納会（のうかい）とは？幹事が行う準備やスケジュールの一例、よくある質問を解説

こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultive（カルティブ）です！
今回は、年末や年度末の大切な行事である「納会」について詳しくご紹介します。

納会はいらないとお考えの方もいるかと思いますが、本記事は納会の意味や忘年会との違いなど、納会を楽しく進行するためのヒントが盛り沢山です。ぜひ最後までお読みいただき、思い出に残る納会の実現にお役立てください。

 

納会（のうかい）とは

納会とは、一般的に「その年（または年度）の最後に締めくくりとして催す会」のことです。開催時期は会社や組織によって異なりますが、多くの場合、12月の最終営業日、年度末（決算月の最終日）、または株主総会の後などに行われます。中には複数回実施するケースもあるようです。

 

納会の主な目的は、一年間の業績を振り返り、メンバーの労をねぎらうとともに、来年度への意気込みを新たにすることにあります。また、メンバー同士の親睦を深める機会としても重要な役割を果たしています。

納会と忘年会の違い

納会と忘年会は似ているようで異なる点がいくつかあります。納会は会社の公式な行事であり、通常はプログラムに沿って進行します。開催時期は、年末や年度末、株主総会後などの節目に行われることが多く、社内施設やホテルなどを借りて実施されることが一般的です。

 

一方、忘年会は比較的自由な「飲み会」スタイルで行われることが多いです。社内実施の場合はメンバー同士の結束を深める行事として、また取引先との場合は労をねぎらい感謝を伝える行事として位置づけられています。実施時期は年末ですが、最終出勤日に限らず12月中に開催される傾向があります。場所も、ホテルやレストラン、居酒屋などさまざまな場所で行われることが多いようです。

 

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納会の幹事が行う準備

納会を成功させるためには、幹事の役割が非常に重要です。以下に、幹事が行う主な準備について説明します。

 

• 日程を決める
• 場所を確保する
• 当日のスケジュールを考える
• 出席者への案内を作成する
• 席次を決める
• 打ち合わせを行う

日程を決める

納会の日程を決める際は、その日時や実施時間によって趣旨や内容が異なることを考慮する必要があります。例えば、最終勤務日の勤務時間内に実施する場合は、社内会場を使って短時間で簡易的に行い、飲食物も軽食やソフトドリンクで軽めに済ませるのが望ましいでしょう。

 

一方、業務終了後や休日に改めて別会場にて実施する場合は、立食形式やアルコールを伴うしっかりとした食事を囲みながら、余興や講演など充実したプログラムを用意して比較的長時間かけて行うケースもあります。

場所を確保する

納会の場所を確保する場合は、社内会場を利用するか社外会場を利用するかで手順が異なります。社内会場を利用する場合は、管理台帳への記入やシステム上で予約するなど、社内ルールに基づいて会場を確保しましょう。

 

一方、飲食店やホテルなど社外会場を利用する場合は少し複雑です。参加規模に応じた広さやコンテンツに合わせた設備を伴う会場を探し、下見などを通して正式に手配します。また飲食物の量やケータリング会社の手配なども必要になるため、事前の準備が必要になってきます。

コンテンツによっては映像や音響・照明、ステージの準備なども欠かせませんので、専任のチームやイベント会社を含めた体制で進めていくことをおすすめします。

当日のスケジュールを考える

納会当日のスケジュールを考える際は、どのような進行にするのかを具体的に検討します。オープニングから閉会まで、時間配分を含めて細かく計画を立てましょう。また、余興を入れる場合は、余興を担当する人の選定や依頼も必要になります。

 

余興の内容や時間、必要な準備物なども確認し、全体のスケジュールに組み込んでいきます。参加者全員が楽しめるような出し物を心がけると良いでしょう。

出席者への案内を作成する

納会の出席者への案内文を作成することも忘れてはなりません。日時、場所、目的、スケジュール、服装などの重要な情報を漏れなく記載します。社内の人だけで納会を行う場合でも、一人ずつにメールを送るなど、確実に情報が伝わるようにしましょう。

 

また、返信の締め切りや連絡先なども明記し、参加者から問い合わせがあれば、同じような疑問を持っている人がいる可能性があるため、参加者全員に回答を共有するのが望ましいです。

席次を決める

納会の席次を決めることも重要なポイントです。どの会場であっても、どこに誰が座るのか事前に決めておくと当日の着席がスムーズになります。一般的には、立場の最も高い人を「上座」に配席し、あとは立場降順で席が並ぶようにします。

 

また、部署や年齢なども考慮し、普段あまり接点のない人同士が交流できるような配置を工夫するのもよいでしょう。席札やテーブル表を用意し、参加者がスムーズに着席できるよう配慮します。

打ち合わせを行う

納会の前日や当日朝には、幹事や会場の担当者、挨拶や余興をする人たちと最終的な打ち合わせを行います。スケジュールの確認、役割分担の再確認、必要な機材や備品のチェックなどを行い、当日のスムーズな進行に備えます。

 

また、予期せぬトラブルに備えて、緊急連絡先リストの作成や、代替案の検討なども行っておくと安心です。全員が納会の流れを把握し、協力して進行できるよう、しっかりとコミュニケーションを取りましょう。

