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社内オンラインイベントをプランニングする際の4つのポイント
社内オンラインイベントを成功させるためには、以下の4つのポイントを押さえることが重要です。
- 目的を明確にすること
- 参加者目線で負担感がない設計を意識する
- 事前準備とアナウンスでも盛り上げる
- 開催後のフォローで価値を定着させる
ひとつずつ解説いたします。
目的を明確にすること
社内オンラインイベントを企画する際、まず最初に明確にすべきは「なぜこのイベントを開催するのか」という目的です。「新入社員の交流」、「部署間の連携強化」「経営理念の浸透」など、具体的な目標設定が成功への第一歩となります。
目的が明確になれば、それに適したイベント形式や内容も自ずと見えてきます。また、イベント終了後に「成功したかどうか」を評価する指標も目的から導き出せます。参加率だけでなく、アンケートでの満足度や理解度、その後の行動変容など、目的に応じた適切なKPIを設定しましょう。
目的が曖昧なまま企画を進めると、参加者にとっても「なぜ参加する必要があるのか」が伝わらず、形だけのイベントになってしまう恐れがあります。まずは目的の明確化に時間をかけることが大切です。
参加者目線で負担感がない設計を意識する
オンラインイベントの最大の特徴は「場所を選ばず参加できる」ことですが、同時に「離脱のハードルも低い」という側面も持ち合わせています。そのため、参加者目線で「負担感がない」イベント設計が極めて重要です。
時間設計については、オンラインの場合、集中力の持続時間が対面よりも短くなる傾向があります。90分以上の長時間セッションは避け、適度な休憩を挟むことが望ましいでしょう。また、業務時間内での開催を基本とし、出入り自由、カメラOFFでもOKなど、参加者の負担を軽減することも大切です。
イベント内容は、一方的な情報提供だけでなく、参加者が主体的に関われる要素を取り入れましょう。チャットでの質問募集、簡単なアンケート機能の活用、少人数ディスカッションなど、「見る」ものではなく「一緒に楽しめる」インタラクティブな要素があると参加意欲が高まります。
事前準備とアナウンスでも盛り上げる
社内オンラインイベントの成功は、当日の運営だけでなく、事前の準備とアナウンスの段階から始まっています。効果的な事前コミュニケーションが、イベント当日の参加率と満足度を大きく左右します。
告知のタイミングと頻度を工夫しましょう。オンラインは「つい参加を忘れる」「盛り上がりにくい」という難点があるのため、開催日の1ヵ月前に第1一報を出し、2週間前に詳細案内、1週間前にリマインド、前日に最終案内というように、段階的に情報を提供することで認知と期待感を高めます。
告知の内容と伝え方も重要です。イベントのタイトルは魅力的かつ内容を適切に表すものに。また、事前にチーム分けやお題共有、予告を出すなどして「その日が迫るワクワク感も楽しんでもらう」ことで参加意欲を促進できます。
事前の小さな仕掛けも盛り上げに一役買います。ティーザー動画配信、事前アンケートの実施、オリジナルの背景画像の配布など、イベント前から参加意識を高める工夫をしましょう。
開催後のフォローで価値を定着させる
イベント終了後のフォローが、得られた気付きや学びを「その場限り」で終わらせない鍵となります。イベント内容の記録と共有を徹底しましょう。スナップショットやアーカイブ動画を社内SNSに投稿するなど、参加できなかった人も含めて情報共有することで組織全体への波及効果が高まります。
参加者からのフィードバック収集も重要です。満足度だけでなく、「得られた気付き」「実践したいこと」など、行動変容につながる質問を含めたアンケートを実施しましょう。
イベントで生まれたアイデアや決定事項のフォローアップ体制を整えることも大切です。1ヵ月後に進捗確認の小さなオンラインセッションを設けるなど、継続的な取り組みへとつなげる仕組みがあると効果的です。
プランニングにおける3つの注意点
社内オンラインイベントを企画する際には、以下の3つの注意点に特に気をつける必要があります。
- リアル前提の発想を持ち込まない
- 参加者の温度差を甘く見ない
- 技術まわりのトラブルが発生するリスクを考えておく
リアル前提の発想を持ち込まない
オンラインイベントを企画する際によくある失敗は、対面イベントの進行やコンテンツをそのままオンラインに持ち込んでしまうことです。両者には根本的な特性の違いがあり、それを考慮したプランニングが不可欠です。
対面イベントでは2時間の講演でも場の雰囲気で集中力が持続しますが、オンラインでは40〜50分が限界と言われています。また、掛け声や拍手、リアクションなど現場の雰囲気に頼った演出はオンラインでは通用しないため、オンラインの特性を活かした企画設計が必要です。
短いセッションの組み合わせ、チャットやリアクション機能を活用した頻繁なインタラクション、ブレイクアウトルームを使った小グループ活動など、オンラインならではの手法を積極的に取り入れましょう。
参加者の温度差を甘く見ない
オンラインイベントでは、参加者間の「温度差」が対面以上に生じやすく、また可視化されにくいという特徴があります。この温度差を甘く見ると、イベントの効果が大きく損なわれる恐れがあります。
オンライン環境では、画面の向こう側で別の作業をしたり、カメラをオフにして実質的に離席したりすることが容易です。また、在宅勤務中であれば、家庭環境による集中力の分散も起こりえます。
