社内オンライン行事を開催するポイントと注意点！よくある事例も紹介

社内オンライン行事が注目されている背景

コロナ禍を契機に急速に広がったテレワークやリモート勤務は、感染状況が落ち着いた現在でも多くの企業で継続されています。働く場所が分散する中、社内のつながりをどう維持するかが新たな課題となり、オンラインでの社内交流を活性化する動きが強まっています。

従来の対面イベントでは、物理的な距離の問題から全拠点の社員が一堂に会することは困難でした。しかしオンライン行事なら、全国や海外の拠点をリアルタイムでつなぎ、組織全体の一体感を醸成できます。地理的な制約を超えた交流が実現することで、部署や拠点を越えたコラボレーションも生まれやすくなるでしょう。

企業側にとっても、社員エンゲージメントの向上やコスト削減といったメリットがあります。会場費や交通費、宿泊費などの経費を抑えながら、より多くの社員に参加機会を提供できる点は大きな魅力です。削減したコストを企画の質向上に充てることで、満足度の高いイベントづくりも可能になります。

このように、オンライン行事はただの「コロナ対応の代替策」ではなく、組織づくりの新しい選択肢として定着しつつあります。

社内向けオンライン行事で期待できる効果とメリット

社内向けオンライン行事には、対面型の行事にはないさまざまなメリットがあります。主に以下の3つの効果が期待できます。

• 社員同士のコミュニケーションの円滑化
• リモートによる参加率の増加
• 経費の使い道を工夫して満足度UP

ひとつずつ順番に見ていきましょう。

社員同士のコミュニケーションの円滑化

オンライン行事は、物理的な距離や組織の壁を超えたコミュニケーションを促進します。複数の拠点がある企業や在宅勤務者が多い組織では、このメリットが特に大きいでしょう。

通常の業務では交流の少ない部署同士が、オンラインの特性を活かしたグループディスカッションやブレイクアウトルームでの活動を通じて交流を深めることができます。地理的に離れた拠点間の社員が同じ時間を共有することで、一体感も生まれやすくなります。

また、対面では発言しづらいと感じる社員も、チャット機能などを活用することで気軽に参加できます。アンケート機能やリアクション機能を使えば、多くの社員の意見や反応をリアルタイムで集められるのも利点です。

リモートによる参加率の増加

オンライン行事は、移動時間やコストがかからないため、より多くの社員が参加しやすくなります。特に地方拠点や海外拠点の社員にとって、参加へのハードルが大幅に下がります。

育児や介護などの理由で長時間の外出が難しい社員も、自宅から気軽に参加できるというメリットがあり、参加率も高くなる傾向があります。また、録画機能を活用することで、当日参加できなかった社員もあとから内容を確認できるため、情報格差が生じにくくなります。

時差のある海外拠点や、シフト勤務のある職場でも、全社員が同じ内容を共有しやすくなる点は大きな利点です。「いつでも」「どこでも」参加できる柔軟性は、多様な働き方が進む現代において非常に重要なメリットといえるでしょう。

経費の使い道を工夫して満足度UP

オンライン行事は、会場費や交通費、宿泊費などのコストを大幅に削減できます。削減した経費を別の形で有効活用することで、行事自体の満足度を高められます。

例えば、余った予算で事前にグッズや食事などを社員宅に配送して参加者の満足度を高める、イベント企画を外注して、イベントの品質を高めるなどの工夫ができます。また、通常は予算の関係で呼べないような外部講師やエンターテイナーを招くことも可能になるかもしれません。

オンラインツールのプロフェッショナルなファシリテーターや、高品質な配信環境の構築など、「オンラインだからこそ重要な要素」に予算を振り分けることも効果的です。コスト削減が目的ではなく、限られた予算をより効果的に使い、参加者の満足度を高める手段としてとらえることが重要です。

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社内向けオンライン行事の抱える課題と解決策

オンライン行事には多くのメリットがある一方で、いくつかの課題も存在します。
次の3つの課題を理解し、適切に対処することで、より効果的なオンライン行事の実現が可能になります。

