストを削減できることが大きな利点です。
また、オンラインイベントを通じて企業がビジョンや取り組みを発信することで、従業員のロイヤルティーやモチベーションを高め、ブランドイメージや競争力が向上すると言われています。
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オンライン社内イベントの種類3選
オンラインイベントには様々な種類があり、それぞれに特徴や注意点があります。
ここでは、代表的な3つのタイプに分けてご紹介します。
- ハイブリッド型で現地とオンラインの一体感を構築
- ライブ配信型でリアルタイム参加の盛り上がりを提供
- オンデマンド型で時間や場所にとらわれない柔軟さを提供
ひとつずつ順番に見ていきましょう。
ハイブリッド型で現地とオンラインの一体感を構築
ハイブリッド型とは、オンラインとオフラインの両方で開催するイベントのことです。
一部の参加者は会場に集まり、一部の参加者はオンラインで参加するという形式です。本社勤務の社員が多く、少数が地域拠点で働いている場合などに多く用いられます。
普段はなかなか顔を合わせることができない拠点とイベントを共有できるという利点があり、現地の熱気をリアルタイムで届けながら双方向的なコミュニケーションを生める機会となります。
その一方で、オンラインとオフラインの参加者間で温度差が生じやすくなるといった難しさもあります。
そのため、オンラインとオフラインの参加者へ同じような体験や価値を提供するコンテンツや企画を考案すること、同じ温度感でメッセージを届けられる工夫が重要になってくる形式です。
ライブ配信型でリアルタイム参加の盛り上がりを提供
ライブ配信型は、オンラインに特化したイベント形式で、セミナーや講演会などをリアルタイムで配信するものです。
この形式は、参加者との即時的なコミュニケーションが可能で、オンラインを介した質問や意見交換をおこなえるというメリットがあります。重要な情報を公平に行き渡らせたいときや、参加者と主催者の双方向的なコミュニケーションが求められるような会に適した開催方法と言えるでしょう。
一方で、現地ならではの盛り上がりや感情の共有は難しくなるという注意点もあります。また、話者と視聴者の関係性が一方的になりやすくなるため、ディスカッションタイムやアンケートなど参加型のコンテンツに工夫が必要です。
オンデマンド型
オンデマンド型は、あらかじめ録画されたコンテンツをサーバー上で公開し、それぞれが好きなタイミングで視聴できる形式です。
この形式は、時間に縛られずにコンテンツを楽しむことができるため、参加者にとって非常に便利です。特にオンライン研修などの繰り返して見たいケースなどには有効です。
オンライン社内イベントのプランニング手順
オンラインでの社内イベントは、対面とは違う工夫が求められます。ここでは、企画担当者が押さえておきたい６つの手順を紹介します。
- ①目的とKPIを明確にする
- ②参加対象者と開催形式を決める
- ③コンテンツ内容と演出アイデアを設計する
- ④使用ツールと配信環境を用意する
- ⑤当日の進行表とトラブル対策を準備する
- ⑥イベント後の振り返りと改善を検討する
① 目的とKPIを明確にする
まずは、イベントを実施する目的をはっきりさせましょう。社員同士の交流促進、理念の理解を深める場づくり、離職防止のためのエンゲージメント向上など、イベントの狙いは企業によって異なります。
目的が固まったら、成果を測るためのKPIを設定します。参加率や視聴完了率、アンケート満足度、コメント投稿数など、数値で確認できる指標を用意すると、イベントの効果を客観的に把握できます。
目的や指標を曖昧にしたまま企画を進めると、内容がぶれたり、参加者に意図が伝わらないリスクが生じます。どのようなメッセージが伝わればいいのか、どのような想いを受け取って欲しいのかを考えながら軸を固めてみましょう。
② 参加対象者と開催形式を決める
企画段階では、まず「誰に参加してほしいイベントなのか」を定める必要があります。
全社員を対象にするのか、拠点別・部署横断でおこなうのか、新入社員に特化した内容にするのかによって、企画の難易度や最適なコンテンツが変わってきます。
次に、開催形式を決めます。リアルタイム参加が中心のオンライン開催、会場とオンラインを組み合わせるハイブリッド開催、好きなタイミングで視聴できるオンデマンド開催など、目的に沿った方法を検討しましょう。
勤務形態や時差、デバイス環境など、参加者側の状況が形式選びに大きく影響します。
③ コンテンツ内容と演出アイデアを設計する
オンラインの場では、投票機能やクイズ、ブレイクアウトルームを使ったグループ対話などの双方向的な仕掛けを入れると、リアルイベントに近い熱量が生まれやすくなります。
企画の趣旨に合わせたコンテンツを用意して、充実したイベントになるように考えてみてください。
また、イベントの目的とつながった演出を心がけると、より印象に残りやすくなります。例えば、理念共有が目的の場合は映像でストーリーを伝えたり、表彰式のタイミングではチャット機能で称賛コメントを送れるようにする、などが考えられます。
