こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultive（カルティブ）です！
「せっかく企画した社内イベントなのに、参加率が低くて盛り上がらない……」「同じメンバーばかりが参加して、全体の一体感につながらない……」こんな悩みを抱えていませんか？
社内イベントは組織の活性化や社員同士の交流を深める重要な機会ですが、参加率の低さに頭を悩ませている企業は少なくありません。
本記事では、社内イベントの参加率が低い根本的な理由から、効果的に参加率を高めるコツまで、実践的なノウハウをご紹介します！
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社内イベントの参加率が低い3つの理由
社内イベントの参加率向上に取り組む前に、なぜ参加率が低いのか？その根本的な理由を理解することが重要です。主な理由として以下の3つが挙げられます。
- イベント内容がつまらない
- プライベートを優先したい
- 事前の告知が足りない
イベント内容がつまらない
社内イベントの参加率が低い最も大きな理由の一つは、「イベント内容に魅力がない」ということです。毎回同じような内容のイベント、一部の社員しか楽しめないイベント、一方的に役員が話すだけのイベントなど、ただ形式的に行われるイベントなどは、参加意欲を大きく下げてしまいます。
特に「前回参加したけれど退屈だった」という過去の経験がある場合、次回のイベントへの参加ハードルは一気に高くなります。また、イベントの目的や参加する意義が明確に伝わっていないと、「時間の無駄になるのではないか」という懸念から参加を見送る社員も少なくありません。
プライベートを優先したい
社内イベントが業務時間外や休日に開催される場合、多くの社員は「プライベートの時間を確保したい」という理由から参加を見送ることがあります。特に、家族との時間を大切にしたい社員や副業・趣味など自分の時間を持ちたい社員にとって、業務時間外のイベントは負担に感じられがちです。
また、働き方の多様化により、時短勤務や育児・介護との両立など、それぞれの事情を抱える社員も増えています。リモートワークの普及により、オフィスに出社していない社員がイベントのために出社することへのハードルも高くなっています。
事前の告知が足りない
情報伝達の不足も、参加率低下の大きな要因の一つです。イベントの存在自体を知らない、または開催日程や詳細を把握していないために参加できないケースは意外と多いです。
告知の内容についても、途中退場ができるのか、何時間拘束されるのか、イベントの詳細が不明瞭だと参加意欲は上がらず、参加率に影響する可能性があります。
また、告知のタイミングも重要です。直前の告知では予定を調整できず、逆に早すぎる告知で忘れられてしまうこともあります。イベントの開催の目的や参加のメリットが明確に伝わらず、効果的な告知方法の不足が、参加率の低下につながっています。
社内イベントの参加率が悪いことでのリスク
社内イベントの参加率が低いままでは、さまざまなリスクや悪影響が組織に生じる可能性があります。具体的なリスクを3つの観点で説明します。
- 社員目線で一体感がないと思われてしまう
- 役員目線で組織力が心配になる
- 開催頻度が減って交流の場がさらになくなる
社員目線で一体感がないと思われてしまう
社内イベントの参加率が低い状態が続くと、「参加する人が少ない＝会社に帰属意識を持っている人が少ない」という印象を社員に与えてしまう恐れがあります。特に新入社員や中途入社の社員にとって、イベントは組織文化や雰囲気を体感する重要な機会です。
また、参加者が少ないと、「みんな来ないなら自分もいいや」と、参加しない空気が定着してしまったり、組織内における分断感や疎外感を生み出す可能性もあります。これにより職場の人間関係構築がさらに難しくなり、組織全体のコミュニケーション不足につながる場合があります。
役員目線で組織力が心配になる
社内イベントの参加状況は、組織の健康診断結果のようなもの。社内イベントの参加率が低いことは「組織の活力低下」「チームワークの欠如」を示す指標として映りがちです。
イベント開催のための予算や人的リソースを投入しているにも関わらず、参加率が低いとROI（投資対効果）の面で疑問視されることになります。
