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全社会議が「無駄」と言われる5つの理由
全社会議が無駄だと感じられてしまうのには、経営側が気付きにくい現場の実態が隠れています。ここでは、なぜ社員が全社会議を「無駄」と感じるか、具体的な理由を見ていきましょう。
- 理由①目的が不明確で「なぜ集まるのか」が伝わっていないため
- 理由②自分に関係のない話が多く時間を奪われているため
- 理由③一方的な報告だけで終わって議論や意見交換がないため
- 理由④結論や具体的なアクションが決まらず進展がないため
- 理由⑤定期開催されているだけで形式的なものになっているため
理由①目的が不明確で「なぜ集まるのか」が伝わっていないため
会議の目的が参加者に伝わっていないと、社員は「何のために時間を使っているのか」がわからず、無駄だと感じてしまいます。目的が明確に共有されていない会議は参加者の心が離れていき、生産性の低い時間になってしまいます。「なぜここに集まったのか」という問いへの答えが見えないまま時間だけが過ぎていく状況では、会議への期待が失われてしまうでしょう。
経営側は「会社の方向性を共有したい」という想いを持っていても、それが言葉として明示されていなければ、社員の心には届きません。経営側が「言わなくてもわかるだろう」とあたり前に感じていることこそ、丁寧に言葉にして伝えることが大切です。
理由②自分に関係のない話が多く時間を奪われているため
自分の業務に直接関係のない話を全社会議で長時間聞いていると、社員は時間を奪われていると感じてしまいます。会議の内容が自分の仕事や成長に結びつかないと感じれば、参加する意欲は少しずつ失われていくでしょう。
例えば、営業部門の社員が製造部門の詳細な生産工程の報告を聞いても、それを日々の業務で活用できる場面はほとんどありません。30分の会議のうち、自分に関係する内容が5分だけだったら、残りの25分は「関係のない時間」と感じてしまいます。
特に業務が忙しい時期には「会議の間に、仕事を進められたのに」との想いが積もっていきます。大切な時間を使ってもらうからこそ、会議の内容が参加者にとって意味あるものか、問い直しましょう。
理由③一方的な報告だけで終わって議論や意見交換がないため
経営層や各部署からの一方的な報告だけで終わる会議では、社員は情報を受け取るだけの立場になってしまいます。質疑応答や意見交換の機会がなければ、社員が会議に関わる余地はなく「自分が参加する意味があるのだろうか」という想いが募っていきます。
結果として、会議は単なる報告会として受け取られ「それならメールや社内報で伝えてもらえれば十分ではないか」と感じる社員もいるかもしれません。
会議は本来、言葉を交わし合う場です。双方向の対話があってこそ、参加している実感が湧いてきます。一方通行のコミュニケーションでは、社員の心は会議から遠ざかっていくでしょう。
理由④結論や具体的なアクションが決まらず進展がないため
会議で話し合いはしても、最終的な結論や具体的なアクションプランが決まらなければ、社員は「何も進まなかった」と感じるでしょう。その場で意思決定できる人が参加していない、あるいは決定を先延ばしにしてしまうと、議論だけで終わる会議になってしまいます。
結論が出ないということは、次回も同じ議題になるということです。「この話、前回もしたよね」という既視感が、社員の会議への期待を少しずつ失わせていくでしょう。
議論した内容が具体的な行動に移されてこそ、会議には意味が生まれます。「あの会議で決まったことが、実際に形になった」という体験の積み重ねが、社員の会議への信頼を育みます。
理由⑤定期開催されているだけで形式的なものになっているため
「定例だから開催する」という理由だけで集まる会議は、目的が曖昧になりやすく、内容の伴わない形骸化したものになりがちです。参加者も「今回も同じような内容だろう」と予測し、集中して聞く姿勢を失ってしまいます。
また、定例会議への依存は、重要な情報が発生しても「次の定例会議で共有しよう」と先送りされやすくなり、迅速な判断や対応を妨げる原因になります。
