企業イベント専門会社が教える！外注するメリットや予算感って？

社内イベントの企画・運営にあたって、内製するかイベント会社に外注するかを迷われている方もいるのではないでしょうか。
また、「イベント運営を委託したいけど会社の規模的に妥当なのかわからない」という方もいるかもしれません。

この記事では、企業の社内イベントを数多くサポートしてきた専門チームとして、Cultive（カルティブ）の視点からイベント外注のポイントをご紹介します！
社内イベントを外注する際のメリット・デメリットや、依頼時のポイントなどを解説しますので、パートナーをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

また、社内イベントや周年イベント開催の目的についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

皆に喜ばれる周年イベントの企画・事例を成功の秘訣とあわせてご紹介

社内イベントを外注する規模感

結論から言うと、社内イベントを外注し始める規模に決まりはありません。
50人ほどの規模でもイベントを外注する企業はたくさんありますし、逆に数百人規模の企業で内製しているところもあります。
しかし一般的には、社員数が100名を超えるくらいからがひとつの基準になるかと思います。

100名を超えると自社オフィスのロビーなどで開催することが難しくなり、会場をレンタルするケースが増えます。
そうすると、会場側とのやりとりなども発生し、イベント自体の演出やコンテンツなども自然とボリュームが増えてきます。
準備や当日運営も複雑化するため、これくらいのフェーズから外注を検討し始めるケースが多く見られます。

しかし、これはあくまで目安に過ぎず、社員数30~50名くらいでも外注する企業は多くあります。
これくらいの規模のベンチャー企業がよく抱える課題が、人数増加に伴う理念の解像度低下やモチベーションの落差です。
こうした課題への打ち手として、社内イベントや表彰式を強化しようと考える企業は非常に多いです。

「感動的なイベントを通してエンゲージメントを高めたい」
「理念の解像度を今まで以上に高め、個々人のモチベーションを底上げしたい」

このような想いをイベントで実現するには、目的に応じたコンセプト設計や演出が不可欠になってきます。
そのため、数十人規模の企業でも、ハイレベルなイベント実現のために外注するところは多くあります。

イベントの外注を検討する際には、自社の課題やイベントの目的などを整理し、それに照らし合わせて検討することをおすすめします。

社内イベントを外注するときの予算感

会場費と飲食代の目安

イベントを外注するとして、どれくらい費用がかかるか知りたいという方も多いと思います。
費用については委託する業務範囲やイベントの内容にもよるので、一概には言えません。
しかし一般的に、参加人数に適した会場や飲食物を準備するための予算として、

参加人数×1万円＝人数規模に合った会場費
参加人数×1万5千＝人数規模に合った会場費と飲食代

が目安とされることが多いです。
一人当たり1万円の予算があれば会場費用に、1万5千円あれば飲食代まで賄えるという基準です。
あくまで目安ではありますが、予算検討の足がかりになるかと思います。

イベントを開催するための主な予算項目

イベントを開催するためには会場費や飲食代以外にも様々な費用がかかります。
以下に、その代表的な例をご紹介します。

プロデュース費

社員にメッセージを届け、モチベーションに換えてもらえるようなイベントを実現するためには、主旨に適ったコンセプトを立てる必要があります。
そして、そのコンセプトに則った企画を立て、一貫したコンテンツや演出を設計することでイベントの完成度は増し、当日の感動体験へと繋がります。
これは当日の進行や司会の言葉などにも反映し、最も効果的なタイミングと方法を検討しながらイベントの流れを組み立てていく必要があります。

プロデュース費にはこういった企画設計や当日を組み立てるための項目が含まれます。

イベント運営費

イベント当日の運営でポイントとなるのは、参加者にストレスがないような設計をすることです。
受付から会場までの動線、それぞれの場所でのアテンド内容、そして、みんなが集中して楽しめるようなタイムスケジュール。
参加者が受付に到着し、会場を後にするまで。そのすべての時間や空間をトラブルがないように進行し続けるのが当日運営の大切なポイントです。

