内定辞退への返信例文！採用担当者が押さえるべき対応のコツ

内定辞退への返信が重要な3つの理由

内定辞退への返信は、企業にとって重要な意味を持ちます。主な理由として、以下の3点が挙げられます。

• 企業イメージの維持につながるため
• 応募者の不安を解消し信頼関係を保つため
• 今後のビジネスでの関係性を考慮するため

それぞれの内容について、具体的に見ていきましょう。

企業イメージの維持につながるため

SNSや口コミサイトの普及により、採用対応の評判はすぐに広まる現状があります。転職会議や企業の口コミサイトでは、選考プロセスや企業の対応が詳細に書き込まれています。

だからこそ、丁寧な返信が企業の誠実さを示し、ブランドイメージ向上につながります。内定辞退という残念な場面でも、最後まで丁寧に対応する企業は、求職者から高く評価されるでしょう。

逆に不適切な対応をすると、ネガティブな評判が拡散するリスクがあります。「内定辞退したら高圧的なメールが来た」「返信すらなかった」といった書き込みは、企業の採用活動に深刻な影響を与えかねません。

内定辞退者も潜在的な企業の広報担当という視点を持つことが重要です。よい印象を持ってもらえれば、友人や知人に企業を紹介してくれる可能性もあります。逆に悪い印象を持たれれば、反対の効果が生まれてしまうでしょう。

応募者の不安を解消し信頼関係を保つため

内定辞退を伝える応募者の心理として、申し訳なさ、不安、怒られるのではという恐怖があります。せっかく内定をもらったのに断るという行為は、多くの人にとって大きなストレスです。そこで丁寧な返信を迅速にすることにより、応募者の心理的負担を軽減できます。「理解してもらえた」「怒られなかった」という安堵感が、応募者の気持ちを楽にするでしょう。

こうした誠実な対応が応募者の安心感につながり、企業への信頼を保てます。たとえ入社には至らなくても、「よい企業だった」という印象を持ってもらえれば、将来的な関係につながる可能性があります。

もし返信がなかった場合、応募者は怒らせてしまったのではと不安になります。「無視されている」「迷惑だったのでは」と感じ、罪悪感と不安が増幅してしまうかもしれません。そのため、迅速な返信により、こうした不安を取り除くことが大切です。

今後のビジネスでの関係性を考慮するため

内定辞退者が将来的に取引先、お客様、ビジネスパートナーになる可能性があります。数年後、別の立場で再び関わることは珍しくありません。特に業界が狭い場合、辞退者と再び関わる機会があることも想定すべきです。転職を繰り返すなかで、また接点が生まれることもあるでしょう。その時によい印象を持っていてもらえるかどうかが、ビジネスに影響する可能性があります。

また、一度は辞退したものの、数年後に経験を積んでから再度応募してくれるケースもあります。丁寧な対応をしていれば、そうした機会も期待できるでしょう。

長期的な視点でのリレーション構築の重要性を忘れてはいけません。目の前の採用活動だけでなく、将来的な企業の発展を考えれば、すべての応募者と良好な関係を築いておくことが賢明な選択といえます。

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内定辞退メールに返信する際の基本マナー

内定辞退メールへの返信には、押さえるべき基本マナーがあります。主なマナーとして、以下の4点を確認しましょう。

• 迅速に返信する！24時間以内が目安
• 感情的にならず冷静に対応する
• 丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを忘れない
• 新規作成で送る！返信ボタンは使わない

それぞれの内容について、具体的に見ていきましょう。

迅速に返信する！24時間以内が目安

返信が遅れると、辞退を伝えた応募者は「ちゃんと届いているか」「気まずく思われていないか」と不安になってしまいます。企業としての誠実な姿勢を示すためにも、理想的な返信タイミングは24時間以内が望ましく、遅くとも2営業日以内には対応すべきです。

万が一、すぐに対応が難しい場合でも、まずは「ご連絡ありがとうございます。内容を確認いたしました」といった受領確認の返信だけでも先に送りましょう。それだけでも応募者の不安を和らげ、企業としての配慮が伝わります。

迅速な返信は、内定辞退という場面であっても「対応の丁寧な、きちんとした企業」という好印象を残します。短いやり取りでも、最後まで丁寧な対応を心がけることが、企業ブランドの信頼感につながります。