• 安定した通信環境やITスキルの不足
• 参加者が受け身になりやすい環境
• 臨場感や特別感の欠如

安定した通信環境やITスキルの不足

オンライン行事の課題の一つは、通信環境やITスキルの個人差によって、参加体験に格差が生じることです。自宅からの参加者のなかには、通信速度が遅かったり、適切な機器がなかったりする場合もあります。

解決策としては、事前に必要な環境や設定について明確なガイドラインを提供することが重要です。接続テストの機会を設けたり、トラブルシューティングのマニュアルを配布したりすることも効果的です。

ITに不慣れな社員のために、簡単な操作方法の動画を作成したり、専門のサポートスタッフを配置したりする配慮も大切です。また、全員が同じ環境で参加できない場合に備えて、小規模なサテライトオフィスの活用や企業からの貸出機器の準備なども検討すべきでしょう。

参加者が受け身になりやすい環境

オンライン環境では、参加者が「視聴者」のような受け身の姿勢になりがちです。自宅など個人のスペースからの参加で、画面の向こう側で何をしているか見えないため、集中力の維持も難しくなります。

この課題には、参加者が主体的に関われるインタラクティブな要素を取り入れることが効果的です。定期的なアンケートやクイズ、ブレイクアウトルームでの少人数ディスカッション、チャットを使った質問タイムなど、双方向のコミュニケーションを促す工夫が重要です。

セッションの長さを適切に調整し、15〜20分ごとに内容や形式を変えたり、小休憩を挟んだりすることも効果的です。事前に資料や「考えておくべき質問」を配布しておけば、参加者の心構えを作り、主体的な参加を促せます。

臨場感や特別感の欠如

オンライン行事では、対面型の行事に比べて「場の空気」や「特別な雰囲気」を感じにくいという課題があります。各自が別々の場所にいるため、一体感や非日常感を創出するのが難しく、「いつもの会議と変わらない」と感じられてしまうことも少なくありません。

解決策としては、事前に参加者全員にケータリングやドリンク、オリジナルグッズなどを送付し、同じものを共有することで一体感を生む方法があります。バーチャル背景を統一したり、ドレスコードを設定したりする視覚的な工夫も効果的です。

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社内オンライン行事を企画・準備する5ステップ

社内オンライン行事を成功させるには、計画的な準備が欠かせません。ここでは企画から開催後まで、押さえておきたい5つのステップをご紹介します。

• ①目的とターゲットを明確にする
• ②開催に適したツールを選定する
• ③スケジュールや進行台本を用意する
• ④社員への告知とリマインドを徹底する
• ⑤開催後はアンケートで効果を測定する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

①目的とターゲットを明確にする

オンライン行事を企画する際、まず明確にすべきなのが「何のために開催するのか」という目的です。目的によって企画内容や進行方法は大きく変わります。

目的の例

• 社内交流の促進
• モチベーション向上
• 内定者のフォロー

参加者層の設定も重要です。全社員対象なのか、特定の部署や役職に絞るのか、地域や拠点で分けるのかによって、適切な企画や時間帯も異なります。新入社員向けならカジュアルな交流企画、経営層向けなら情報共有を重視した構成が効果的でしょう。

目的が曖昧なまま開催すると、参加者の期待とズレが生じ、盛り上がりに欠ける結果になりがちです。企画段階で「誰に・何を・どう届けたいか」を具体的に言語化しておくことで、一貫性のあるイベントが実現できます。

②開催に適したツールを選定する

オンライン行事の成否を左右する要素の一つが、使用するツールの選定です。目的や参加人数、求める機能によって最適なツールを選びましょう。

ツールを選ぶ際は、「双方向コミュニケーション向き」か「大人数配信向き」かという軸で考えるとわかりやすいでしょう。参加者同士の交流を重視するなら、ZoomやRemoのように双方向のやり取りがしやすいツールが適しています。一方、経営層からのメッセージ配信など一方向の情報共有が中心なら、YouTube LiveやWebexといった大規模配信に対応したツールが効果的です。