さらに深刻なのは、社内イベントへの参加率の低さが「経営方針や企業文化への共感度の低さ」を表していることです。経営層や役員の視点からは「強制せずとも集まる会社」と自社の差を感じ、リーダー層の巻き込み力にも疑問を持たれる可能性があります。
開催頻度が減って交流の場がさらになくなる
参加率が低い状態が続くと、「どうせ来ないからやらなくていい」と、組織に無関心が蔓延してしまい、開催頻度が減少したり、最悪の場合は中止されたりする可能性があります。これにより、社員間の交流機会がさらに失われるという悪循環に陥ります。
部署や階層を超えた交流の場が減ることで、サイロ化（組織の縦割り状態）が進み、部門間のコミュニケーション不足やチームワークの低下を招きます。長期的には、企業文化の形成・維持が難しくなり、組織のエンゲージメント低下につながる恐れもあります。
社内イベントの参加率を上げるコツ9選
社内イベントの参加率を高めるために、実践的なコツを9つご紹介します。
- 自由参加でなく基本参加の雰囲気を作る
- 開催の目的や参加するメリットを明確にする
- 平日の業務時間内に開催する
- 気軽に参加できるものにする
- 参加したくなる景品や特典を用意する
- 社員の声をイベント内容に反映する
- 誰でも主役になれる要素を入れる
- 上司やリーダーが楽しむ姿を見せる
- 手間のかかる準備は外注にする
自由参加でなく基本参加の雰囲気を作る
「参加するのが当たり前」という組織文化を築くことが、参加率向上の基礎となります。ただし、強制的なものではなく、「特別な理由がない限り参加する」という緩やかな前提を作ることがポイントです。
イベントの案内時に「全社員参加型イベント」という表現を使ったり、部署ごとの参加率を可視化したりする方法があります。また、社内メールやポスターで、みんなで盛り上げるトーンを出したり、経営層からのメッセージで「このイベントは会社として大切にしているもの」というメッセージを伝えることも効果的です。
ただし、どうしても参加できない社員に対しては、柔軟な対応（録画視聴、別日程での参加など）を用意しておくことで、「参加したいけれどできない」社員のフラストレーションを軽減できます。
開催の目的や参加するメリットを明確にする
「なぜこのイベントを開催するのか」「参加することで何が得られるのか」を明確に伝えることは、参加率向上の鍵となります。単に「交流を深めるため」といった抽象的な目的ではなく、より具体的なメリットを伝えましょう。
例えば、「普段関わりのない部署の人とつながりができる」「自分のキャリアに役立つ知識や情報が得られる」など、参加者目線での価値を具体的に示すことが効果的です。
告知の際には、過去のイベントの成功事例やポジティブな感想を共有することも有効です。「前回参加した人の〇〇%が満足」「こんな気付きがあった」といった具体的なフィードバックは、未参加者の参加意欲を高めます。
平日の業務時間内に開催する
業務時間内にイベントを開催することは、参加率を大幅に高める効果的な方法です。「プライベートの時間を削らなくてよい」という安心感が、参加へのハードルを下げます。
特に、ランチタイムや午後のリフレッシュタイムなど、業務の区切りがよい時間帯を選ぶと参加しやすくなります。また、定時前に終了するスケジュールを心がけ、残業や急な対応が必要になっても柔軟に対処できるよう配慮しましょう。
また、リモートワークの社員も参加しやすいよう、オンラインとオフラインのハイブリッド形式を検討することも重要です。場所に縛られず参加できる環境を整えることで、より多くの社員が参加できる機会を創出できます。
気軽に参加できるものにする
参加のハードルを下げるため、イベントへの「入り口」を低くすることが重要です。事前準備や特別なスキルが不要なイベント内容を心がけましょう。また、イベントの流れやプログラムを事前に共有しておくことで、参加することへの心理的なハードルを下げることができます。
また、一部だけの参加も可能にするなど、柔軟な参加形態を認めることも大切です。「途中参加・途中退出OK」という柔軟性があると、より多くの社員が参加しやすくなります。
参加したくなる景品や特典を用意する
外発的動機付けとして、参加者への景品や特典を用意することも効果的な方法です。例えば、参加者限定のおいしいグルメの提供、自分では購入しにくい生活家電などが考えられます。
