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歓迎会イベントの目的と役割
歓迎会イベントを企画する前に、「目的」と「役割」をあらためて理解しておきましょう。
開催の意図を整理すれば、企画の方向性が定まり、意義ある会につながります。
- 社員の満足度向上
- 社内コミュニケーションの円滑化
- 企業特有の文化や価値観の共有
- 入社後の早期退職リスクの低減
順番に解説します。
社員の満足度向上
歓迎会イベントの目的は、単なる「お披露目の場」ではなく、新しい仲間を温かく迎え入れ、職場への安心感や一体感を育むことにあります。
とくに、満足度の高い歓迎会は「ここで頑張っていけそう」といった前向きな気持ちを生み出し、社員の自己肯定感を高めます。
さらに、自然な会話や交流を通じて、お互いに親しみを持ちやすくなるのも歓迎会の大きなメリットです。初対面の緊張がやわらぎ、人柄に触れることで信頼関係の第一歩が築かれていきます。
新入社員が安心して馴染める歓迎会づくりは、その後の信頼関係と定着率を高めるための大切な機会となります。
社内コミュニケーションの円滑化
歓迎会は、料理やゲーム、余興などを通して、普段とは少し違ったリラックスした雰囲気の中で社員同士が自然に打ち解ける貴重な機会です。
新入社員と既存社員が気軽に会話を交わすことで、お互いの人柄や考え方が見えてきて、少しずつ信頼関係が育まれていきます。職場での信頼関係ができていると、日々の業務でも声をかけやすくなり、悩みや困りごとの相談やチーム内での連携もスムーズになります。
さらに、部署の垣根を越えたつながりが生まれることで、職場全体の雰囲気がやわらぎ、働きやすさの土台作りにもつながります。
歓迎会は単なるイベントにとどまらず、風通しのよい職場づくりへの第一歩として、しっかりと意味のある時間にしていくことが重要です。
企業特有の文化や価値観の共有
歓迎会イベントは、新入社員に企業の文化や価値観を伝える絶好の機会でもあります。
たとえば、会社の「ビジョン」や「ミッション」といった言葉も、フォーマルな場で聞くより、歓迎会のようなカジュアルな場のほうが自然と心に届き、記憶にも残りやすくなります。また、先輩社員のエピソードや何気ない会話も、会社が大切にしている考え方や雰囲気を感じ取るきっかけになります。
また、「ビジョン」や「ミッション」が感じられるようなゲーム、理念を訴求するようなムービーなどのコンテンツを通しても、会社の理念をより身近に感じやすくなるでしょう。
こうした体験を通じて、新入社員は「この会社で働く自分」を具体的にイメージしやすくなり、組織への理解と共感を早い段階で育むことが期待できます。
入社後の早期退職リスクの低減
歓迎会のような交流イベントは、新入社員の早期退職を防ぐためにも大切な取り組みのひとつです。
入社直後は、職場の雰囲気や人間関係に不安を感じやすく、孤立してしまうことが離職の原因になることも少なくありません。
歓迎会を開くことは、「あなたを受け入れています」というメッセージを自然に伝えるきっかけにもなります。こうした積み重ねが心理的な安心感を生み、職場への信頼や帰属意識を高め、長期的な定着につながることが期待されます。
このように、交流の場を設けることは、新入社員が「ここで働き続けたい」と思える職場づくりにもつながっていきます。
歓迎会イベントに関するよくある悩みと解決策
歓迎会を成功させたいという気持ちから、いろいろと悩んでしまう人も少なくありません。準備を進めるうえで、よくある悩みとその解決策をご紹介します。
- イベント会場の比較検討が大変
- 予算内で満足度の高いイベントができるのか不安
- 歓迎会が盛り上がる企画がわからない
ポイントを押さえ、スムーズに準備を進めましょう。
イベント会場の比較検討が大変
歓迎会の会場選びに悩む人は多く、「選択肢が多くて選べない」「予約がとれない」「探し方がわからない」といった声がよく聞かれます。
まずは日程を決め、アクセスや予算、人数などの条件を絞って検索を進めていくとスムーズです。駅や職場から近い場所を選べば参加しやすく、自然と参加率も満足度も高まります。
さらに、会の雰囲気に合った会場であることも大切です。落ち着いた雰囲気ならホテルの宴会場、カジュアルで明るい雰囲気ならBBQができる野外スペースやキッチン付きスタジオなど、企画や目的に合わせて選んでみるとよいでしょう。
映像投影やゲームを予定している場合は、機材の有無や使い勝手のチェックも大切です。可能であれば下見をして、ステージ・照明・音響なども確認しておくと当日の不安が減ります。