感情的にならず冷静に対応する

採用担当者が感じる残念さや怒りの感情は、自然なものです。時間と労力をかけて選考を進めてきたのに辞退されれば、落胆するのは当然でしょう。しかし、感情的な返信は企業の評判を下げるリスクがあります。怒りをぶつけたメールを送れば、それがSNSで拡散され、取り返しのつかない事態になるかもしれません。

まずは、応募者には職業選択の自由があることを再認識する必要があります。憲法で保障された権利であり、企業がそれを制限することはできません。

冷静で客観的な対応を心がけるべき理由は、企業の品格を保つためです。どれだけ残念でも、プロフェッショナルとしての姿勢を崩してはいけません。

感情をコントロールする具体的な方法として、一度下書きして見直すことが有効です。書いた直後は感情的になっているため、少し時間を置いてから読み返すことで、不適切な表現に気付けるでしょう。

丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを忘れない

辞退されても、選考に時間を割いてくれたことへの感謝を伝えるべき理由があります。応募者も忙しいなか、書類作成や面接に時間を使ってくれたのです。だからこそ、丁寧な言葉遣いで企業の品格と誠実さを伝えましょう。

具体的に使うべきフレーズ例として、「残念ですが、ご意思を尊重いたします」「ご検討いただき、誠にありがとうございました」「選考にお時間を割いていただき、感謝申し上げます」といった表現が適切でしょう。

定型表現として、これらのフレーズを覚えておくことで、スムーズに返信を作成できます。感謝の気持ちを伝えることで、応募者も気持ちよく辞退できます。後ろめたさを感じている応募者に対して、「こちらこそありがとうございました」という姿勢を示すことで、双方がよい気持ちで終われるでしょう。

新規作成で送る！返信ボタンは使わない

内定辞退のような重要な連絡に対して返信する際は、返信ボタンではなく、新規メールとして送信するのがマナーとされています。返信ボタンを使用すると件名に「Re:」がついてしまい、形式的でやや軽い印象を与える可能性があります。

一方で、新規メールとして送ることで、件名を適切に設定でき、相手にとっても内容がひと目で分かりやすくなります。例えば、件名には以下のような表現がよいでしょう。

• 「内定辞退のご連絡を承りました／株式会社○○」
• 「ご辞退の件につきまして／株式会社○○」
• 「○○様 内定辞退のご連絡を拝受しました」

さらに、新規メールにすることで、送受信履歴が整理しやすくなり、社内での対応履歴の管理もしやすくなります。丁寧で誠実な印象を保つためにも、ひと手間を惜しまず、新規作成での返信を心がけましょう。

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【状況別】内定辞退への返信例文集

内定辞退への返信は、状況に応じて適切な文面を選ぶ必要があります。主なパターンとして、以下の4つを紹介します。

• 辞退を承諾する場合の返信例文
• 辞退を引き留めたい場合の返信例文
• 承諾後に辞退された場合の返信例文
• 新卒採用で辞退された場合の返信例文

それぞれの状況に応じた例文を、具体的に見ていきましょう。

辞退を承諾する場合の返信例文

最も基本的なパターンとして、シンプルで丁寧な対応が求められます。

【例文1（シンプルで丁寧な基本パターン）】

件名: 内定辞退のご連絡を承りました/株式会社○○

 

○○様

お世話になっております。株式会社○○採用担当の△△です。

この度は、内定辞退のご連絡をいただき、ありがとうございます。○○様のご意思を尊重し、内定辞退を承諾いたします。

選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。○○様の今後のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

なお、選考を通じてお預かりした個人情報につきましては、弊社の規定に基づき適切に破棄させていただきます。

 

株式会社○○

採用担当 △△

【例文2（より温かみのある丁寧なパターン）】

件名: ご連絡ありがとうございます/株式会社○○

 

○○様

お世話になっております。株式会社○○採用担当の△△です。

この度は、ご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。

○○様とご一緒にお働きできることを楽しみにしておりましたので、大変残念ではありますが、ご決断を尊重し、内定辞退を承諾いたします。

選考を通じて○○様とお話しできたことは、私どもにとっても貴重な機会でした。心より感謝申し上げます。

○○様の新たな門出が素晴らしいものとなりますよう、心からお祈り申し上げます。

 