集中力が途切れがちなオンラインイベントでは、展開ごとに新しい要素が加わることや人物同士の感情が共有されやすい仕組みづくりが重要となります。
また、アイキャッチとなる短い動画を挟んだり、要所でのBGMに気を配るなどしてメリハリのある構成になるように注意しましょう。
④ 使用ツールと配信環境を用意する
イベントの運営には、適切なツール選びが欠かせません。ZoomやTeamsなどの一般的な会議ツールに加え、RemoやoViceといった交流を重視したツールもあります。
それぞれの機能や特徴を比較しながら、参加人数、必要なセキュリティレベル、カメラ切り替えやチャット機能の使いやすさなどを基準に選定していきます。
ツールが決まったら、配信環境を整えます。マイク・カメラ・照明の品質は視聴体験に直結するため、事前チェックが重要です。ネットワークの安定性やバックアップの準備に注意しながら、リハーサルなどで実際の接続確認もしっかりとおこないましょう。
⑤ 当日の進行表とトラブル対策を準備する
本番をスムーズに進めるためには、タイムテーブルと司会進行台本の作成が大切です。開始から終了までの流れを細かく整理し、演者の入れ替わりや動画再生のタイミングなども盛り込みます。
リハーサルでは、実際の操作手順や映像・音声の切り替えを含めて、なるべくすべての流れを確認できるようにしましょう。
オンライン特有のよくあるトラブルとしては、音声の途切れ、通信の不安定さ、資料や画面が共有できないといったケースがあります。代替のPCやマイクを準備したり、担当者を明確に決めておきましょう。また、遠方からのオンライン登壇者がいる場合には、事前に接続環境の確認や注意事項を伝えるようにしましょう。
トラブル発生時に参加者へ案内できるメッセージのテンプレートを作っておくと、素早く対応できます。
⑥ イベント後の振り返りと改善を検討する
イベントが終わった後は、参加者アンケートの回収やアクセスデータの確認を行い、満足度や改善ポイントを可視化します。投票数やチャットの盛り上がりなどの定量データも、参加者の反応を読み取る材料として役立ちます。
振り返りの際には、KPIを確認して達成できた点と課題を整理しましょう。
例えば参加率が想定より低ければ、開催時間を調整したり、事前告知の方法を見直したりできます。コンテンツの長さや構成、演出が目的に合っていたかどうかも重要な検討ポイントです。
定性的・定量的な両面から振り返ることで、次回に向けた改善点が見えやすくなります。
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オンラインイベントのプランニング成功事例
オンラインイベントには様々な種類がありますが、ここでは企業が実施したオンラインイベントの成功事例をいくつか紹介します。
ヤンマーアグリジャパンのオンライン展示会
農業機械で知られるヤンマーのグループ会社は、「オンラインEXPO2022 WINTER」というリアル展示会のような会場ブースをオンラインで再現しました。
参加者は自由にブースを巡り、製品の詳細や動画を見たり、チャットで質問したり、オンラインでも製品の魅力を伝える工夫をしています。
ワコムのオンライン株主総会
液晶ペンタブレットで有名なワコムは、専用の配信プラットフォームを利用したオンライン株主総会を開催し、遠方も含めた多くの株主が参加しました。
株主からの質問や意見など、オンラインでも円滑なコミュニケーションが実現できたことで、今後は様々な企業でバーチャルの株主総会が増えて行くことが見込まれます。
琴平バスのバーチャルバスツアー
香川県のバス旅行会社の琴平バスは、Zoomでバスガイドによるバスの旅をライブ中継するバーチャルバスツアーの取り組みを始めました。
バーチャルバスツアーはリアルタイムの解説によって、旅行先にいるような臨場感を味わうことができ、参加者同士がチャットで交流したり、ゲームやクイズに参加したり、オンラインでも楽しい旅行体験を提供しています。
Cultiveのオンラインイベント事例
ここからはCultiveで実施したオンラインイベントの事例を紹介いたします。
それぞれの企業“らしさ”や文化に根ざして、理念やビジョンの重要性をメンバーと分かち合ったものとなっています。
ぜひ事例記事もご確認ください。
【株式会社シーユーシー・ホスピス様】全国の医療現場メンバーと“想い”を分かち合ったオンラインアワード
株式会社シーユーシー・ホスピス様は全国に介護施設などを展開されています。
日々、現場でご利用者様やご家族と向き合うメンバーの真摯な想いを共有し、グループ全体でミッションの重要性を再確認したい…。
その想いで開かれている『エピソードキャンバス』は、全国拠点からの取り組みを集め、その価値を発表し合うという内容です。
医療現場という性質上、メンバー一同が一箇所に集まることは難しく、オンライン形式で連携を高めた事例です。
【株式会社シーユーシー・ホスピス様】医療現場を支えるメンバーを讃えるオンラインイベント『エピソードキャンバス』の開催レポート