実務面では、社内セキュリティポリシーや社用端末との相性も重要な判断基準になります。IT部門と事前に確認し、承認されたツールの中から目的に合ったものを選びましょう。

③スケジュールや進行台本を用意する

当日の進行をスムーズにするには、詳細な進行台本とタイムスケジュールの作成が不可欠です。開始時刻、各プログラムの所要時間、切り替えのタイミングなどを分単位で設定しておくことで、予期せぬトラブルにも落ち着いて対応できます。

オンラインでは音声の遅延や参加者の反応が見えにくいといった特有の課題があります。そのため、対面イベント以上に時間的な余裕を持った構成が重要です。質疑応答の時間を多めに確保したり、プログラム間に小休憩を挟んだりする配慮が効果的でしょう。

司会者、進行サポート、技術担当など、役割分担も明確にしておきましょう。トラブル発生時に誰が対応するかを事前に決めておくことで、スムーズな運営が可能になります。

④社員への告知とリマインドを徹底する

どれほど魅力的な企画でも、告知が不十分では参加率が下がってしまいます。開催日の2〜3週間前には初回の告知を行い、社員が予定を調整できるよう配慮しましょう。

告知には複数の経路を活用することが効果的です。社内メール、チャットツール、社内ポータルサイトなど、普段から社員が目にする媒体を組み合わせることで、情報の見落としを防げます。告知文には開催目的や内容だけでなく、参加方法や必要な準備も明記しておくと親切です。

開催日が近づいたら、リマインド配信を行いましょう。前日や当日朝に改めて通知することで、うっかり忘れを防げます。事前アンケートで参加者の期待や質問を集めておけば、当日の企画に反映でき、参加者の期待感も高まります。

⑤開催後はアンケートで効果を測定する

イベントは開催して終わりではありません。開催後のアンケートを通じて、参加者の満足度や印象、改善点を収集することが次回の成功につながります。

アンケートでは、満足度を5段階程度の評価で聞く定量的な質問と、印象に残った点や改善してほしい点を自由記述で聞く定性的な質問を組み合わせると効果的です。「満足度85%」といった数値データは、経営層への報告や予算確保の際にも説得力を持ちます。

収集したデータは次回の企画に活かすことが重要です。好評だった要素は継続し、課題があった部分は改善する。このPDCAサイクルを回すことで、オンライン行事の質は着実に向上していきます。一度きりで終わらせず、継続的に取り組む姿勢が組織文化の醸成にもつながるでしょう。

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社内オンライン行事の人気アイデア・事例10選

社内向けオンライン行事は、その目的や内容によってさまざまな形式があります。

ここでは、企業でよく実施されている10個の代表的なオンライン行事とそのポイントをご紹介します。

• 懇親会としてのオンライン飲み会やゲーム大会
• 研修やワークショップ
• 表彰式のハイブリッド開催
• 歓迎会や送別会・内定者懇親会
• 新入社員やリモート社員向けの社内ツアー
• 社員総会やキックオフイベント
• 部署対抗のクイズ大会などレクリエーション企画
• オンラインビンゴ大会など特典付き企画
• 家にあるものしりとりなど自宅からの参加企画
• 感謝祭や家族参加型イベント

懇親会としてのオンライン飲み会やゲーム大会

オンライン懇親会は、普段は顔を合わせることのない幅広い人たちとコミュニケーションが可能です。自宅や別の拠点にいながら、リラックスした雰囲気のなかでコミュニケーションがとれるため、チームの結束力を高める重要な機会となっています。

また、対面では席の近い人たちのみに限定されるケースが多いですが、オンラインツールには話し手の画面が大きく表示される機能があるため、相手の顔や名前も覚えやすく、新たな出会いやコラボレーションが生まれる可能性があります。