株式会社○○

採用担当 △△

各例文の使い分けは、企業の社風や応募者との関係性に応じて選ぶとよいでしょう。

辞退を引き留めたい場合の返信例文

引き留めを試みる際の注意点として、しつこくならないこと、相手の意思を尊重することが重要です。押し付けがましい対応は、かえって逆効果となります。

【例文1（面談を提案するパターン）】

件名: 内定辞退のご連絡について/株式会社○○

 

○○様

お世話になっております。株式会社○○採用担当の△△です。

この度は、ご連絡をいただきありがとうございます。

○○様のご決断を尊重いたしますが、もしよろしければ、一度お話しする機会をいただけないでしょうか。何か不安な点や懸念事項がございましたら、解消できる可能性もあるかと存じます。

オンラインでの面談も可能ですので、ご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。もちろん、ご無理をお願いするつもりはございませんので、ご検討いただけますと幸いです。

 

株式会社○○

採用担当 △△

【例文2（条件面での再検討を提案するパターン）】

件名: 内定辞退のご連絡について/株式会社○○

 

○○様

お世話になっております。株式会社○○採用担当の△△です。

この度は、ご連絡をいただきありがとうございます。

○○様とご一緒にお働きできることを楽しみにしておりましたので、残念に思っております。もし差し支えなければ、辞退を決められた理由をお聞かせいただけないでしょうか。

勤務条件やその他の面で、何か懸念点がございましたら、解消できる可能性もあるかと存じます。ご無理のない範囲で結構ですので、ご検討いただければ幸いです。

 

株式会社○○

採用担当 △△

引き留めメールは1回までにしておきましょう。それ以上繰り返すと、ハラスメントと受け取られる可能性があるため、相手の意思を尊重する姿勢が大切です。

承諾後に辞退された場合の返信例文

承諾後の辞退は企業にとって大きな打撃ですが、法的には認められています。民法上、雇用契約は開始の2週間前までに解約できるとされています。

【例文】

件名: 内定辞退のご連絡について/株式会社○○

 

○○様

お世話になっております。株式会社○○採用担当の△△です。

この度は、ご連絡をいただきありがとうございます。

一度ご承諾をいただいたあとの辞退ということで、すでに入社に向けた準備を進めておりましたので、正直なところ非常に残念に思っております。

しかしながら、○○様にもやむを得ない事情があったものと理解しております。ご意思を尊重し、内定辞退を承諾いたします。

○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

 

株式会社○○

採用担当 △△

このケースでは特に冷静な対応が求められます。怒りや失望を感じても、それを表に出さないプロフェッショナルな姿勢が重要です。

新卒採用で辞退された場合の返信例文

新卒学生への配慮が必要な理由として、社会人経験が少なく、不安が大きいことが挙げられます。就職活動自体が初めての経験であり、内定辞退の連絡にも大きなストレスを感じているでしょう。そのため、学生に寄り添った温かいトーンで返信しましょう。

【例文】

件名: 内定辞退のご連絡を承りました/株式会社○○

 

○○様

お世話になっております。株式会社○○採用担当の△△です。

この度は、ご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。就職活動、本当にお疲れ様でした。

○○様とご一緒にお働きできることを楽しみにしておりましたので残念ではありますが、○○様のご決断を尊重し、内定辞退を承諾いたします。

選考を通じて○○様の真摯な姿勢に触れることができ、私どもにとっても貴重な経験となりました。ありがとうございました。

○○様の新社会人としてのスタートが素晴らしいものとなりますよう、心から応援しております。また、将来的に機会がございましたら、ぜひお声がけいただければうれしく思います。

今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

 

株式会社○○

採用担当 △△

新卒採用では、特に企業イメージが重要です。学生同士のネットワークは密接であり、対応の良し悪しはすぐに広まります。丁寧な対応が、翌年以降の採用活動にもよい影響を与えるでしょう。

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返信メールに必ず記載すべき5つの要素

内定辞退への返信メールには、必ず含めるべき要素があります。必須の要素として、以下の4点を押さえましょう。

• 内定辞退の連絡への感謝
• 辞退を承諾する旨
• 選考への参加に対する感謝
• 今後の発展を祈る言葉

それぞれの内容について、具体的に見ていきましょう。

内定辞退の連絡への感謝

内定辞退の連絡を受けた際には、まず連絡をいただいたこと自体への感謝を伝えることが大切です。連絡なしで音信不通になってしまう応募者もいるなか、きちんと辞退の意思を伝えてくれることは、誠実な姿勢の表れです。その対応に対して敬意を示し、感謝の気持ちを伝えることが、社会人同士の信頼あるやり取りにつながります。