それだけでなく、照明や音響の演出効果のタイミング、映像の上映などをスムーズに行うには、それを統括するディレクターとオペレーションスタッフが必要になります。また、ゲームコンテンツなどの景品を裏で準備したり、マイクの配置をコントロールする裏方も必要になります。

イベントの当日運営費にはこうしたスタッフの派遣費用や当日に必要となる細々としたアイテム費用が含まれます。

各種クリエイティブ制作費

参加者にワクワクしてもらえるようなイベントを開催するためには、様々なクリエイティブを制作する必要があります。
参加意欲が増すような告知映像やチラシ、参加者に送られる招待状などのペーパーアイテムなど、イベント当日前からクリエイティブは必要になります。

イベント当日にもパンフレットや席次表などのペーパーアイテムが欠かせません。
会の趣旨に合わせて理念やメッセージを盛り込んだり、謎解き要素などを紛れ込ませることで会全体の統一感もアップします。

また、様々なムービーを上映することでイベントの高揚感を生み出すことができます。
開会を一気に盛り上げるオープニング映像。会社の想いをあらためて語るムービー。自分たちの働きに誇りを持てるような、ステークホルダーからの感謝を集めたムービー。そして、感動を共有し連帯感を持てるようなエンディングムービー・・・。

それぞれのクリエイティブに目的を持たせ、それに適った形で制作することでメッセージはより力強く届きます。
こうしたクリエイティブを制作するための費用がこの項目には含まれます。

空間装飾費

イベント会場に到着し、一番初めにワクワクを感じられるのは何といってもその空間の装飾です。
生花をふんだんに活かして華やかさを演出してみたり、自社のロゴをあしらったフラッグでチーム感を演出してみたり、レッドカーペットを敷いた舞台で厳かな表彰式を演出してみたり・・・。
空間装飾は非日常のワクワクを感じられると同時に、そのイベントの主旨を直感的に理解できるアイテムでもあります。

また、フォトブースなどのスペースを特設することで参加者が能動的に楽しめるコンテンツを増やしたり、会社ロゴを大きく配置したメインスペースを用意して広報素材に使用するなど、用途と目的に合わせて装飾を考えることもできます。

こうした装飾を行うための準備や物品の調達費用がこの項目に含まれます。

 

ここに挙げたのはあくまで一例ですが、イベント開催には様々な準備や制作物が必要となります。
イベントの目的を明確にし、その効果を最大限にするための企画を立て、イベント会社と入念に確認しながら進めましょう。

「社内イベント専門会社」に頼むメリット

外注することを決めたら、次はどの会社に頼むかの検討ですが、おすすめは社内イベントの専門会社に頼むことです。
社内イベント専門会社を利用するメリットは、以下の3つです。

1. 豊富な事例をもとにアイディア不足を解消できる
2. 専門領域に特化したノウハウを活用できる
3. オペレーションだけでなく、組織活性を目的とした企画設計ができる

1. 豊富な事例とアイディアを持っている

企業の機密情報が扱われることも多い社内イベントは、通常、社外にはあまり公開されません。
そのため、他社のユニークな事例に倣ってみたくても実際の運営方法やノウハウは参照できないことが多くあります。

社内イベント専門の会社に依頼する最大のメリットは、ノウハウやアイデアについて豊富な知見を持っているという点です。
社員のモチベーションに繋がるような表彰式演出、理念を伝えるようなインタビュームービー、または、各地の支社メンバーも参加できるようなオンライン型イベントの当日運営など。
イベントの開催目的や企業の内情に合わせて、ベストな提案をしてくれるというのは大きなメリットと言えるでしょう。

2. イベント開催までのタスクを委託でき、社員の負担を減らせる

２つ目のメリットは、社員の負担を減らせることでしょう。
企画から始まり、様々な制作物の準備、当日運営まで、イベントを開催するにはたくさんのタスクが発生します。
通常業務と兼任しながら、特にイベント運営に不慣れな方が行うと本来の業務に支障をきたすだけでなく、イベントの質低下にも繋がりかねません。

