社内イベントや周年イベントを外注した際のメリットとデメリット

社内イベントを内製で企画・運営するのか、外注するのかは、企業ごとに考えが分かれるところかと思います。“社内”イベントと言うくらいなので、全て自前で実施するのが当たり前と思われている企業もあれば、外注するメリットを最大限に活用したいと思われる企業もあります。この記事では、社内イベントや周年イベントを外注することのメリット・デメリットや、依頼時のポイントなどをご紹介したいと思います。社内イベントをプロデュースしてもらうパートナーをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

また、社内イベントや周年イベント開催の目的についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

皆に喜ばれる周年イベントの企画・事例を成功の秘訣とあわせてご紹介

社内イベントを外注する規模感

まず、社内イベントの外注をする規模感とはどの程度からが適切なのか、考えてみましょう。極端に言えば、社員数が10名以下であってもイベントを外注することで、よりクオリティ高く、エンゲージメントを高めるようなイベントを実施することもできます。ただ、外注すればもちろんそれだけコストもかかりますし、イベントの企画・運営に社員の工数を割くことにもなります。人数が少ないベンチャー企業などは、とにかく全員で事業に集中し、少しでも売上・利益を上げることが必要なので、そのリソースの確保が難しい場合も多いと思います。また、人数が20名程度までであれば、組織の一体感を自然と感じることができ、わざわざ大掛かりなイベントを企画しなくても、普段の飲み会を社内イベントのように楽しむこともできるかと思います。

それを踏まえると、社内イベントの外注は、社員数30〜50名ぐらいを迎えた時に検討するのが良いと思います。それぐらいの人数になると、会場の確保、企画の検討、参加者の管理、当日のオペレーションなどの、イベント開催のためのタスクボリュームも大きくなり複雑化します。イベント担当者の人数も少なく、通常業務との兼務という形で進めるとなると、想定外のリスクやトラブルが発生した時に対処する余裕がなかったり、イベント直前の準備の負荷が非常に大きくなってメンバーが疲弊してしまったりと、イベントが終わる頃には、企画者がもう二度とやりたくないと思っている…という残念な結果を迎えてしまうこともあります。

また、30〜50名ぐらいの規模感は、今後組織が大きくなる上での基礎となる文化が確立される時期でもあります。この頃に始めたイベントが、この先もずっと続いていく、その会社の伝統になる、といったこともよく聞く話です。とすれば、このタイミングでいかに社員のエンゲージメントを高めるイベントが実施できるかが、今後の組織の文化形成を左右するとも言えると思います。まだ頑張れば自前で出来てしまう規模感だからこそ、きちんと意図を持って外注し、自社内でやるべきこととパートナーに任せた方が良いことをしっかり考えることが重要です。

社内イベント専門会社に頼むメリット

外注することを決めたら、次はどの会社に頼むかの検討ですが、おすすめは社内イベントの専門会社に頼むことです。社内イベント専門会社を利用するメリットは、以下の3つです。

1. 豊富な事例をもとにアイディア不足を解消できる
2. 専門領域に特化したノウハウを活用できる
3. オペレーションだけでなく、組織活性を目的とした企画設計ができる

1. 豊富な事例とアイディアを持っている

社内イベントの事例は、通常、社外にはあまり公開されないものが多いです。業績などの数値情報や経営戦略など、機密情報を発表する場だからということもありますが、イベントの企画や演出に関しても、その企業独自の文化や価値観が反映されることが多く、それを意図的に発信するという戦略を取っていない限り、どうしても内輪受けのような雰囲気が漂ってしまいます。企業イメージに気を配っている企業ほど、自社内のイベント事例はそう気軽に発信しないことが多いです。

しかし、社内イベントの専門会社であれば、様々な企業の社内イベントを実際に現場で見ているので、それだけアイディアが豊富であるということになります。社内イベントの企画担当者の悩みの大部分は「アイディア不足」であると思いますので、そこを補ってくれるパートナーがいることは大きなメリットであると言えます。