その結果、社員の時間を消費するだけでなく、組織全体の機動力も低下しかねません。本来全社会議は「必要なときに、必要な情報を共有する」柔軟さが求められるにも関わらず、それが失われてしまう点も、定例会議の大きな課題です。
全社会議は本当に無駄なの？経営視点で考えるメリット
ここまで全社会議への批判的な声を見てきましたが、適切に運営されれば、全社会議は組織にとって重要な役割を果たします。経営視点で考える全社会議のメリットを見ていきましょう！
- 会社のビジョンや戦略を全社員に直接伝えられる
- 部署間の壁を越えた情報共有とコミュニケーションを促せる
- 社員のエンゲージメントと帰属意識を高められる
- 経営層と現場の距離を縮めて組織の一体感を醸成できる
会社のビジョンや戦略を全社員に直接伝えられる
経営層が直接、会社のビジョンや中長期的な戦略を全社員に伝えられる機会は、全社会議の最も大きな価値です。経営層が自らの言葉で語ることで、メールや社内報では伝わりにくいニュアンスや熱量まで共有でき、社員の理解や共感を得やすくなります。
ビジョンや戦略が中間管理職を介して伝わる過程で起こりがちな「伝言ゲーム」を防ぎ、情報の正確性を保てる点も大きなメリットといえます。対面やオンラインでトップの言葉を直接聞くことで、経営の意図がブレることなく社員に届くでしょう。
トップの言葉が社員一人ひとりに届く瞬間、組織には見えない絆が生まれていきます。直接伝えるからこそ届く想いが、全社会議の持つ特別な価値です。
部署間の壁を越えた情報共有とコミュニケーションを促せる
普段は接点のない他部署の社員同士が交流する機会を作れることも、全社会議の大きな威力です。各部署が何をしているのかを知ることで、部署間の連携やアイデアの創出につながる可能性が広がっていきます。
リモートワークが増えた今、こうした全社的な交流の場がより一層大切になっています。他部署の取り組みを知ることで「自分たちにも活用できそうだ」とヒントが見つかることもあるでしょう。
組織のなかに眠っている知恵や経験が部署の壁を越えて共有されることで、新たな価値が生まれ組織に新しい風を吹き込むきっかけとなります。
社員のエンゲージメントと帰属意識を高められる
全社会議は会社の一員であることを実感し、帰属意識やエンゲージメントを向上させるのにも効果的です。会社の方向性や業績を共有することで、自分の仕事が会社全体にどう貢献しているかを理解できます。
一方で、帰属意識が薄れると、仕事への納得感が下がり、結果として離職率の上昇につながってしまうでしょう。
しかし、全社会議をとおして「自分の仕事が、会社の大きな目標につながっている」と実感できれば、仕事への向き合い方が変わります。同じ方向を目指す仲間がいると感じられることが、困難なときにも前を向く力を与えてくれます。
経営層と現場の距離を縮めて組織の一体感を醸成できる
全社会議は、経営層と現場社員の心の距離を縮め、組織に一体感をもたらす場にもなります。経営層が自らの言葉で想いや判断の背景を語り、社員がそれを直接受け取れることで、不安や誤解は和らぎ、次の行動への理解と納得が生まれるでしょう。
こうしたコミュニケーションを通じて、組織全体が同じ目標に向かって進んでいるという認識が共有されます。トップと現場の心が通い合う瞬間「私たちは一つのチームなのだ」という実感が、社員の心に灯っていきます。
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全社会議を廃止する前に検討すべき改善策
全社会議を無駄だと感じても、すぐに廃止するのではなく、まずは改善の余地がないか探ってみることが大切です。どのような改善策があるか、見ていきましょう！
- 会議の目的とゴールを明確に設定する
- 参加者を絞って必要な人だけを招集する
- 議題を事前共有して参加者の準備時間を確保する
- ファシリテーターを配置して議事進行を効率化する
- 時間を厳守してダラダラした会議進行を防止する
- 議事録は要約して全社員に共有する
会議の目的とゴールを明確に設定する