成功のポイントは、参加者全員が楽しめる工夫です。オンライン飲み会だけでなく、バーチャル背景コンテスト、オンラインゲーム大会など、バラエティに富んだ企画が効果的です。

研修やワークショップ

オンライン研修・ワークショップは、知識やスキルの習得を目的とした行事です。対面型の研修に比べて、場所や時間の制約が少なく、多くの社員が同時に参加できるメリットがあります。

オンラインが可能になったことで、海外在住、地方在住などに滞在する外部講師を招きやすく、また、eラーニングの活用により、事前準備のコストをかけずに、質のよい幅広い社員教育の実現も可能です。

さらに、集中力の持続を考慮して、1セッションの長さを20〜30分程度に設定し、休憩やアクティビティを挟むと効果的です。事前学習と事後フォローを充実させることも、オンライン研修の効果を高める重要な要素です。

表彰式のハイブリッド開催

対面とオンラインを併用する表彰式は、普段関わりの少ない部署や拠点の取り組みを知り、称え合えるという点で、モチベーション向上や組織の価値観の共有につながる大切な行事といえるでしょう。

成功のポイントは、「特別感」と「公式感」の演出です。ハイブリッド形式の表彰式は「自分たちが主役である」という意識が芽生えにくいため、受賞者の功績を紹介する映像や、経営層からの丁寧なメッセージなどで、視覚的な要素を充実させることが効果的です。

表彰状や記念品を事前に送付しておき、授与の瞬間に一緒に開封するなどの演出も臨場感を高めます。

歓迎会や送別会・内定者懇親会

オンラインでの歓迎会や送別会は、リモートワーク環境でも社員同士のつながりを保つ定番イベントです。画面越しでも「乾杯」の瞬間を共有したり、自己紹介や質問コーナーを設けたりすることで、新メンバーとの距離を縮められます。

内定者懇親会では、入社前の不安を解消する場として機能します。先輩社員との気軽な交流や、職場の雰囲気を知る機会を提供することで、入社へのモチベーションも高まるでしょう。

成功のポイントは、司会進行の工夫です。全員が順番に発言する時間を設けたり、共通の話題やテーマを用意したりすることで、会話が途切れにくくなります。特にリモート社員が多い組織では、こうした定期的な交流機会が一体感の維持に大きく貢献します。

新入社員やリモート社員向けの社内ツアー

オフィスに足を運ぶ機会が少ない新入社員やリモート社員にとって、オンラインでの社内バーチャルツアーは貴重な体験となります。各フロアや部署をカメラで紹介しながら、そこで働くメンバーと顔を合わせることで、会社全体の雰囲気をつかめるでしょう。

このイベントの目的は、社内文化を伝え、入社初期の不安を解消することです。「どんな人が働いているのか」「どんな設備があるのか」といった具体的な情報は、心理的な距離を縮める効果があります。

実施方法としては、部署ごとにリレー形式で紹介していくスタイルが効果的です。各部署の代表者が自分たちの仕事内容や雰囲気を短時間で紹介することで、飽きずに最後まで楽しめる構成になります。質疑応答の時間も設けておくと、参加者の理解が深まります。

社員総会やキックオフイベント

オンライン社員総会やキックオフイベントは、経営方針や事業計画、業績など、企業の重要情報を全社員に共有するイベントです。社員のモチベーション向上や交流活発化、企業のインナーブランディング、社員のエンゲージメントを高める重要な機会となります。

成功のポイントは、情報の「わかりやすさ」と「共感性」です。複雑な数字や計画も、図やグラフ、アニメーションなどを活用して視覚的に伝えると理解が促進されます。経営者の想いや理念をストーリーテリングの手法で伝えれば、共感を得やすくなります。

双方向性の確保も重要です。チャットでの質問受付やアンケート機能を使った意見収集など、社員の声を取り入れる仕組みを設けることで参加意識が高まります。長時間になりがちな総会は、適切にセッションを分け、間に小休憩を挟むことで集中力を維持しましょう。