【株式会社ウィルグループ様】1,000名の想いをひとつにする、ハイブリッド開催された全社キックオフ
国内だけでなく海外にまでグループ会社を発展されている株式会社ウィルグループ様。
キックオフという新たなスタートラインに立ち、あらためて、組織の文化にも根付いている「挑戦」と「成長」の価値を考えたい…。
その想いで開催されたキックオフは、参加人数1,000名を超える大規模なものとなりました。
会場に集まった方々だけでなく、オンラインでの同時配信によって全国の拠点の方々とも想いをひとつにした事例です。
【株式会社シーユーシー様】理念の体現例を通して使命を再確認する、ハイブリッド形式の全社総会
株式会社シーユーシー様の創業8周年を記念した全社総会。
「医療という希望を創る。」という使命達成のために、その想いを体現した取り組みを全社から募集しました。
オフラインとオンライン配信のハイブリッド形式だった当日では、選ばれた方々がステージ上で取り組み内容を発表し、部署や支社を超えて理念を共有しあいました。
会場での舞台演出やオンライン上での映像演出など、ハイブリッドならではの強みを生かした事例です。
オンライン社内イベントのプランニングを成功させるポイント
ここでは、オンライン社内イベントを成功させるために注意すべきポイントをいくつかご紹介します。
- 社内の目的や文脈に合わせたプランニングを意識する
- 社員が参加しやすい時間と形式を選ぶ
- 事前から当日・開催後までフォローを徹底する
ひとつずつ順番に見ていきましょう。
社内の目的や文脈に合わせたプランニングを意識する
オンライン社内イベントを成功させるには、自社の文化や組織風土に合った企画づくりが欠かせません。
フラットでオープンな空気なのか、成果主義を重視しているのかなど、企業の文化やメンバーの雰囲気によっても、届きやすいメッセージとそうでないものは区別されます。また、それに応じて楽しまれやすいコンテンツとそうでないものも定まってきます。
例えば、カジュアルな社風であればゲーム形式の参加型イベントが馴染みやすく、社員同士の距離も縮まりやすいでしょう。
一方、理念浸透を最優先にしたい企業では、経営メッセージを伝えるプレゼン形式や映像コンテンツを中心にした構成が有効です。
どの会社にもその組織ならではの空気があります。テンプレートをそのまま当てはめるのではなく、自社らしさを反映したプラン設計が、満足度の高いイベントにつながります。
社員が参加しやすい時間と形式を選ぶ
イベントでは、社員が無理なく参加できる時間帯を選ぶことが重要です。業務と並行しやすい昼休みや始業前、業務が落ち着きやすい金曜夕方など、職種や繁忙期に合わせた工夫が求められます。
特にオンライン開催の場合、参加可能な時間帯の幅が広がるため、複数の候補を検討しておくと参加率の底上げにつながります。
また、勤務形態によっても最適な形式は変わります。フルリモートが主流の職場ではフルオンラインが適しており、出社と在宅が混在する環境であればハイブリッド形式が選ばれやすいでしょう。
現場の状況に合った設計をおこなうことで、参加への心理的ハードルが下がります。参加しやすい環境づくりはそのまま満足度の向上につながり、組織全体の一体感を生み出す基盤となるでしょう。
事前から当日・開催後までフォローを徹底する
オンライン社内イベントは、告知から振り返りまで一連のフォローを丁寧に設計することで、効果が高まります。
まず事前段階では、案内メールやリマインドを通じて実施目的や当日の流れを伝え、参加意欲が湧くような関わりを意識しましょう。当日は、司会進行だけでなくチャット対応やトラブル対応など役割を細かく分担しておくことで、運営が滞りにくくなります。
さらに、イベント後のサポートも欠かせません。感想を共有する機会を設けたり、アンケートで率直な意見を集めたりすると、次に向けた改善点が見えやすくなります。
こうしたサイクルを積み重ねることで、イベントが単なる一度きりの施策で終わらず、社内コミュニケーションの文化を育てる取り組みへと発展していきます。
“想い”を分かち合うオンラインイベントなら、Cultiveへ
オンライン社内イベントは、社員のエンゲージメントを高めるだけでなく、企業文化の醸成にも寄与する有効な手段です。
企業のニーズや文化に合った形式のイベントを開催し、創造的な企画を行うことで、社員一人ひとりが誇りを持ち、より一層チームの結束を固める機会を提供します。
この記事を参考に、あなたの会社のオンライン社内イベントで、エンゲージメントとインナーブランディングを高めましょう！
また、Cultiveでは全社総会や表彰式といった大規模なオンラインイベントにも数多くのサポート実績がございます。
企業の“想い”や“らしさ”を抽出し、参加者の心に届くような企画をご提案いたします。
イベント開催に不可欠なデザイン／映像／BGM／配信システムの設営などもワンストップで制作し、ストーリーに根差したイベントをご提供いたします。
オンラインイベントの開催をご検討中の方はぜひご相談ください。