2. 専門領域に特化したノウハウがある

社内イベントは、世の中に多くあるエンタメ系のイベントの内容をそのまま真似しても上手くいかないことが多々あります。その理由は、イベントの目的が異なるからです。エンタメ系のイベントは、そもそもお金を払って参加しているゲストが多く、参加者側がそのイベントを楽しむ準備が出来ています。一方で社内イベントの場合、社員は半強制的に参加となることが多く、必ずしもその場を楽しみにはしていない参加者もいます。そういった場合に、どのようなコンテンツ・演出を用意するのが効果的かは、やはりその領域に特化したノウハウをもとに考えるのが効果的です。

社内イベント専門会社は、「社員」というゲストをいかに盛り上げるかを常に考えている専門家ですので、参加者の心情に合わせた企画・演出を実現できます。もちろん、エンタメ系のイベントの演出アイディアなどを取り入れることはありますが、その上で、いかに会社と社員の結び付きを強めるか、社員の仕事に対するモチベーションを上げるか、という観点を忘れずにイベントを企画しますので、目的に合った演出を考えて実現することが可能です。

3. オペレーションだけでなく、組織活性を目的とした企画設計ができる

社内イベントを外注することのメリットの一つに、社内の工数削減があると思います。イベントを1つ作るのには、膨大なタスクが発生しますので、それを社内のリソースで全てこなしていくのは、なかなかに大変です。そこで、イベント会社を利用すれば、そもそもイベントを作る上で必要な段取りがわかっているので無駄なことをする必要が無くなりますし、活用できるテンプレートなどもあり、大幅に工数を削減することが可能です。さらに、それが社内イベントの専門会社であれば、工数を削減できるというオペレーション面のメリットだけでなく、社内イベントを実施する上での大きな目的である組織活性というテーマについて、一緒に企画設計をしてもらえるメリットがあります。これは、単に工数削減のためにイベント会社に外注した場合とは、明らかにクオリティの差が生まれます。ただ楽をするためでなく、本質的にイベントを良くしたいと思っている担当者さんには、非常に有用なパートナーになると言えます。

最後にデメリットをご紹介

最後に、社内イベント専門会社を利用する場合のデメリットについても考えてみたいと思います。

1つ目は、コストです。当たり前のことではありますが、全て自前で作って、多少クオリティが低くてもあまり問題がない（イベントに対して参加者から費用をもらっているわけではない）のが社内イベントなので、そのレベルで良いと判断できる企業にとっては、外注は不要なコストになる可能性もあります。

2つ目は、社員の当事者意識の低下です。外注することで、イベント担当者としては圧倒的に仕事が楽になりますし、自分で全て考える必要が無くなります。それによって、イベントに対する責任感・当事者意識の低下が起き、企画のクオリティが下がる可能性があります。ただ、これに関しては、イベント会社がきちんと社員を巻き込んでプロジェクトチームを組成し、企画の大元は一緒に考えるという体制を作ることで解決可能です。むしろ、どれだけその企業の一員となってともにイベントを企画できるかが、イベント会社の腕の見せ所でもあります。

3つ目は、ノウハウが蓄積されないことです。これも進め方によっては特に課題になることはありませんが、イベント会社にタスクを丸投げしてしまうと、イベント運営のノウハウが自社内に蓄積されなくなってしまいます。仮にイベント会社を変えることがあった場合、これまで行ってきたことの情報が社内に無いので、またゼロから検討を始めることになりかねません。イベント会社に外注する場合には、最大限その力を活用しつつも、社員がしっかりとノウハウを自社内に残していく意識を持つことが重要です。

このように、いくつかのデメリットは考えられますが、どんな目的を持って、どんな体制でイベント作りに取り組むかを事前にきちんと決めておくことができれば、解決可能なことも多いので、プロジェクトスタートのタイミングで外注先のパートナーとしっかりと打合せるようにしましょう。

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

いかがでしたか？

社内イベントを外注する際のポイントをご理解頂けていれば幸いです。

なお、Cultive（カルティブ）は社内イベントのプロデュースに多数の実績がございます。組織活性のきっかけとして最大限活用するにはどうすべきか、イベントの前後施策も含めてご提案いたします。社内イベントの企画・運営にお悩みの方は、ご相談からご提案まで無料で行っておりますので、ぜひ一度ご相談ください。お問合せ、お待ちしております！