会議を有意義なものにするためには、目的（なぜ開催するのか）とゴール（何を決めるのか）を明確に設定し、事前に参加者へ共有しましょう。
例えば、「今期の業績報告と来期の方針共有」「新規事業のアイデア出しと意思決定」など、会議で扱う内容と到達点を具体的に示すことで、参加者は会議の位置づけを理解しやすくなります。
目的とゴールが明確であれば、参加者は「この会議で何を得られるのか」「自分は何を貢献できるのか」を意識して参加できるようになります。
明確な目的とゴールの提示は、参加者の時間を尊重する姿勢そのものです。その意図が伝わることで、会議は単なる集まりではなく、参加者にとって意味のある、満足感の高い時間へと変わっていきます。
参加者を絞って必要な人だけを招集する
全社会議といっても、すべての議題に全員が関わる必要はありません。議題ごとに本当に必要な人だけを招集し、関係のない社員の時間を奪わないよう配慮も大切です。
情報共有が目的であれば、会議後に議事録や動画で共有する方法もあります。「全社会議＝全員参加」という固定観念を見直すと、より効率的な運営が可能です。
また、必要な人だけを集めることは、参加者への信頼の証にもなります。「あなたの意見が必要だから参加してほしい」というメッセージが、社員の当事者意識を育てるでしょう。
議題を事前共有して参加者の準備時間を確保する
会議の議題（アジェンダ）を事前に参加者に共有し、準備時間を確保することも改善策の一つです。参加者が事前に情報を整理し、意見をまとめることで、会議がスタートしたらすぐに本質的な議論に入れます。
議題の事前共有は、会議時間の短縮にもつながります。当日になって初めて議題を知るのと、事前に考える時間があるのとでは議論の深さが全然変わってくるでしょう。
事前共有は「あなたの意見を大切にしたいから、考える時間を提供します」という参加者を尊重する姿勢の表れでもあります。準備された対話は、会議をより価値あるものにするでしょう。
ファシリテーターを配置して議事進行を効率化する
会議を円滑に進めるファシリテーター（進行役）を配置することも効果的です。ファシリテーターは議論の方向性の調整や時間管理、発言を促す役割を担います。
ファシリテーターがいることで参加者は議論に集中でき、進行を任せられる安心感が建設的な対話を生み出します。
特にオンライン会議では、ファシリテーターの存在が会議の質に大きく関わります。優れたファシリテーターは、参加者全員の意見を引き出します。発言の少ない人にも声をかけ、多様な視点を会議に取り入れていくことで、議論は豊かで深みのあるものになっていくでしょう。
時間を厳守してダラダラした会議進行を防止する
会議を効率的に進めるためには、開始時刻と終了時刻を明確に設定し厳守しましょう。終了時間が決まっていない会議は議論が広がりやすく、ダラダラと時間だけが過ぎて参加者の集中力が切れてしまいます。特にオンライン会議の場合は、原則として60分以内、内容によっては30分程度に区切ることが理想です。
限られた時間が設定されているからこそ、発言は要点に絞られ、議論の質も高まります。時間という制約が、会議全体に適度な緊張感と集中力をもたらすでしょう。
時間を守ることは、参加者の時間を奪わないためにも大切です。決められた時間内で成果を出す会議こそが、参加者にとって「無駄のない、有意義な時間」として評価されていきます。
議事録は要約して全社員に共有する
会議後には議事録を作成し、参加者だけでなく全社員に共有することも大切です。参加できなかった社員も内容を把握でき、情報の透明性が高まります。
議事録の共有は、組織の情報格差を減らす効果もあります。知っている人と知らない人の差がなくなることで、全社員が同じ情報をもとに行動できるでしょう。「あの会議で何が決まったのか」という疑問に答えられる状態を作ることは、不要な確認作業や再議論を防ぎます。
議事録は要点を簡潔にまとめることで読みやすくすることが大切です。長文で詳細すぎる議事録は読みにくいため、本当に伝えるべきことだけを抽出しましょう。
全社会議を無駄だと感じたら検討したい代替手段
全社会議を改善しても効果が出ない場合や、そもそも開催が難しい場合には、代替手段を検討することも一つの選択肢です。