全員が「主体的に参加している」と感じられる工夫が重要です。定期的に全員が発言する機会を設ける、チャットでの意見共有を促す、小グループでのディスカッション時間を設けるなど、「観客」ではなく「参加者」として関われる設計を心がけましょう。
技術まわりのトラブルが発生するリスクを考えておく
オンラインイベント特有の課題として、技術的なトラブルのリスクを事前に想定し、対策を講じておくことが重要です。想定されるトラブルとその対応策をリストアップしておくことをおすすめします。接続不良、音声トラブル、画面共有の不具合など、発生しやすいトラブルとその解決方法をまとめたQ&A集を用意しておくと安心です。
司会進行とは別に、技術面をサポートする担当者を置くことで、トラブル発生時もスムーズな対応が可能になります。バックアッププランも必ず用意しておきましょう。メインの配信ツールに不具合が生じた場合の代替ツール、資料共有ができない場合の事前配布など、リスクヘッジをしておくことが重要です。
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社内オンラインイベントのプランニングは専門企業がおすすめ
社内オンラインイベントを成功させるためには、多くの要素を考慮し、綿密な準備と進行が必要です。担当者が通常業務と並行して企画・運営すると、大きな負担となり、クオリティにも影響が出る可能性があります。そこで検討したいのが、専門企業への委託という選択肢です。
オンラインイベントには対面イベントとは異なる専門知識やノウハウが必要です。適切なツールの選定、オンライン特有の進行スキル、参加者の集中力維持のテクニック、トラブル対応など、経験に基づいた専門性が求められます。
大規模なイベントになればなるほど、技術的な設備や人員体制も重要になります。配信環境の整備、複数のスタッフによる運営体制、トラブル発生時の迅速な対応など、専門企業のリソースを活用することで、安心して本番に臨むことができます。
社内オンラインイベントの企画を外部に委託するメリット
社内オンラインイベントを外部の専門企業に委託することで得られるメリットは以下の3点です。
- 目的に沿った企画設計ができる
- 進行やファシリテーションが安心
- 技術的トラブルへの即応力がある
目的に沿った企画設計ができる
イベント専門企業は多数の実績とノウハウを持っており、目的に応じた最適なプログラム設計が可能です。「部署間のコミュニケーション促進」という目的であれば、初対面でも打ち解けやすいアイスブレイクの手法や、異なる部署のメンバーが自然に交流できるグループ分けの工夫など、経験に基づいた具体的な提案が期待できます。
専門企業はさまざまな業界・企業のイベント実績を持っているため、「他社ではこのような手法が効果的だった」という事例をもとにした提案も可能です。最新のオンラインツールやトレンドに関する情報も豊富で、新鮮で、参加者の興味を引くプログラムを実現できる点も大きなメリットです。
このように、専門企業に委託することで、求めていた結果を、最小の労力で叶えやすいのが大きな特徴です。
進行やファシリテーションが安心
オンラインイベントでは、対面イベント以上に「進行」や「ファシリテーション」のスキルが重要になります。外部の専門企業に委託することで、プロのファシリテーターが登場し、テンポ感のある進行が可能となり、参加者のストレスが減り、「楽しかった」と思える余韻にもつながります。
専門企業のファシリテーターは、チャットやリアクション機能を効果的に活用し、全員が参加している感覚を維持するスキルを持っています。また、発言が偏りがちなオンライン環境でも、幅広い参加者から意見を引き出す技術も持ち合わせています。
オンラインでのタイムマネジメントも重要なスキルです。専門のファシリテーターは、プログラムの時間管理を適切に行い、予定内に効果的な結論へと導く経験を持っています。
技術的トラブルへの即応力がある
オンラインイベントを実施するうえで避けて通れないのが技術的なトラブルです。専門企業はさまざまなオンラインイベントの実績を持ち、想定されるトラブルとその対処法を熟知しています。トラブル対応専門のスタッフを配置することで、進行を止めることなく問題解決ができる体制を整えることができます。
また、参加者側のトラブルサポートも重要です。接続方法が分からない、音声が聞こえないなど、参加者個別の問題に対応するヘルプデスク機能も専門企業なら提供可能です。
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つながり合うオンラインイベントなら、Cultiveへ
社内オンラインイベントは、リモートワークやハイブリッドワークが定着した現在、組織のコミュニケーションや文化醸成において重要な役割を果たしています。成功させるためには、「目的の明確化」「参加者目線の設計」「事前・事後のフォロー」など、さまざまなポイントを押さえる必要があります。
オンラインだからこそできる工夫や特性を活かし、皆さまの組織に合ったオンラインイベントをぜひ企画してみてください。
また、Cultiveでは多数のオンラインイベントをサポートしてきました。
総会などの大人数が参加するものから、全国支店とつながるようなアワードなど幅広くお手伝いいたします。
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オンライン開催に不可欠なデザインや映像などのクリエイティブ制作から、テクニカルを含めた当日運営までフルサポートいたします！
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そのような課題感を抱えている方はぜひお気軽にご相談ください。
