上場記念パーティの準備と予算について

企業にとって大きな節目となる上場。晴れて上場を果たし、大規模な記念パーティーを開催する企業も少なくありません。上場記念パーティーは他の社内パーティーやイベントとはまた別格の、特別な場であると言えるでしょう。社員やステークホルダーに日頃の感謝を伝え、企業のこれからの未来や理念を訴求し、さらなる飛躍のための一歩とする大切な日です。

それだけに、開催にかかるプレッシャーも非常に大きなものがあります。上場を控え、記念パーティーの企画を任されている方、大規模イベントの企画・運営に不慣れで不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。

「初めてのことで、どんな準備をすればいいのか分からない」

「どんなプログラムを組めばいいのかを知りたい」

「会場や予算についての注意点を教えてほしい」

そんな方々のために、この記事では上場記念パーティーを企画する際の準備やプログラム内容について解説いたします。

パーティー開催について検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

上場承認日から上場日までは短期間！

まず注意しなければいけないのが、上場記念パーティーは短期間で準備しなければいけないということです。上場承認日から実際に上場されるまでは約１ヶ月しかありません。パーティー開催について事前に検討しておけることはあっても、本格的に開催準備に着手できる期間は限られています。

事前にイメージを固め、準備段階での優先順位を把握しておくことがパーティー成功のポイントになります。

上場記念パーティで準備しなくてはいけないもの

上場記念パーティー開催にあたって決めるべきポイントをいくつかご紹介します。

開催の目的

上場をお祝いすることはもちろんですが、開催目的をより明確にすることでパーティーの詳細なイメージを描くことができます。「社員と共に社史を振り返ってオンボーディング効果を入れたい」「ステークホルダーに理念を共有したい」「広報素材として魅力的なシーンを演出し、その後のPRに活かしたい」など、パーティーを開催するにあたって付加したい価値や目的を洗い出しましょう。ここで明確なイメージを描くことが、コンテンツなどを考案するときに助けになってくれます。

開催日時

上場当日には、東証で開催されるセレモニーイベントなどもあり、特に役員メンバーや経営メンバーは多忙になります。そのため、あえて上場当日からズラして、後日にパーティーを開催するという企業も多くあります。上場当日のスケジュールや関係者の都合などを踏まえて、ベストな開催日を決めましょう。

参加人数の確認

上場記念パーティーには社員だけでなく、外部パートナーやステークホルダーなども呼ぶのが通例です。数多くいる関係者の中で、どの層にまで招待を出すのかを事前に確認し、参加者の人数を把握しておきましょう。

会場 / ケータリング手配

日時や参加人数が分かったら会場を手配します。規模に応じた場所を選びつつ、自分たちの社風や目指したい雰囲気なども考慮しましょう。ホテルのホールなどで格式高い雰囲気も演出できますし、式場のパーティールームなどで華やかに行う例もあります。

また、同時に食事の手配も必要となります。ホテルなどの施設であれば食事もセットで提供しているので、その場合はメニュー内容やアルコールの種類を予算に応じて決めていきます。会社にとって大切な節目の日なので、それに相応しいメニューとなるように選びましょう。

食事提供がついていない会場の場合は、自分たちでケータリング会社を手配する必要があります。この場合はメニューの相談だけでなく、当日のパーティー進行に合わせてケータリングを仕込んでもらう時間なども事前に確認しておく必要があります。

パーティー演出 / コンテンツの設計

詳しくは後述しますが、上場記念パーティーには、いわゆる”お決まり”となっているようなプログラム例もあります。役員たちの入場、上場記念の鐘を打つ、記念撮影などの通例となっているコンテンツを取り入れることで、記念式典としての意味合いを強めることができます。それだけでなく、ゲストに向けた理念解説ムービーの上映や、役員から社員への感謝の言葉など、記念式典という場を借りて付加したい価値に合ったコンテンツも足すことができます。どうすればより感動的なパーティーになり、その後の会社にプラスとなるようなモチベーションを生み出すことができるかを考え、演出やコンテンツを考案していきましょう。

また、BGMや照明などの、パーティーを盛り上げるための装置もパーティーを成功に導く重要なアイテムとなります。会場の設備を確認して、際立たせたい瞬間を感動的に彩れるように本番のイメージを膨らませていきましょう。