歓迎会シーズンは予約が混み合うため、よさそうな会場が見つかったら早めに押さえておくのがおすすめです。
条件と企画のバランスを見ながら、「この会場なら参加者が楽しめそう」と思える場所を選んでいきましょう。
予算内で満足度の高いイベントができるのか不安
限られた予算でも、工夫次第で満足度の高い歓迎会を実現できます。
歓迎会の印象に大きく影響する飲食は、ケータリングやコース料理などを比較し、価格と内容のバランスを見極めることがポイントです。お店によっては無料特典や割引プランを用意していることもあるので、積極的に活用すると費用を抑えつつ満足度を上げられます。
ゲームの景品は必須ではありませんが、用意するなら参加者の3〜4割程度に行き渡る量が理想的です。さらに、そのうち1割ほどを「目玉商品」にすると盛り上がります。
また、アルコールを飲む人・飲まない人の比率に合わせて、ドリンクプランを柔軟に調整する配慮も喜ばれるポイントです。
予算に余裕がある場合は、料理の質をワンランク上げたり、演出に少し力を入れたりすることで、ぐっと印象に残る会になります。
大切なのは、金額の大小ではなく、「この会社は私たちのことを大切に思ってくれている」という気持ちが伝わることです。工夫を重ねて「心に残る歓迎会」をつくりましょう。
歓迎会が盛り上がる企画がわからない
歓迎会を企画していると「参加者の年齢も性別も立場もバラバラ……。みんなが楽しめる企画って何だろう？」と悩むこともあります。
そのようなときは、万人受けを狙うよりも“ちょっと特別感”のある非日常の演出がおすすめです。例えば、出張寿司職人やスイーツケータリングは、場を華やかに彩り、自然と笑顔が生まれます。進行や歓談の邪魔をせず、心地よい盛り上がりをつくってくれるのも魅力です。
さらにマジシャンや大道芸人などパフォーマーの派遣も、初対面同士の会話のきっかけとなり会場の一体感を高めてくれます。
迷ったときは、事前アンケートで参加者の好みや希望を把握するのがおすすめです。思いもしなかったアイデアが生まれることもあり、配慮の行き届いた会になります。
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歓迎会イベントを企画する際のポイント
歓迎会を成功させるためには、企画段階でいくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは参加者の満足度を高め、会社の想いが届く歓迎会をつくるためのポイント5つをご紹介します。
- 参加者が楽しめる企画を意識する
- 新メンバーと先輩メンバーの交流を促す企画を用意する
- 時間帯や食事の内容を工夫する
- 司会や進行役を用意して雰囲気をコントロールする
- オンライン・ハイブリット開催への対応も検討する
参加者が楽しめる企画を意識する
歓迎会は、新しい仲間を迎える喜びをその場にいる全員で共有する大切な時間です。ただ集まるだけでは緊張が残りやすく、会話が広がりにくいこともあります。
だからこそ、誰でも気軽に参加できる企画を取り入れることが欠かせません。一方的なスピーチ中心ではなく、クイズやチーム戦などのように立場や年齢を問わず楽しめるゲーム性のある内容がおすすめです。自然に笑顔が生まれ、会話のきっかけも増えていきます。
「参加してよかった」という実感を持ってもらうことが会社への安心感やエンゲージメントにもつながり、未来の関係をあたたかく育てます。
会の中心に“楽しさ”を置くことで、歓迎会を特別な時間にしましょう。
新メンバーと先輩メンバーの交流を促す企画を用意する
歓迎会は、新メンバーが安心して職場に入っていけるよう、既存メンバーとの距離を縮めてくれる大切な時間です。初対面の場はどうしても緊張しがちですが、自然に話せるきっかけがあるだけで、空気がふっとやわらぎます。
ペアインタビューや共通点探しのようなアイスブレイクは、短い時間でも相手の表情や人柄が伝わり「意外と話しやすいかも」という気持ちを育ててくれます。新メンバーが一方的に紹介されるのではなく、同じ体験を共有することで、職場に対する安心感を持てるでしょう。
こうした小さな交流の積み重ねが人と人のつながりを生み、チーム全体の空気を少しずつ明るくしていきます。組織の垣根を超えたコミュニケーション企画を取り入れ「ここで働けるのが楽しみ」と思える瞬間を増やしていきましょう。
時間帯や食事の内容を工夫する
歓迎会の雰囲気は、開催する時間帯や食事のスタイルで大きく変わります。参加しやすい時間を選ぶと無理なく集まりやすく、全員がリラックスした気持ちで会に臨めるでしょう。