具体的な表現としては、「この度は、ご丁寧にご連絡をいただきありがとうございます」といった一言が効果的です。このような感謝の言葉は、応募者が感じているかもしれない「辞退して申し訳ない」という罪悪感を和らげることにもつながります。

丁寧で前向きな対応を心がけることで、たとえ辞退という結果であっても、良好な関係性を築くことができます。

辞退を承諾する旨

内定辞退の連絡を受けた際には、「辞退を承諾したこと」を明確に伝えることが大切です。もし返答が曖昧だったり、はっきりと辞退を受け入れる意思が伝わらない場合、応募者は「本当に大丈夫だったのだろうか」「失礼ではなかったか」と不安を感じてしまうことがあります。

そのため、「ご意思を尊重し、内定辞退を承諾いたします」や「今回のご判断を真摯に受け止め、辞退をお受けいたします」といった、明確な表現を用いることが重要です。

はっきりと承諾を伝えることで、応募者も安心して次のステップへ進むことができ、企業側としても丁寧に対応したという印象を残せます。たとえご縁がなかったとしても、最後まで誠実に向き合うことで、双方が気持ちよく関係を終えることができます。

選考への参加に対する感謝

内定辞退の返信メールでは、応募者がこれまでの選考に時間と労力をかけてくれたことに対して、しっかりと感謝の気持ちを伝えることが欠かせません。応募者もエントリーから面接に至るまで、準備や移動、スケジュール調整など、多くの時間を費やしています。その努力に対して敬意を示すことで、企業としての誠実な姿勢が伝わります。

例えば、「これまでの選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました」といった一言があるだけでも、応募者に対する丁寧な配慮が伝わります。

こうした感謝の言葉は、単なる礼儀ではなく、企業の人材に対する姿勢や信頼性を示す大切なメッセージです。結果としてご縁がなかったとしても、誠実な対応が企業の印象をよくし、今後のブランド価値にもつながっていきます。

今後の発展を祈る言葉

内定辞退に対する返信メールの締めくくりには、応募者の今後を応援する前向きな言葉を添えましょう。たとえご縁がなかったとしても、「よい関係で終える」ことが、企業イメージの向上にもつながります。

例えば、「今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます」といった言葉は、定型的でありながらも、応募者に対する敬意と温かみを伝えることができます。こうした一言があることで、メール全体が柔らかく、丁寧な印象で締まり、企業としての誠実さも伝わります。

最後に前向きな言葉を添えることで、応募者が罪悪感を抱えずに、次の一歩に進みやすくなる効果もあります。形式的だからこそ、丁寧に表現することで、企業としての人柄がにじみ出る大切なポイントです。

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内定辞退への返信でやってはいけないNG対応

内定辞退への返信では、避けるべき対応があります。主なNG対応として、以下の5点に注意しましょう。

• 返信しない・返信が遅い
• 高圧的な態度や責める表現を使う
• しつこく理由を追及する
• 損害賠償をちらつかせる
• SNSや口コミでの悪評につながる表現を使う

それぞれのNG対応について、具体的に見ていきましょう。

返信しない・返信が遅い

内定辞退の連絡に対して「返信しない」「返信が遅い」という対応は、企業として最も避けるべきNG行動です。連絡をくれた応募者に何の返答もしないことは、無視されたと感じさせてしまい、大きな不信感につながります。

また、返信が遅れることも問題です。「この会社は連絡が遅い」「対応が雑」といった印象を与え、企業イメージを大きく損ねる原因になります。特に内定辞退のような繊細なやりとりでは、応募者も不安を感じていることが多いため、迅速で丁寧な対応が求められます。

さらに、最近ではSNSや口コミサイトに「辞退の連絡をしたのに返信がなかった」と投稿されるリスクもあります。一度そのような評価が広がってしまうと、採用活動全体に悪影響を及ぼしかねません。誠意ある対応を心がけることで、最後まで信頼される企業であることを示しましょう。