席次表、席札、進行表、台本作成など

パーティー当日には様々な制作物が必要になります。どういったものが必要になるかをリストアップし、抜け漏れがないように制作スケジュールを綿密に立てておくことも大切な作業になります。

例えば、進行表や台本などは当日進行をスムーズに進め、トラブルを回避する上でも大切なアイテムになります。プログラムやコンテンツ案を固めていくのに合わせて、何度もバージョンアップをかけながら作成します。これらの進行表や台本は、当日の主だったスタッフ、司会者などに配布して、パーティー中に起きる演出や、そのために必要な個々人の動きなどを共有するために用います。

また、席次表や席札といったアイテムもとても大切な役割を担います。これらのアイテムは、ゲストが直接目にして、手に持つものになります。パーティーの目的に合わせたメッセージやデザインを入れ込むことで訴求力を高め、より満足度の高い体験を届ける助けとなります。これからの会社の未来を象徴するようなメッセージや、特別に伝えたい想いなどをデザインして、社員やゲストに届けるアイテムとして活用できます。

運営スタッフの配置図を作成

パーティー当日は多くのスタッフが必要になります。受付やクロークだけでなく、ゲストアテンドやオペレーションとの連携係など、パーティー中は同時多発的に大勢のスタッフが動いています。会場図面などを利用して、誰が、いつ、どこで、どのように動いているのかが分かる資料を作成しましょう。こうした事前準備とシミュレーションを繰り返すことで、トラブルのないパーティー進行が形になっていきます。

会場装飾

パーティーの格式をより高め、参加者の満足度を上げるためにこだわりたいのが会場装飾です。上場記念パーティーの場合、横断幕や吊り看板をステージに設置し、記念撮影時の背景になるようなパネルを用意することが通例となっています。こうした装飾を揃えることで、後々の広報素材としての充実度も高められます。

また、こういった通例とされる装飾だけでなく、より自社「らしさ」を強調することができればその後のエンゲージメントにも繋げやすくなります。例えば、コーポレートカラーに合わせて会場内を統一してみたり、豪華さと絢爛さを追求して生花装飾で室内を埋めてみたり、自社の雰囲気に合わせてカジュアルでカラフルな装飾で統一するようなパターンが考えられます。それ以外にも、それぞれの会社の事業範囲、経営理念や価値観、会社の歴史や文化などによって、装飾案は無限に広がります。自社「らしさ」を反映できるような装飾プランを考え、参加者がワクワクするような空間を作り出しましょう。

記念品準備

上場記念パーティーのような節目の機会では、参加者に贈る記念品も欠かせないアイテムとなります。特に、上場記念パーティーの場合はステークホルダーであるゲストも招待するので、記念品にもこだわりたいところです。どのような品物を選ぶかも重要ですが、感謝のメッセージを同封するなどの仕掛けのアイデアも盛り込みたいところです。上場記念パーティーは、ステークホルダーとの絆を深め、会社のさらなる成長のきっかけともなる機会です。この節目の機会にどのような贈り物を届け、そこにどのようなメッセージを込めるか。記念品はそれを象徴するようなアイテムとなります。予算感とも照らし合わせながら慎重に選びましょう。

当日の記録を残す

パーティーを開催することに意識が向きがちですが、その後の広報PRへの活用方法もイメージしておくことをおすすめします。上場は企業にとって二度とないような節目です。パーティー後にはその様子を世間に発信し、認知拡大ができると理想的です。そのためには、どのようなツールやチャネルを使用し、どのようなクリエイティブをPRに活用していくかを、あらかじめ想定しておくことが大切です。パーティー模様を収めた写真があれば事足りるのか、ダイジェスト映像が必要なのか、記事にして発信するのか・・・。必要なクリエイティブに応じて、スチールやムービーカメラマンの手配を進めましょう。

会場選びで注意すること

パーティーの充実度を上げるために重要なのが会場です。会場の雰囲気や料理の質によって、参加者の満足度はかなり左右されます。間違いのない会場選びのために、いくつか注意しておきたいポイントをご紹介します。