こうしたタスクを委託でき、社員はイベントの本質や狙いに適っているかのチェックに集中できるというのは大きなメリットです。

また、イベント当日の運営についても、トラブルのない進行を行うには相応の準備と人手が必要になります。
会を盛り上げるようなBGMが選べているか、効果的なタイミングでムービーが上映されるか、参加者にストレスのない進行ができるか。
これらは、専門的なスタッフが適材適所に配置できているかが鍵になります。

こうした当日の人員配置や演出操作も含めて、外部委託できることは大きなメリットとなるでしょう。

3. オペレーションだけでなく、組織活性を目的とした企画設計ができる

単なるイベント制作会社でなく、「社内イベント専門会社」をおすすめするのにはもう一つ理由があります。
企業のイベントにおいて大きな目的となるのが組織活性化です。

「社員数増加に伴って理念浸透を強化したい」
「部署の垣根を超えて連携力を強めたい」
「低下しがちなモチベーションとエンゲージメントの底上げをしたい」

企業のフェーズにおいて、感じている課題も様々だと思います。
社内イベント専門会社は、同じような課題に対してイベントの企画内容や当日演出で取り組んできた経験があります。
これらの経験を活かして、各社のニーズに合わせた提案をしてもらえるというのも大きなメリットと言えるでしょう。

外注したときのデメリットは？

最後に、社内イベント専門会社を利用する場合のデメリットについても考えてみたいと思います。

1.外注コストがかかる

１つ目は、当然のことながら外注コストがかかるという点です。
委託する内容やボリュームに応じて、コストが高くなる可能性もあります。
社内の人間である程度の作業ができればコストを抑えられるケースがありますので、打ち合わせ段階で入念に確認することをおすすめします。

2.社員の当事者意識の低下

２つ目に挙げられるのは、社員の当事者意識の低下です。
膨大なタスクや企画設計を委託できるのは社員の工数削減に繋がりますが、当事者意識の低下も招きかねません。
社内のプロジェクトチームを発足し、企画の狙いや目的がブレないようにチェックするという役割を持つことで意識低下が起きないようにするといいでしょう。

イベント会社がいくら専門チームとはいえ、社員のリアルな感情を日々受け取っているのは同じ会社で働く人々です。
どんなメッセージを届けたら会社の仲間が喜んでくれるのか、どんな演出なら仲間がやる気を出してくれるのか。
同僚たちの代弁者として、イベント会社の提案をチェックする気持ちを持つといいかもしれません。

3.自社にノウハウが蓄積されない

3つ目は、イベント会社に委託することで、運営などのノウハウが蓄積されないという点です。
映像の作り方や当日オペレーションなどの専門的な領域は不要かもしれませんが、企画やアイデアの着眼点、準備の進め方などは、今後イベント会社を変える時にも共通して必要な知識となります。
委託先との打ち合わせの中で、どのような着眼点で企画の良し悪しを判断しているのか。そういった点をしっかり持ち帰れるように意識してみましょう。そうすることで、将来に委託先を変えたとしても自社文化や価値観に沿った判断ができるようになります。

企業の“願い”を叶えるイベント会社とは？

いかがでしたか？

社内イベントを外注する際のポイントをご理解頂けていれば幸いです。
メリット・デメリット共にありますが、外注する際はイベント開催の目的やそこに込める願いを明確にし、まずは伝えるようにしてみてください。
その想いに対してどのような提案ができるかがイベント会社の腕の見せ所であり、信頼して依頼できるかの判断ポイントともなります。
良いイベント会社は、その狙いを正確に理解し、実現するために共に動いてくれるパートナーとなります。
どうか、良きパートナーと出会えますように。

なお、Cultive（カルティブ）は社内イベントのプロデュースに多数の実績がございます。組織活性のきっかけとして最大限活用するにはどうすべきか、イベントの前後施策も含めてご提案いたします。社内イベントの企画・運営にお悩みの方は、ご相談からご提案まで無料で行っておりますので、ぜひ一度ご相談ください。お問合せ、お待ちしております！