こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultive（カルティブ）です！
「送別会の幹事を任されたけど、どんな企画をすれば喜ばれるかな……」「主役に感謝の気持ちが伝わる演出はどうしよう……」と考えているみなさん。送別会は長い間ともに働いてきた仲間への感謝を伝え、新たな門出を祝う大切な機会です。
本記事では、送別会を成功させるための具体的なポイント、実践的な手順、そして気をつけたい注意点までを詳しくご紹介します！送別会を通じて、感謝の気持ちを形にするお手伝いをさせてください！
目次
送別会を企画することの重要性
送別会は単なる「お別れの儀式」ではなく、退職者への感謝と敬意を形にして、残るメンバーにもよい姿を見せられる重要な機会です。送別会を丁寧に企画し実施することには、いくつもの意義があります。
まず、送り出される方への感謝や敬意を形にすることができます。言葉だけでなく、時間と労力をかけて会を準備することそのものが、「あなたの存在は私たちにとって大切だった」というメッセージになります。
また、送別会はチームの団結力を強化する効果もあります。ともに働いた思い出を振り返り、笑いや感動を共有することで、参加者同士の絆も深まります。特に普段はあまり接点のないメンバー同士が交流する機会にもなります。
さらに、会社として仲間を大切にし、感謝を伝えるような機会を創出することは企業文化の形成にもつながります。そのような機会を数多く持つチームは日頃のコミュニケーションも活性化しやすく、心理的安全性の向上やエンゲージメントが高まることも期待されます。
送別会を企画する際の3つのポイント
送別会を成功させるためには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
- 主役にスポットライトが当たる
- 年齢や性別問わずすべての参加者が楽しめる
- プライバシーに踏み込みすぎない節度を保つ
主役にスポットライトが当たる
送別会の主役は、もちろん送り出される方です。企画の中心に「主役の存在を輝かせる」という視点で、参加者全員が主役を送り出す共通認識を持つことが大切です。
具体的には、主役の仕事での功績や思い出を振り返る時間を設けることが効果的です。これまでの本人の成果をまとめたり、印象的なエピソードの紹介や一緒に働いたメンバーからのメッセージを集める方法があります。
また、主役の人柄や趣味・特技に合わせた企画も喜ばれます。ただし、主役に過度なプレッシャーをかけることは避け、リラックスして楽しめる空間づくりを心がけましょう。
年齢や性別問わずすべての参加者が楽しめる
送別会は主役のための時間であると同時に、参加者全員の思い出にもなるイベントでもあります。さまざまな年代や立場の人が集まるため、全員が心地よく参加できる配慮が必要です。
まず、お酒の席になることが多い送別会ですが、飲酒を強要しない雰囲気づくりが大切です。ノンアルコール飲料の選択肢を豊富に用意し、食事についてもアレルギーや食事制限にも配慮しましょう。
企画内容も、特定の世代や性別に偏ったものではなく、幅広い人が参加しやすいものを選ぶことが重要です。年配の方も若者も一緒に楽しめるクイズやムービーなど、立場や世代を超えて共感できる「主役との思い出」をテーマにしたトークなどが効果的です。
プライバシーに踏み込みすぎない節度を保つ
送別会を盛り上げようとするあまり、相手のプライバシーに踏み込みすぎてしまうケースがあります。親しい関係であっても、個人的な話題や過度なイジりはしない適切な境界線を設けることが大切です。
プライベートな恋愛事情や家庭の話題、給与や転職先の待遇など、デリケートな内容も避けるべきです。また、過去の失敗談や恥ずかしいエピソードも、本人が公の場で話すことを望まないケースが多いので注意が必要です。
サプライズ演出を計画する際も、主役の性格や好みを十分に考慮しましょう。SNSへの投稿も、必ず本人の許可を得てからにしましょう。全員がきれいな思い出として残せるような意識が、相手への最大の敬意となります。
送別会を企画する手順
送別会を成功させるためには、計画的な準備と段取りが重要です。以下の手順に沿って進めるとよいでしょう。
- 誰が参加・主催するのか明確にする
- 日程・会場・企画を決める
- 挨拶を依頼する
- 予約や必要なものの買い揃えを済ませる
- 参加者にリマインドする
- タイムスケジュール通りに進行する
誰が参加・主催するのか明確にする
送別会の企画の第一歩は、参加者と主催者の範囲を明確にすることです。
まず、参加範囲を決めましょう。部署内だけの小規模なものにするのか、関連部署も含めた大人数のものにするのか、または親しい仲間だけのプライベートな会にするのかを決定します。
次に、主催者を明確にします。通常は直属の上司や同僚が中心となりますが、複数の部署にまたがる場合や大規模となる場合、各部署から代表者を選出して企画委員会のような形を取ることも効果的です。費用負担の方法や決裁プロセスについては、早い段階で合意しておきましょう。