問い合わせは早めに

パーティーのレンタル会場には、一般的に予約が殺到して埋まりやすいとされる時期があります。入社式や内定式の多い4月と10月、結婚式関連のパーティーが多い6月、忘年会シーズンとなる12月などです。それ以外にも、会場によって繁忙期は異なります。早めに問い合わせをして希望時期の空き状況は確認しておきましょう。また、仮予約やキャンセル規定の情報も同時に聞いておくことをおすすめします。複数の候補会場を押さえておければ、急な変更にも対応しやすくなります。

アクセス環境を確認

外部からのゲストを呼ぶ場合、やはり会場のアクセス環境には気をつけたいところです。最寄駅が主要路線にあるか、駅から会場までの所要時間、タクシー乗り場や駐車場の有無、周辺の宿泊施設など、様々なゲストが来ることを想定しながら確認を進めましょう。最大数のゲストが気持ちよく利用できるように配慮することが、パーティー成功の大切なポイントとなります。

料金体系の確認

会場によっては、レンタル料以外にも値段の発生する項目があります。例えば、照明音響などのステージ設備の使用料、オペレーションスタッフの手配料、マイク／プロジェクターなどの使用料などは、パーティーコンテンツに欠かすことができない項目なので特に注意が必要です。会場の貸し出し備品リストなどがあれば目を通し、不明点があれば会場に確認しておきましょう。

他にも、会場によっては食事の最低保証金額が設定されていたり、装飾用のアイテムなどの持ち込み料がかかる場合もあります。後々のトラブルを避けるためにも、丁寧な確認をすることをおすすめします。

レイアウトを想定してみる

パーティー会場を決める際は、実際に下見に行ってみることをおすすめします。会場のホームページには「収容人数」が記載されていることがよくありますが、「実際に行ってみたら想像以上に狭かった」ということもよくあるからです。また、立食時と着席時では収容可能な人数も大きく異なりますし、テーブルが円卓か長机型かによっても印象は大きく変わってきます。ホームページの情報では想定しきれないこともあるので、ぜひ下見に行ってみてください。

そうして間違いのない会場を選べたら、実際の参加者数に応じてレイアウトを組んでみましょう。これは会場図面などを利用して正しい縮尺で描けると理想的です。席同士が近くて窮屈でないか、ビュッフェ台までの経路が混雑しないか、トイレなどへのアクセスはスムーズかなどを確認しながら、みんなが居心地良く過ごせるレイアウトを考えましょう。

レンタル時間について

パーティーを上場当日に開催するかにもよりますが、開催時間は、参加者にとってストレスの少ない時間帯を選ぶことが理想的です。遠方からのゲストがいる場合は、新幹線や飛行機を利用することも想定して時間を組む必要があります。

また、意外と盲点になるのがパーティーの前準備と後片付けの時間です。大きな装飾を入れたり、物量が多い場合には、準備時間も後片付けも長く必要になります。他にも、パーティー内のコンテンツや演出が多いときには、開場前のリハーサル時間も必要になります。

レンタル時間が短すぎると、こういった準備やリハーサルが十分に行えず、結果としてパーティー全体の質を落としたり、最悪の場合は本番中のトラブルにも繋がりかねません。ゲストにストレスを与えない時間帯で、準備と片付けにも余裕を持った状態でレンタルできるようにスケジュールを組みましょう。

上場記念パーティのプログラムってどんなもの？

前述しましたが、上場記念パーティーにはいくつかの”お決まり”となっているようなコンテンツもあります。充実したパーティーにするためにはどんなプログラムを組めばいいのか、ここでは上場記念パーティーのオーソドックスなプログラム例をご紹介します。

開場（受付スタート）

参加者が会場に到着し始めます。受付が混雑しないように、あらかじめゲストの動線と人員配置を組んでおきましょう。

開会の挨拶

司会が開会を知らせ、役員などが挨拶をします。

ゲストからの祝辞

外部ゲストから祝辞をもらいます。

鏡開き / 打鐘などのセレモニー

お祝いの場に相応しいセレモニーで開幕しましょう。ちなみに鐘を打つ回数は、作物の実りを願う「五穀豊穣」にちなんで5回が通例とされています。

乾杯

乾杯のタイミングは参加者の気分を盛り上げる意味でも重要な瞬間です。BGMなどの演出効果を使って華やかにしましょう。

歓談

社員同士やゲストとのコミュニケーションの時間となります。こういった時間は手持ち無沙汰になりやすく、見知った相手とばかり話をしがちです。新しい人と話すきっかけになったり、会話が弾むような仕掛けを加えておけると理想的です。