- 動画配信やメール・社内SNSで情報共有する
- 部署別ミーティングで必要な情報を伝える
- 経営報告会と懇親会を分けて開催する
目的を達成する方法は、会議だけではありません。自社に合った方法を選択しましょう。
動画配信やメール・社内SNSで情報共有する
報告や情報共有が主な目的であれば、動画配信やメール、社内SNSで十分な場合もあります。
例えば、業績報告や制度変更の案内、経営層からの定期メッセージなど、内容が整理されていて質疑や議論を必要としないものは、非同期の情報共有に適しています。動画であれば経営層の言葉や表情を記録として残すことができ、社員は自分の都合のよいタイミングで視聴できます。
また、動画やメールは繰り返し確認できるため、理解の定着や認識のズレ防止にも役立ちます。リアルタイムで全員を集める必要がない内容であれば、こうした方法のほうが効率的な場合もあるでしょう。
一方で、方針に対する納得感を高めたい場面や、意見交換・質疑応答が必要なテーマについては、動画やメールだけでは不十分です。温度感や一体感は、リアルタイムの対話から生まれます。目的に応じて、最適な手段を選ぶことが大切です。
部署別ミーティングで必要な情報を伝える
全社で集まるのではなく、部署ごとに必要な情報だけを伝えるという方法もあります。部署別ミーティングであれば、その部署に直接関係する内容に絞って共有できるため、業務に即した具体的な議論を深めやすくなります。全員に同じ説明をする必要がなく、参加者にとっても「自分ごと」としてとらえやすいです。
また、全社的な方針や大きな戦略については、まず経営層から各部署の責任者に伝え、そこから各部署で具体的な行動に落とし込んでいく形も効率的です。情報の伝達経路を工夫することで、関連性の高い情報を的確に届けられます。
部署別ミーティングの魅力は、情報を業務レベルまで落とし込み、実行につなげやすい点にあります。一方で、会社のビジョンや重要な方針など、全社員が同じ想いを持つべきテーマについては、全社会議で直接共有しましょう。
部署別ミーティングと全社会議は、対立するものではなく役割が異なります。それぞれのよさを理解し、目的に応じて使い分けることが、効果的な情報共有と組織運営につながっていきます。
経営報告会と懇親会を分けて開催する
全社会議では、「情報共有」と「コミュニケーション促進」という二つの目的が混ざり合いがちです。しかし、この二つを同時に満たそうとすると、どちらも中途半端になってしまうことがあります。
そこで、経営報告会と懇親会を分けて開催する方法が効果的です。経営報告会は、業績や方針といった大切な情報を短時間で効率よく共有する場にすると、参加者の集中力を保ちやすくなります。
一方、懇親会は別の機会に設け、社員同士の交流に焦点を当てます。リラックスした雰囲気のなかで関係性を深められることが、懇親会の魅力です。仕事から少し離れた場だからこそ、立場を越えた対話や本音のコミュニケーションが生まれるでしょう。
このように目的を分けることで、それぞれの場の役割がはっきりし、情報共有の質と人間関係の質の両方を高められます。情報をしっかりと受け取る時間と、心を通わせる時間の両立が、組織の健やかな成長につながります。
社内イベントのことならCultiveまで！
企画やご予算でお悩みはありませんか？まずはお気軽にご相談ください
一体感を醸成する全社会議の実現はCultiveへ！
もし今、社員が「全社会議は無駄」と認識していても、適切に改善することで組織にとって欠かせない価値ある時間へと変わっていきます。目的を明確にし、参加者を尊重し、効率的に運営することで、社員が「参加してよかった」と感じられる会議が実現するでしょう。
Cultiveでは、社員の心に響く全社会議の企画・運営をサポートしています。形式的な会議から脱却し、真に価値ある時間を創りたいとお考えの経営者・人事担当者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
一つひとつの会議を大切にすることで、組織の絆を深め、未来への期待を育てていきましょう！