納会当日のスケジュールの一例

納会当日のスケジュールは、社内で行う場合と社外で行う場合で異なります。以下に、それぞれの一例を紹介します。

 

• 社内で行う場合
• ホテルや宴会会場で行う場合

社内で行う場合

社内で納会を行う際の一例は以下の通りです。この形式は、比較的短時間で行う納会を想定しています。また、二次会の案内を入れることで、さらなる交流の機会を設けることができるでしょう。

 

1. 開会宣言：司会者が納会の開始を告げ、本日の進行や注意事項などを簡潔に説明します。
2. 代表者の挨拶：会社のトップが登壇し、来年度への期待を込めたメッセージを伝えます。
3. 各部門からの発表や事例紹介など：各部門の代表者が、今年度の成果を紹介します。
4. 乾杯：部長クラスの方が乾杯の音頭を取り、和やかな雰囲気作りをします。
5. 簡単な飲食：立食形式やビュッフェスタイルで軽食と飲み物を楽しみます。
6. 閉会の挨拶：役員クラスの方が締めくくりの言葉を述べ、全員の意識を新年度に向けて高めます。

ホテルや宴会会場で行う場合

ホテルや宴会会場など社外会場で開催する納会の一例は以下の通りです。このスケジュールは、約2時間ほどの長時間で行う納会を想定しています。

 

1. 開会宣言：司会者が納会の開始を宣言し、本日の流れを簡潔に説明します。
2. 代表者の挨拶：会社のトップが一年間の労をねぎらい、会社の現状と今後の展望を語ります。
3. 社内表彰：優秀な成績を収めたメンバーや部署を表彰し、その功績を称えます。
4. 乾杯の音頭：部長クラスの方が乾杯の音頭を取り、和やかな雰囲気作りをします。
5. 食事会開始：食事を楽しみながら、普段あまり話す機会のない人とも交流を深めます。
6. ゲストスピーチなど：芸能人やタレントなどゲストを招いて、新たな視点を得る機会を設けます。
7. 余興：全員参加型のゲームを行います。景品を用意するとさらに盛り上がります。
8. 来年度の目標発表：次年度の会社目標や重点施策を発表し、新たな年への意欲を高めます。
9. 閉会の挨拶：役員クラスの方が来年への期待を込めたメッセージを伝え、納会を締めくくります。

 

納会に関してよくある質問

納会を企画・実施する際には、さまざまな疑問が生じることがあります。以下に、よくある質問とその回答をまとめましたので参考として下さい。

 

• 社内で行う場合に食事はどうしたらいいのか
• 司会はどうしたらいいのか
• 余興やゲームは準備するべきなのか
• 服装に決まりはあるのか

社内で行う場合に食事はどうしたらいいのか

社内で納会を行う場合、食事はケータリングを利用するのが一般的です。外部の業者に依頼することで、準備や片付けの手間を軽減できるでしょう。また、さまざまなメニューから選択できるため、参加者の好みや予算に合わせやすいというメリットもあります。

 

ドリンクについては、幹事グループが購入して用意するのがよいでしょう。アルコールを提供するかどうかは、会社の方針や開催時間帯によって判断します。また、ソフトドリンクも用意し、参加者全員が楽しめるように配慮しましょう。

司会はどうしたらいいのか

納会の司会は、幹事が務めるか、プロの司会者を呼ぶかを決める必要があります。それぞれにメリットとデメリットがあります。
幹事が司会を務める場合のメリットは、社内の雰囲気や参加者をよく知っているため、柔軟な進行ができることです。一方、デメリットとしては、司会経験が少ない場合、円滑な進行が難しいことが挙げられます。

プロの司会者を呼ぶ場合のメリットは、スムーズな進行と場の盛り上げが期待できることです。デメリットとしては、費用がかかることや、社内の雰囲気を把握するのに時間がかかる場合があることです。

余興やゲームは準備するべきなのか

余興やゲームを準備するかどうかは、納会の趣旨や参加者の年齢層、開催時間などを考慮して決めるとよいでしょう。ビンゴゲームなど、参加者全員が参加できるゲームを用意すると、場が盛り上がりやすくなります。ビンゴゲームを行う場合は、景品も用意する必要があります。景品は参加者全員が喜ぶような、使いやすいものを選びましょう。

服装に決まりはあるのか

納会の服装に関して、一般的に男性の場合は、スーツが基本のビジネススタイルとなります。ネクタイは場の雰囲気や会社の方針に応じて着用を判断しましょう。

 

女性の場合は、スーツなどのフォーマルスタイルが基本となります。スカートやパンツスーツ、ワンピースなど、TPOに応じた装いを心がけましょう。

ただし、会社や部署の雰囲気、納会の趣旨によっては、カジュアルな服装が認められる場合もあります。

まとめ

納会は一年の締めくくりとして重要な意味を持つ行事です。納会の意義や準備の流れ、当日のスケジュール例、よくある質問などを参考に、参加者全員が満足できる素晴らしい納会を開催しましょう。

 

また、Cultiveでは納会をはじめとする社内イベントの企画／立案から実施までのサポートをしております。企業の理念や文化を深く理解し、メンバーのエンゲージメントに繫がるようなオリジナルのアイディアをご提案しますので、ご検討中の方はぜひお問い合わせください。