イベントコンテンツ

マジックなどのパフォーマンスショーや、みんなが参加できるようなゲーム性のあるコンテンツなど、参加度が高くなるようなものを企画しましょう。

歓談

歓談は食事を楽しんでもらうための時間でもあります。歓談を何度か挟む場合はメインディッシュやデザートをいつ出すのかを事前に決めておき、より満足度の高いものになるようにしましょう。

社長からの挨拶

社員やゲストに向けて、節目を迎えた感謝や今後に向けたメッセージを伝える時間です。参加者にとってエモーショナルな内容になるように、事前に話してほしい内容のイメージなどをすり合わせておけるといいかもしれません。

集合写真撮影

看板や背景パネルを活かして集合写真を撮りましょう。「ハイ、チーズ」の掛け声で特大クラッカーを使用するなど、自然な笑顔が飛び出すような工夫をすることで、広報資料としても魅力的な写真を撮ることができます。

エンドロールムービー

当日のパーティー模様を収めたダイジェストムービーや、事前制作した社史を辿るムービーなど、参加者へのメッセージを伝える貴重なタイミングです。締めくくりに相応しいムービーを考案しましょう。

お見送り / 記念品

お見送りもゲストとの大切なコミュニケーションの時間です。また、記念品にメッセージを込めることで、帰宅してからも思い出してもらえるようなパーティーにしましょう。

プログラムの作成時に気を付けることは？

代表的なプログラム例をご紹介したあとで、当日進行を設計する上でのポイントをご紹介します。

リハーサルは “通し” で本番同様に行うこと

目玉となるようなコンテンツのリハーサルはもちろんですが、意外と盲点なのがその合間の繋ぎの部分です。登壇者の動線はどうするか、マイクフォローをどうするか、音響や照明のタイミングをどう合わせるか・・・。プログラム通りのリハーサルを通して行うことで気づくこともたくさんあります。なるべく本番同様の人員配置をした上で、それぞれの動きを確認しながらリハーサルを行いましょう。

時間に余裕のあるプログラムを作成すること

祝辞や挨拶のコメントが長引いて全体のスケジュールが押していく・・・。これはイベントなどでよく見られることです。時間を調整するために歓談タイムを短くした結果、ゲストが満足に食事できなかった、なんていう結果にも繋がりかねません。また、集合写真なども、全員の位置を調整するのに時間がかかり、想定以上に撮影時間が伸びることがあります。一つ一つのプログラムは余裕を持ったスケジュールで組み、多少の遅れが生じても調整できるようにしておきましょう。

歓談時間は多めに！

挨拶やコンテンツが行われている間は、参加者はステージを見ることに集中していてなかなか食事をとれません。歓談時間をしっかり設計して、食事も楽しんでもらえるようにしましょう。また、この時間はカジュアルな会話ができるタイミングでもあります。お互いの名前が分かるように名札を用意したり、知らない人とも会話をするきっかけとなるようなコンテンツを用意して、交流が生まれるような時間としましょう。

上場記念パーティのお手伝いをしてくれる会社

上場記念パーティーを開催するためのポイント、いかがだったでしょうか。

この記事が、開催を予定している方々の参考になれば幸いです。

上場という記念すべき節目は、会社全体の足並みを揃えてさらなる飛躍をする大きなチャンスです。会社の想いと経営理念を伝えることで、ステークホルダーとの強い関係構築にもなりえます。そのためにも、細部にまで行き届いたパーティー進行を組み、参加者と共有できるような強烈な感動体験となるようなパーティーを開催しましょう。

とはいえ、通常業務を行いながら全てを自社で準備することも難しい面があります。そういった場合はイベント制作会社などに依頼するのも方法のひとつです。

Cultive（カルティブ）では、オリジナルウェディングの実績も活かし、多数の企業イベントの実績があります。会社の理念や “想い” を深くヒアリングし、デザインとクリエイティブの力で想いをカタチに変え、ゲストの心が震えるような体験を提供しています。お困りの際はぜひCultiveまでご相談ください。