立食スタイルなら自由に動き回れるため偶然の会話が生まれやすく、ランチ会であれば落ち着いた空気のなかでじっくり話す時間をつくれます。また、ケータリングを取り入れると、会場の雰囲気に合わせた演出もしやすく、ちょっとした特別感が会話のきっかけにもなるでしょう。
食事があることで緊張が和らぎ、自然と笑顔が増える人も少なくありません。心地よい時間の流れを意識して工夫すれば、参加者同士の距離もゆっくり縮まり、あたたかい歓迎会になります。
司会や進行役を用意して雰囲気をコントロールする
歓迎会がスムーズに進むかどうかは、司会や進行役の存在に左右されます。誰が話しやすい空気をつくり、どのようなテンポで進めるかによって、場の心地よさは大きく変わります。
明るく声をかけられる人が司会を務めると、参加者の緊張が早い段階でやわらぎ、自然と会話が生まれやすいです。
進行役が安心して進められるよう、簡単な台本や流れを用意しておきましょう。イベントの空気が整うことで、会社からのメッセージや想いも伝わりやすくなり、歓迎会が“意味のある時間”として心に残ります。
オンライン・ハイブリット開催への対応も検討する
働き方が多様になるなかで、オンラインやハイブリッド形式の歓迎会は欠かせない選択肢です。離れていても、画面越しに同じ時間を共有するだけで自然と安心感が生まれ、参加のハードルもぐっと下がります。
オンラインでも楽しめるクイズや共通点探しを取り入れれば、物理的な距離があっても一体感が生まれ、会話も弾みやすくなります。対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド形式を選べば、より多くのメンバーが気軽に参加できるでしょう。
どのような形式であっても、大切なのはメンバーが「つながっている」と感じられる時間をつくることです。その一体感を感じるひとときが、参加者の心に残る歓迎会を生み出します。
歓迎会イベントを企画する4つのステップ
歓迎会イベントを成功させるには、事前の準備がとても重要です。
せっかくの機会を有意義な時間にするために、企画に取りかかる前に押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。
- ①目的とターゲットの設定
- ②予算・会場などの詳細決定
- ③社員への招待
- ④当日の進行とアフターフォロー
順番に解説します。
①目的とターゲットの設定
歓迎会イベントを企画する際は、「何のために」「誰のために」開催するのかを明確にすることが重要です。
目的とターゲットがあいまいなままだと、企画内容にズレが生じ、参加者にとって満足度の低いイベントになりかねません。
例えば、新入社員を歓迎する場合は、緊張をほぐすアイスブレイクやグループワーク、部署異動者を励ます会であれば、これまでの実績の紹介やメッセージ動画の上映など、ふさわしい演出や進行も変わってきます。
目的とターゲットをしっかり設定することで、企画の方向性がぶれず、参加者の心に残る歓迎会の実現につながります。
②予算・会場などの詳細決定
歓迎会イベントを成功させるには、早めに予算・会場・形式・コンテンツ・プログラムなどの詳細を決めることが大切です。
飲み会、ランチ会、オンライン開催など、形式によって会の雰囲気は大きく変わり、準備や必要経費も異なってきます。
また、その会の目的に合わせたコンテンツやプログラムの制作も欠かせません。その会の主役となるメンバーに合わせて、会の趣旨や会社からのメッセージが届くような内容を考案しましょう。
参加費についても事前に検討しておきましょう。一般的な歓迎会の参加費は、一人あたり4,000円前後が目安とされています。参加費を一律にするか、役職によって差をつけるかは事前に検討し、差をつける場合は事前に上司に確認を取りましょう。
会の目的や規模に合わせた企画と費用配分を心がけましょう。
③社員への招待
歓迎会をスムーズに進めるには、参加者への丁寧な案内が大切です。
招待メールや案内状、口頭での告知などを通して、日時・場所・内容をわかりやすく伝えましょう。タイムテーブルや席順、役割分担も事前に共有しておくと、当日の混乱を防ぐことができます。
また、ドタキャン対策や気持ちを高めるために、事前にリマインドメールを送るのもおすすめです。ゲームで景品を用意する場合は、「目玉景品」を事前に紹介しておくと、盛り上がりや参加率アップにつながります。
丁寧な連絡が、イベント成功への第一歩となります。
④当日の進行とアフターフォロー
歓迎会当日は、スムーズな運営が成功のカギとなります。まずは会場への案内や受付を整え、参加者が迷わず到着できるように準備しましょう。