また、送別会の趣旨についても関係者間で共有しておくことが大切です。「感謝を伝える場」「新たな門出を祝う場」「思い出を振り返る場」など、会の主眼をどこに置くかによって、企画内容も変わってきます。
日程・会場・企画を決める
参加者と主催者が決まったら、具体的な日程、会場、企画内容を決めていきます。日程は、主役の都合を最優先にして2〜3日の候補を決め、次にできるだけ多くの参加者、特に主役の親しい同僚や上司が参加できる日を選びましょう。
会場選びは、予算、人数、アクセスのしやすさ、そして企画内容に合わせて検討します。居酒屋や飲食店の個室、カラオケボックス、レストランの貸切などが一般的です。最近ではオンラインでの送別会も増えているので、遠方の方も参加できるハイブリッド形式も検討できます。
会場によって送別会の雰囲気は大きく変わります。余興ができる、食事を楽しめる、プライベート空間を確保できるなど企画や目的にあわせて選定することが望ましいです。
挨拶を依頼する
送別会では、いくつかの重要な挨拶があります。事前に適切な人に依頼しておきましょう。開会の挨拶は通常、主催者や部署の責任者が行います。乾杯の音頭は、主役と親しい上司や同僚に依頼するのが一般的です。中締めや締めの挨拶は、部署の責任者など地位が上の方に依頼することが多いです。
事前に挨拶を用意してもらうよう調整を行ったり、挨拶の例文の紹介、タイムスケジュールと挨拶に必要な時間を伝えることが重要です。
挨拶は会の主旨や本人への感謝を伝えると同時に、全体の雰囲気や会社のスタンスを参加者に印象づける大事なタイミングです。企画や目的と合わせて挨拶担当者とも事前にすり合わせて、心が温まるような時間になるように配慮するといいでしょう。
予約や必要なものの買い揃えを済ませる
会場の予約は早めにおこなうことが重要です。特に人気店や繁忙期は1ヵ月前、遅くとも2週間前には予約を済ませましょう。予約の際は、参加人数、利用時間、予算、コース内容、アレルギー対応の可否などを確認することが大切です。
プレゼントを贈る場合は、予算と品物を決めて購入します。主役の趣味や好みに合わせた品物や、新生活に役立つ実用的なものなど、心のこもったプレゼント選びを心がけましょう。
また、サプライズ企画に必要なものも忘れずに準備します。当日の会計をスムーズにおこなうために、お釣りの準備や支払い方法の確認も重要です。参加者から事前に会費を集めておくと、当日の混乱を避けられます。
参加者にリマインドする
送別会の日が近づいたら、参加者全員に確認のリマインドを送りましょう。一般的には3日前から前日にかけてのタイミングが適切です。
リマインドメールやメッセージには、以下の情報を含めることをおすすめします。
- 日時と場所（地図や最寄り駅からのアクセス情報を含む）
- 会費の金額と支払い方法
- 当日のおおまかなスケジュール
- 特別な準備が必要なこと（サプライズ参加や思い出話の準備など）
- 緊急連絡先（幹事の連絡先）
また、この機会に参加者の最終確認を取り、人数の変更があれば会場に連絡しましょう。当日に何らかのサプライズを予定している場合は、関係者間での最終確認も忘れずに行いましょう。
タイムスケジュール通りに進行する
当日は、事前に計画したタイムスケジュールに沿って進行することが重要です。以下は一般的な送別会のタイムスケジュール例です。
- 開始15分前：幹事は会場到着、セッティング確認
- 開始時間：参加者集合、席への案内
- 開会挨拶と乾杯（約5分）
- 歓談（30〜40分）
- 企画タイム（スライドショー、ゲームなど）（20〜30分）
- プレゼント贈呈（5〜10分）
- 主役からの挨拶（5〜10分）
- 中締め・写真撮影（5〜10分）
- 二次会案内・解散
特に重要なのは、主役の挨拶の時間を十分に確保することです。進行役（司会者）を立てると、よりスムーズに会を進行できます。タイムキーパーの役割も重要で、予定の時間内に終われるよう全体の進行を管理します。
まとめ
送別会は、ともに働いた仲間への感謝と敬意を表し、新たな門出を祝福する大切な機会です。単なるお別れの場ではなく、組織の一体感や文化を醸成する重要なイベントでもあります。
成功する送別会の鍵は、「主役にスポットライトを当てる」「すべての参加者が楽しめる配慮」「プライバシーに配慮した節度ある進行」の3つのポイントを押さえること。そして、「参加者・主催者の明確化」から始まり、「計画的な準備」「当日のスムーズな進行」まで、段階を追って丁寧に準備を進めることが大切です。
送別会は、準備の過程そのものが「あなたを大切に思っている」というメッセージとなります。心のこもった送別会は、送り出される方にとっても、残るメンバーにとっても、心に残る貴重な経験となるでしょう。
また、Cultiveでは送別会だけではなくさまざまな社内イベントの企画／立案から実施までのサポートをしております。
企業の理念や文化を深く理解し、メンバーのエンゲージメントにつながるようなオリジナルのアイデアをご提案しますので、お悩みの方はぜひお問合わせください。
