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社内イベント企画書のテンプレートと記入例
まずは企画概要を1枚にまとめ、予算表・体制表・進行表を別紙に分けましょう。以下は社内向けの交流イベントを例にしたひな形で、金額や目標値は説明用の仮定です。
- 企画概要のテンプレート
- 予算表のテンプレート
- 体制表のテンプレート
企画概要のテンプレート
空欄を埋める前に、今回承認してほしい事項を明確にします。未確定の条件には、決定期限と確認担当者を書き添えてください。
| 項目 | 記入欄 | 100人の交流会の記入例 |
|---|---|---|
| 企画名 | ［名称・開催回］ | 部門をつなぐ交流ミーティング |
| 背景・課題 | ［現状と根拠］ | 部署間の相談先が分からないという声がある |
| 目的 | ［参加後に変えたい状態］ | 業務で相談できる他部署の社員を知る |
| 成果の確認 | ［指標・目標・測定日］ | 30日後の回答者のうち他部署へ相談した人60％以上 |
| 対象・人数 | ［対象部署・想定人数］ | 全社員100人を対象とする |
| 日時・形式 | ［候補日・所要時間・場所］ | 〇月〇日15〜17時／社内会場で対面 |
| 内容 | ［目的につながる企画］ | 部署紹介、テーマ別対話、相談先の共有 |
| 予算上限 | ［総額・内訳・算定条件］ | 30万円／別紙予算表を添付 |
| 運営体制 | ［責任者・実務担当・承認者］ | 責任者：人事部長／事務局：人事・総務 |
| 判断してほしい事項 | ［決裁事項・期限］ | 〇月〇日までに予算・開催時間・人員を承認 |
課題がまだ仮説の場合は、根拠を作り込まず「事前ヒアリングで確認予定」と明記します。実態に合った目的へ修正してから、コンテンツを決めましょう。
予算表のテンプレート
費用は人数で変わるものと、人数にかかわらず発生するものに分けます。ここでは各金額を税込の仮置きとし、市場相場や見積金額を示すものではありません。
| 費目 | 算定例 | 金額 |
|---|---|---|
| 軽食・飲料 | 1,500円×100人 | 150,000円 |
| 備品・印刷 | 300円×100人 | 30,000円 |
| 音響機材 | 一式 | 40,000円 |
| 進行サポート | 一式 | 50,000円 |
| 予備費 | 承認の範囲内で使用 | 30,000円 |
| 合計 | 社内会場の使用料は0円と仮定 | 300,000円 |
見積もり前に確認すること
- 会場の準備・撤収時間も料金に含まれるか
- 配送費、機材費、スタッフ交通費は別料金か
- 人数変更・キャンセルの期限と条件は何か
- 社員の準備工数や当日の参加時間をどう確保するか
この例の現金支出は1人当たり3,000円ですが、社内工数は含んでいません。費用対効果を比較する際は、現金支出と社内の時間負担を分けて示します。
体制表のテンプレート
「事務局が対応」とまとめず、成果物ごとに担当者と承認者を置きます。兼務する場合も、作業時間と締め切りが重ならないか確認しましょう。
| 役割 | 成果物・担当範囲 | 期限例 |
|---|---|---|
| 責任者 | 目的・予算・変更事項の承認 | 開催6週間前に企画確定 |
| 企画担当 | プログラム・登壇者依頼 | 4週間前に構成確定 |
| 運営担当 | 会場・備品・受付・動線 | 2週間前に手配完了 |
| 広報担当 | 参加案内・回答回収・リマインド | 1週間前に人数確定 |
| 進行担当 | 司会台本・リハーサル・当日の判断 | 前日までに最終確認 |
| 効果測定担当 | アンケート・集計・改善案 | 開催後7日と30日に報告 |
社内の担当者だけでは埋まらない役割が、外注を検討する範囲です。依頼先にも同じ体制表を共有すると、担当の抜けや二重対応を防ぎやすくなります。
社内イベント企画書の作り方5ステップ
テンプレートは上から機械的に埋めるのではなく、課題から逆算して作ります。前の工程で決めた内容を、次の工程の判断基準にしてください。
- 1．現状の課題を一つに絞る
- 2．成果指標と確認方法を決める
- 3．目的に合うプログラムを組む
- 4．予算・体制・準備日程を整える
- 5．比較案と一緒に稟議へ提出する
1．現状の課題を一つに絞る
まず「なぜ今、集まる必要があるのか」を言語化します。イベント開催そのものを目的にすると、企画と成果の関係が曖昧になります。
書き換え例
修正前：社員の交流を深めるために懇親会を開催する。
修正後：他部署への相談先が分からず確認に時間がかかるため、担当領域を知り、相談相手を見つける交流会を開催する。
事前アンケートや現場へのヒアリングで、困っている場面を具体化しましょう。解決したい課題は、今回の時間と予算で扱える範囲に絞ります。
2．成果指標と確認方法を決める
課題に対して、参加後にどんな変化が起きればよいかを決めます。最終的な成果と、当日確認できる途中の指標を分けましょう。
| 段階 | 指標例 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 当日 | 他部署の相談先を1人以上把握した回答者の割合 | 終了時アンケート |