歓迎会では幹事が司会を務めることが多いため、事前に進行台本を用意しておくと安心です。当日はタイムスケジュールに沿って、メリハリのある進行を心がけましょう。
また、映像投影やステージ上での贈呈などがある場合には、リハーサルで流れを確認するようにしましょう。
歓迎会終了後にはアンケートなどを通して参加者の意見も集められるようにしましょう。コンテンツや食事への満足度だけでなく、会社の理念が伝わったか、他部署との交流が育まれたかなどの項目を用意しておくことで、今後の社内イベントへの改善点を洗い出すことができます。スムーズな当日進行と振り返りを徹底することで、参加者にとって満足度の高いイベントを提供でき、社内でのノウハウ蓄積にもつながります。
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歓迎会イベントで人気のゲーム5選
歓迎会イベントを盛り上げたいときに頼りになるのが「ゲーム」です。
ルールがシンプルで、初対面でも打ち解けやすいおすすめのゲームを5つご紹介します。
開催規模や予算、ゲームの所要時間などに合わせて、ぴったりのものを選んでください。
自己紹介しりとり
参加者がしりとり形式で自己紹介を行います。最初の人が「アニメを観るのが好きな山田はなこです」と自己紹介をしたら、次の人は「コロッケが好きな田中じろうです」と前の人の名前の最後の文字から始まる趣味や特徴で自己紹介をつなげていきます。
【進行例】
①最初の人が趣味＋名前で自己紹介
②次の人は前の人の名前の最後の文字から始めて自己紹介
③順に自己紹介をつなぎ、1～2巡して終了
初対面同士でも自然に会話のきっかけをつくり、名前や趣味を楽しく覚えることを目的としています。全員が順番に発言することで場の雰囲気も和らぎます。
社員の名前でビンゴ
社員の名前を使って楽しむビンゴゲームです。参加者は5×5マスの白紙カードに自由に社員の名前を記入し、くじ引きで読み上げられた名前がカードにあればチェックします。縦・横・斜めのいずれかが揃えばビンゴ成立です。
【進行例】
①白紙ビンゴカードを配布
②社員の名前を自由に記入
③くじ引きで名前を読み上げ、カードにあればチェック
④呼ばれた人は一言自己紹介
⑤ラインが揃えばビンゴ
社員同士が名前と顔を覚えやすくなり、自然な会話や交流が生まれるきっかけづくりができます。
共通点探しゲーム
チームやペアで会話をしながら自分たちの共通点をできるだけ多く見つけ出すゲームです。出身地や趣味、好きな食べ物などジャンルは自由。制限時間内に発見した共通点の数を競います。
【進行例】
①2〜4人のチームまたはペアを作る
②5～10分間、自由に会話して共通点を探す
③見つけた共通点をメモし、終了後に発表
会話を通じて互いの共通点を知ることで親近感が生まれ、チームワークや信頼関係を楽しみながら深めることができます。
ジェスチャーゲーム
チームの代表者がジェスチャーだけでお題を表現し、他のメンバーがそれを当てるアクティビティです。言葉を使わずに身振り手振りだけで伝えることで、自然な笑いや盛り上がりが生まれます。
【進行例】
①3～5人のチームを作る
②順番にジェスチャー役となり、お題（動物・職業など）を表現
③他のメンバーが答えを予想
④全員がジェスチャー役を担当し、制限時間内の正解数を競う
軽く体を動かすことで気持ちをほぐし、笑いを通じてチーム内の親近感や一体感を高めてくれます。
社内クイズ
会社にまつわるトピックを題材にしたクイズを通じて、社内の情報を楽しく共有・再発見できるアクティビティです。「社名の由来」や「社員の特技」など、身近な話題が中心なので、誰でも気軽に参加できます。さらにエピソードや補足を加えると、会話が広がります。
【進行例】
①幹事が社内に関するクイズを用意（○×、三択、記述式など）
②個人戦またはチーム戦で一斉に回答
③正解発表後、エピソードや補足を加える
楽しみながら会社への親しみを深め、社員一人ひとりの魅力を再発見でき、年齢や職種を問わず関わりやすい雰囲気づくりを目指します。
エンゲージメントを高める社内イベントならCultiveまで！
歓迎会は新メンバーとの距離を縮め、チームの一体感を高める大切なイベントです。雰囲気づくりやコミュニケーションの活性化など、多くの効果が期待できます。
一方で、準備不足だと盛り上がりに欠けてしまい、せっかくの機会が活かしきれないリスクもあります。限られた時間で段取りを整えるのは簡単ではないため、必要に応じて専門的なサポートを活用するのも有効な手段です。
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