部署対抗のクイズ大会などレクリエーション企画

オンラインクイズ大会などのレクリエーション企画は、参加型要素が強く、画面越しでも盛り上がりやすいです。チーム戦形式にすることで、協力しながら楽しめる点も魅力的と言えるでしょう。

部署対抗形式にすれば、普段は交流の少ないメンバー同士がチームを組む機会が生まれます。部署混合でチームを編成すれば、横のつながりが強化され、組織全体のコミュニケーション活性化につながるでしょう。

クイズの内容は、会社の歴史や商品知識、業界知識など、業務に関連したものにすると学びの要素も加わります。もちろん、雑学や娯楽要素の強いクイズも息抜きとして効果的です。バランスよく組み合わせることで、楽しみながら学べるイベントが実現できます。

オンラインビンゴ大会など特典付き企画

オンラインビンゴや抽選会といった特典付き企画は、景品というインセンティブがあることで参加意欲が高まりやすいです。リアルタイムで番号が発表され、当選が決まる瞬間のワクワク感は、オンラインでも十分に共有できます。

景品は企業の予算に応じて柔軟に設定できます。Amazonギフト券や電子マネーといったデジタルギフトなら、オンラインでも即座に配布可能です。社内カフェのチケットや有給休暇の追加といったユニークな景品も、社員の関心を引くでしょう。

こうした特典付き企画は、社員満足度向上に直結します。「楽しかった」「また参加したい」という前向きな感情は、会社への愛着やエンゲージメントを高める効果も期待できます。定期的に開催することで、社内の楽しみなイベントとして定着するでしょう。

家にあるものしりとりなど自宅からの参加企画

オンラインならではの手軽さを活かしたカジュアルな企画として、「家にある物を使ったゲーム」があります。お題に沿った物を自宅から探して画面に映したり、リアルタイムで写真を投稿したりする形式で、準備不要で気軽に参加できます。

たとえば「家にある赤いもの」「一番大切にしているもの」といったお題を出し、参加者が自分の身の回りから探してくる企画は盛り上がります。それぞれの生活環境や個性が垣間見え、意外な発見や笑いが生まれやすいのが特徴です。

画面越しでも笑顔を共有できる要素が、このタイプの企画の最大の魅力です。難しいルールや技術も不要なため、ITに不慣れな社員でも安心して参加できます。短時間で実施できるので、他のプログラムの合間に挟むアイスブレイクとしても最適です。

感謝祭や家族参加型イベント

家族も参加できる社内イベントは、職場と家庭をつなぐ貴重な機会となります。年末の感謝祭や周年記念といったタイミングで、社員の家族を招いたオンラインイベントを開催するのがおすすめです。

家族紹介のコーナーを設けたり、子ども向けのクイズやゲームを用意したりすることで、全世代が楽しめる内容になります。普段は見えにくい社員の家庭での顔を知ることで、職場での理解も深まるでしょう。

こうした企画は、企業の温かさやウェルビーイングを重視する姿勢を示すメッセージにもなります。社員が「家族ごと大切にされている」と感じることで、会社への信頼感やロイヤリティも高まります。特にワークライフバランスを重視する若手社員にとって、魅力的な職場文化として映るでしょう。

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社内オンライン行事を成功させるための注意点

オンライン行事を成功させるには、企画や準備だけでなく、実施時の工夫も重要です。ここでは押さえておきたい4つの注意点をご紹介します。

• 事前のリハーサルと役割分担を明確にしておく
• 参加型企画で双方向のコミュニケーションを促進する
• 視覚や音声の演出で臨場感を高める
• オンラインツールのセキュリティ対策を徹底する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

事前のリハーサルと役割分担を明確にしておく

オンライン行事では、予期せぬ技術的トラブルが発生しやすいものです。当日になって慌てないためにも、事前リハーサルは必ず実施しましょう。接続テスト、音声チェック、画面共有の確認など、本番と同じ環境で一通りの流れを確認することで、多くのトラブルを未然に防げます。