また、抽選会や表彰など、「運」や「成果」に応じた特典も参加意欲を高めます。「参加すれば当たるかもしれない」という期待感や、「努力が認められる」という満足感は、参加を促す強いモチベーションになります。
ただし、特典だけが目的となってしまわないよう注意が必要です。あくまでイベント自体の価値が中心であり、特典はその「おまけ」という位置づけを明確にしておきましょう。
社員の声をイベント内容に反映する
社員が「自分たちのイベント」と感じられるよう、企画段階から社員の声を取り入れることが重要です。トップダウンで決定されたイベントよりも、社員自身が関わったイベントの方が参加意欲は高まります。
事前アンケートで希望するイベント内容や開催形式を調査したり、部署代表者を集めた企画委員会を組織したりする方法があります。また、過去のイベント後のフィードバックを次回に活かすPDCAサイクルを回すことも効果的です。
「前回このような意見があったので、今回はこう改善しました」と具体的に伝えることで、「自分たちの声が反映される」という実感を持ってもらえます。これにより、「自分ごと」としての当事者意識が高まり、参加率向上につながります。
誰でも主役になれる要素を入れる
参加者が「観客」ではなく「主役」として関われる要素を取り入れることで、参加の満足度と次回への参加意欲が大きく高まります。受け身ではなく、能動的に関われるプログラム設計を心がけましょう。
例えば、写真紹介コーナー、他己紹介バトン、突撃インタビューを取り入れたり、部署ごとの出し物やプレゼンテーションの機会を設けたりすることが考えられます。また、グループワークやディスカッションを取り入れることで、一人ひとりが発言し貢献できる場を作ることも有効です。
「ベストプレゼン賞」「チームワーク賞」など、さまざまな観点での表彰を設けることで、多くの社員が認められる機会を創出できます。「自分も評価される可能性がある」という期待感は、参加へのモチベーションを高めます。
上司やリーダーが楽しむ姿を見せる
経営層や管理職が率先して参加し、楽しむ姿を見せることは、組織全体の参加文化を形成する上で非常に重要です。「トップが本気で取り組んでいる」という姿勢は、部下にとっても参加のハードルが下がり、参加意欲にも大きな影響を与えます。
普段は厳しいイメージのある上司がリラックスした表情でイベントを楽しむ姿は、部下にとって新鮮な驚きとなり、「参加して良かった」という印象を強めます。また、普段は接点の少ない経営層との交流機会も、参加する価値として認識されるでしょう。
ただし、上司の参加が「監視されている」という緊張感につながらないよう注意が必要です。あくまで「一参加者」として自然に楽しむ姿勢が望ましいでしょう。
手間のかかる準備は外注にする
社内イベントの企画・運営に多大な労力がかかると、担当者の負担が大きくなり、参加者へのケアが疎かになってしまう可能性があります。効率的かつ効果的なイベント運営のために、専門性の高い部分や手間のかかる準備は外部パートナーに委託することを検討しましょう。
特に、会場の設営、ケータリング手配、技術的なサポート（音響、映像、オンライン配信など）、ファシリテーションなど、準備に時間がかかるものは、専門企業のサポートを受けることで質の向上とともに担当者の負担軽減が図れます。
外部パートナーを活用することで、担当者は「何をやるか」という本質的な企画部分に集中できるようになります。また、外部の専門家ならではの新鮮なアイデアや、他社事例の知見を取り入れられることも大きなメリットです。
まとめ
社内イベントの参加率を高めるためには、なぜ参加率が低いのかという原因を理解し、それを解決するための効果的な施策を講じることが重要です。本記事でご紹介した9つのコツを実践することで、より多くの社員が「参加したい！」と思えるイベントを実現できるでしょう。
特に重要なのは、イベントの目的と価値を明確に伝えること、参加のハードルを下げること、そして社員が「自分ごと」としてとらえられる工夫を凝らすことです。社内イベントは単なる「息抜き」や「福利厚生」ではなく、組織文化の形成や社員エンゲージメント向上のための重要な投資です。
また、Cultiveでは全社総会からキックオフまでのさまざまな社内イベントの企画／立案／運営のサポートをしております。
会社の理念や文化に沿ったイベント企画で、エンゲージメントにつながるようなアイデアをご提案しますので、社内イベントを検討中の方はぜひお問合せください。