| 30日後 | 他部署へ実際に相談した回答者の割合 | 追跡アンケート |
| 運営 | 対象者に対する参加者の割合 | 対象者名簿と出席記録 |
目標値は過去実績や事前調査を基に設定します。回答者の割合と全社員の割合を混同しないよう、母数も企画書へ記載してください。
3．目的に合うプログラムを組む
先に決めた成果につながるよう、参加者が実際に行動する時間を確保します。部署紹介を聞くだけでなく、相談内容を持ち寄る場面まで設計しましょう。
| 時間 | 内容 | 狙い |
|---|---|---|
| 15:00〜15:10 | 目的・進め方の説明 | 相談先を見つけるゴールを共有 |
| 15:10〜15:30 | 部署ごとの仕事紹介 | 互いの担当領域を知る |
| 15:30〜16:10 | 少人数でテーマ別対話 | 具体的な困りごとを話す |
| 16:10〜16:40 | 席替え・自由交流 | 別部署との接点を増やす |
| 16:40〜17:00 | 次の一歩・アンケート | 相談先と行動を記録 |
移動や説明にも時間が必要なため、会場配置に合わせて調整します。細かな司会のせりふは、企画書とは別の進行台本にまとめましょう。
4．予算・体制・準備日程を整える
プログラムが決まったら、必要な物と作業を洗い出します。人数や開催形式を変えた場合に、どの費用と負担が増減するか確認してください。
- 6週間前：企画・予算を承認し、担当者を確定する
- 4週間前：会場と備品を手配し、参加案内を送る
- 2週間前：登壇資料・座席案・司会台本をそろえる
- 1週間前：参加人数と発注数量を確定する
- 前日まで：機材・動線・緊急連絡先を確認する
予約や制作の条件によっては、さらに早い着手が必要です。承認が遅れた場合に削る内容も、あらかじめ責任者と合意しておきます。
5．比較案と一緒に稟議へ提出する
決裁者には推奨案だけでなく、別の方法と比較した理由を伝えます。実施しない場合も含めて考えると、イベントに投資する必要性を説明しやすくなります。
| 案 | 強み | 注意点 |
|---|---|---|
| 社内会場で対面 | 会場費を抑え、直接対話できる | 定員・移動・通常業務との調整が必要 |
| オンライン | 遠隔拠点も参加しやすい | 少人数対話の操作案内が必要 |
| 既存定例会を活用 | 新たな準備負担を抑えられる | 部署を越えた接点を作りにくい |
比較基準は「安いか」だけでなく、目的への適合性、参加しやすさ、準備負担を含めます。推奨案を選んだ理由を一文で添えて提出しましょう。
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そのまま書き換えて使える稟議申請文
稟議の本文は、開催理由・申請金額・期待する成果・承認期限を簡潔にまとめます。以下の例文に、予算表と体制表を添付してください。
稟議申請文の記入例
部門間の相談先の把握を目的として、〇月〇日に社員100人を対象とする交流イベントを実施したく、予算上限30万円と運営担当者の確保について承認をお願いいたします。
部署紹介とテーマ別対話を通じ、他部署へ相談できる接点をつくります。終了時と30日後にアンケートを行い、相談先の把握状況と実際の相談行動を確認します。
会場・備品の手配期限に合わせ、〇月〇日までにご判断いただけますと幸いです。費用内訳、役割分担、準備日程は別紙をご確認ください。
確定していない見積もりは概算と明記し、正式発注前の再承認が必要か確認します。承認されることを前提に、先に予約や発注を進めないようにしましょう。
“想い”が伝わる社内イベントの企画なら、Cultiveまで
社内イベントの企画書は、開催の承認を得るためだけの資料ではありません。社員に何を届け、どのような変化につなげるかを関係者と共有するための出発点です。
Cultiveは、企業の“らしさ”を感情が動く体験へ変え、会社と社員のつながりを育むチームです。
- 参加者の心が震える「象徴的な瞬間」を設計する
- 課題の整理から当日運営まで一気通貫で支援する
目的と社員の体験をつなげ、実行できる企画へ落とし込みます。
参加者の心が震える「象徴的な瞬間」を設計する
経営方針に自分の役割を重ねる。部署を越えた対話で仲間の想いを知る。こうした体験を企画の段階から描くことで、イベントの目的が参加者自身の実感につながります。
Cultiveが大切にしているのは、この瞬間を企業の目的や文化に合わせて意図的に設計することです。
言葉で知るだけでなく、自社や仲間とのつながりを体験として感じられる場をつくります。
課題の整理から当日運営まで一気通貫で支援する
Cultiveでは、企業の“らしさ”を紐解くヒアリングから、コンセプト設計、クリエイティブ制作、リハーサル、当日運営、アフターフォローまで一貫して支援します。
企画と制作・運営を同じチームでつなぐことで、伝えたいメッセージをイベント全体で一貫して表現できます。
コンセプトと実際の演出・進行をそろえ、準備から当日までの負担を支えます。
企画書の方向性や予算・体制の整理でお悩みの場合も、必要な支援範囲から一緒に考えます。
Cultiveでは、全社総会や社内表彰式、周年イベントなど、目的に合わせた社内イベントをサポートしています。
Cultiveのサービス一覧をご覧いただくか、Cultiveまでお気軽にご相談ください。