役割分担の明確化も重要です。MC担当、進行サポート、技術サポート、チャット対応など、それぞれの役割を事前に決めておくことで、スムーズな運営が可能になります。特に技術サポート担当は、トラブル発生時に即座に対応できる体制を整えておきましょう。

実務的なアドバイスとして、最低でも本番の1週間前に1回、前日にもう1回の接続テストを行うことをおすすめします。複数回のテストで、より安定した運営体制を構築できます。

参加型企画で双方向のコミュニケーションを促進する

オンライン行事が一方通行の配信になってしまうと、参加者の集中力や満足度が低下します。双方向のコミュニケーションを生む工夫を積極的に取り入れましょう。

チャット機能を活用した質問受付、アンケートやクイズへのリアルタイム回答、リアクション機能での感情表現など、参加者が能動的に関われる要素を盛り込むことが大切です。ブレイクアウトルームを使った少人数ディスカッションも、深い交流を促進します。

重要なのは、参加者全員が発言や交流できる時間を設けることです。大人数でも、グループ分けやローテーション形式を活用すれば、一人ひとりが主体的に参加できる環境を作れます。「見ているだけ」ではなく「参加している」実感を持てる設計を心がけましょう。

視覚や音声の演出で臨場感を高める

オンラインでも「イベント感」を演出することは十分可能です。バーチャル背景の統一、オープニング動画の制作、BGMの使用など、視覚や音声の工夫で特別な雰囲気を作り出せます。

照明にも配慮しましょう。司会者や発表者の顔が明るく映るよう、リングライトなどを活用すると、画面映えする映像になります。画面越しでも表情がはっきり見えることで、親近感や臨場感が高まります。

五感で楽しめる工夫も効果的です。事前に参加者へお菓子やドリンクを配送しておき、イベント中に一緒に味わうといった演出は、オンラインでも共有体験を生み出します。視覚・聴覚・味覚などを組み合わせることで、記憶に残る行事づくりが実現できるでしょう。

オンラインツールのセキュリティ対策を徹底する

社内行事とはいえ、セキュリティ対策を疎かにすることはできません。招待リンクの管理、ミーティングパスワードの設定、待機室機能の活用など、基本的な対策を必ず実施しましょう。

個人情報や社外秘資料が扱われる場合は、特に注意が必要です。録画機能を使う際は、参加者に事前に周知し、録画データの保存場所やアクセス権限を適切に管理してください。不要になったデータは速やかに削除する運用ルールも定めておくべきです。

社内ガイドラインを整備し、全社員が同じセキュリティ基準で行事を運営できる体制を作ることが理想です。IT部門と連携しながら、安全性と利便性のバランスが取れた運営を目指しましょう。

つながり合うオンラインイベントなら、Cultiveへ

社内オンライン行事は、場所や時間の制約を超えて社員をつなぎ、組織の一体感を醸成する重要な機会です。「社員同士のコミュニケーション円滑化」「参加率の向上」「経費の効果的活用」など、対面型の行事にはないメリットがあります。

オンラインならではの特性を活かして、従来の対面型行事では実現できなかった可能性や広がりを追求することで、より価値のある社内行事が実現できるでしょう。

また、Cultiveでは全社総会や表彰式をはじめとするさまざまなオンラインイベントをサポートしております。
総会などの大人数が参加するものから、全国支店とつながるようなアワードなど幅広くお手伝いいたします。

目には見えづらい会社の“らしさ”をカタチに変えて、オンラインを超えて分かち合えるようなストーリーを持たせて企画をご提案いたします。
オンライン開催に不可欠なデザインや映像などのクリエイティブ制作から、テクニカルを含めた当日運営までフルサポートいたします！

「遠方の拠点と分かち合えるようなイベントをしたい」「拠点同士の交流を深めてエンゲージメントを高めたい」

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