高圧的な態度や責める表現を使う

内定辞退の返信で「高圧的な態度」や「責める表現」を使うことは、絶対に避けるべきNG対応です。「非常識だ」「今さら何を言っているんですか？」「多大な迷惑がかかっている」といった表現は、応募者に強いプレッシャーを与え、不快感や恐怖感を抱かせる原因になります。

こうした対応は、たとえ一時的な感情によるものであっても、企業イメージを著しく損ないます。場合によっては、パワハラと受け取られるリスクさえあり、法的な問題に発展する可能性も否定できません。

さらに、応募者がこの体験をSNSや口コミサイトで発信すれば、他の求職者に悪評が広まり、今後の採用活動に大きな支障をきたす恐れもあります。企業の信頼は、選考結果に関わらず、常に丁寧で敬意ある対応を積み重ねることで築かれるものです。冷静かつ誠実な対応を心がけましょう。

しつこく理由を追及する

内定辞退の理由を確認すること自体は問題ありませんが、しつこく追及するのは絶対に避けるべきNG対応です。応募者の多くは、言いにくい理由を抱えていることもあり、「どうしても理由を教えてほしい」「本当の理由は何ですか」といった圧を感じる表現は、相手に不快感を与えるだけでなく、プレッシャーを与えてしまいます。

もし応募者が理由の明言を避けた場合には、無理に聞き出そうとせず、素直に「ご事情を理解いたしました」と引き下がるのが望ましい姿勢です。過度な追及は、受け取る側によってはハラスメントと感じられる可能性もあり、企業としての信頼を損ねかねません。

辞退という結果であっても、最後まで応募者に敬意を持って接することが、良好な印象を残すためには不可欠です。理由の聞き方にも十分な配慮を忘れないようにしましょう。

損害賠償をちらつかせる

内定辞退に対して「損害賠償を請求する」といった発言をすることは、絶対に避けるべきNG対応です。たとえ企業側に多少の損失が生じたとしても、応募者に損害賠償責任が認められるケースは極めて稀で、現実的にはほとんど成立しません。

そのような脅し文句を使うことで、企業側が感情的・高圧的に対応している印象を与えてしまい、応募者との信頼関係は完全に崩れます。さらに、受け取る側によっては威圧行為や精神的なハラスメントととらえられ、法的なトラブルに発展するリスクさえあります。

また、こうした対応はSNSや口コミサイトなどで瞬く間に拡散され、企業の評判を著しく傷つける結果になりかねません。内定辞退はあくまで応募者の自由意思であり、企業側は冷静かつ誠実に対応する姿勢が求められます。信頼を守るためにも、絶対に脅しのような言葉を使ってはいけません。

SNSや口コミでの悪評につながる表現を使う

内定辞退に対して、「もう二度と応募しないでください」や「今後一切連絡は不要です」といった拒絶的な表現を使うのは絶対に避けるべき対応です。このような強い言い回しは、応募者に冷たい印象を与え、深く傷つけてしまうだけでなく、企業のイメージを大きく損なう原因になります。

また、あまりにも事務的すぎる文面や感情のこもらない対応も、「冷たい会社」「人を大切にしない企業」といった印象を与えかねません。現代では、こうしたやり取りがSNSや口コミサイトでスクリーンショット付きで共有されるケースも珍しくなく、たった一通のメールが企業の評判に直結するリスクがあります。

すべてのメール対応には「公開される可能性がある」という前提で、丁寧で誠実な文章を心がけるべきです。応募者一人ひとりへの対応が、企業の信頼を築く礎となります。

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内定辞退を減らす企業文化の醸成はCultiveへ

内定辞退への適切な返信は、企業イメージの維持、応募者との信頼関係の構築、将来的なビジネスチャンスの保持につながる重要な対応です。

迅速で丁寧な返信、感情的にならない冷静な対応、必要な要素を含めた文面の作成、NG対応の回避が、採用担当者として押さえるべきポイントとなります。状況に応じた適切な例文を参考に、誠実な対応を心がけましょう。

しかし、そもそも内定辞退を減らすことができれば、こうした対応の必要性も減ります。Cultiveは、企業文化の醸成や採用ブランディングを通じて、応募者に選ばれる企業づくりをサポートします。

魅力的な企業文化を育て、入社したいと思われる会社にするお手伝いをさせてください。まずはお気軽にご相談ください。ともに、選ばれる企業を目指しましょう。