リファラル採用が難しい理由と起こりやすいトラブル・注意点を徹底解説

リファラル採用が注目されている背景

リファラル採用とは、自社の社員が知人や友人を候補者として紹介し、採用につなげる手法です。近年、多くの企業がこの採用方法に注目する背景には、いくつかの明確な理由があります。

最も大きな要因は、深刻化する採用難です。少子高齢化による労働人口の減少により、優秀な人材の確保は年々困難になっています。従来の求人広告や人材紹介会社だけでは、必要な人材を確保できない企業が増えています。

次に挙げられるのが、採用コストの削減です。求人広告の掲載費用や人材紹介会社への成功報酬は、企業にとって大きな負担となっています。リファラル採用なら、これらの費用を大幅に抑えられる可能性があります。

さらに、定着率の向上も注目される理由の一つです。社員が企業文化や業務内容を理解したうえで紹介するため、入社後のミスマッチが少なく、早期離職を防げるという期待があります。

こうした背景から、人事担当者は既存の採用チャネルだけでなく、社員のネットワークを活用した採用手法として、リファラル採用の導入を検討しています。採用市場の変化に対応し、効率的かつ効果的に人材を獲得する手段として、リファラル採用への関心は今後も高まっていくでしょう。

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リファラル採用が難しいと言われる主な理由

リファラル採用には多くのメリットがある一方で、実際の運用では困難に直面することも珍しくありません。
主な理由として、以下の3点が挙げられます。

• 社員が積極的に紹介してくれないため
• 採用活動が一部社員に依存してしまうため
• 成果が短期間で出づらいため

それぞれの理由について、具体的に見ていきましょう。

社員が積極的に紹介してくれないため

リファラル採用が機能しない最大の原因は、社員が知人を紹介してくれないことです。この背景には、いくつかの理由があります。

まず、紹介することへの動機が不足しているケースです。制度の存在を知らない、あるいは知っていても自分には関係ないと感じている社員は、紹介しようという気持ちにはなりません。また、紹介報酬が設定されていても、金額が少なければインセンティブとして機能しないこともあります。

次に、紹介することへの心理的な負担感も障壁となります。知人を紹介して不採用になったり、入社後にうまくいかなかったりした場合、人間関係に悪影響が出るのではないかという不安を抱く社員は多いでしょう。

さらに、紹介制度そのものが複雑で手間がかかる場合、社員は面倒に感じて行動に移しません。紹介方法が不明確であったり、必要な手続きが煩雑だったりすれば、紹介したいという気持ちがあっても実行に至らないでしょう。

そのため、社員が紹介しやすくなる環境づくりが重要です。制度の周知徹底、適切な報酬設定、簡単な紹介フローの整備といった仕組みを整えることで、社員の参加を促せます。

採用活動が一部社員に依存してしまうため

リファラル採用を導入しても、実際に紹介する社員が一部に偏ってしまうケースは頻繁に発生します。特定の部署や積極的な数名の社員だけが紹介し、大多数の社員は参加しないという状況です。

こうした偏りがあると、いくつかの課題が生まれます。まず、紹介される候補者の属性や経歴が似通ってしまい、多様性のある採用が難しくなります。同じ社員のネットワークから紹介される人材は、バックグラウンドや価値観が類似している可能性が高いからです。

また、公平性の観点からも問題があります。一部の社員だけが紹介報酬を受け取り続ける状況は、他の社員から見れば不公平に映るかもしれません。この不満が組織内の雰囲気を悪化させるリスクもあります。

対策としては、全社員への周知を徹底し、誰もが参加しやすい仕組みを設計することが重要です。部署ごとに紹介目標を設定したり、紹介事例を社内で共有したりすることで、より多くの社員が制度に関わるようになります。特定の社員に依存しない、組織全体で取り組む採用活動として定着させることが成功の鍵です。

成果が短期間で出づらいため

リファラル採用は、導入してすぐに多数の採用が実現する手法ではありません。制度を理解し、社員が紹介を始め、実際の採用に至るまでには相応の時間が必要です。

短期的な成果を求めすぎると、期待外れと判断して制度を中止してしまう企業もあります。しかし、リファラル採用の本質は、長期的な視点で社員のネットワークを活用し、継続的に質の高い人材を獲得することにあります。

制度設計の段階から、社員への周知、企業文化への浸透まで、すべてのプロセスに時間がかかります。特に初期段階では、社員が制度を理解し、紹介するという行動に慣れるまでの期間が必要です。

導入のハードルを理解したうえで、焦らず長期的に育てる施策として取り組むことが重要です。数ヵ月で結果が出なくても諦めず、社員へのコミュニケーションを継続し、少しずつ制度を改善していく姿勢が求められます。リファラル採用は即効性よりも持続性を重視すべき採用手法です。

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リファラル採用で起こりやすいトラブル例

リファラル採用を運用するなかでは、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。事前にリスクを把握し、適切な対策を講じることが重要です。

主なトラブル例として、以下の7点が挙げられます。

• 紹介者と候補者の関係が悪化する
• 紹介者と応募者が同時退職してしまう
• 縁故採用と勘違いされ不公平感を与えてしまう
• 似たような人材ばかり集まる
• リーチできる人材が限定される
• プライバシー侵害を不安視される
• 高額すぎる紹介報酬が違法性を疑われる

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

紹介者と候補者の関係が悪化する

紹介された候補者が入社したあと、期待していた業務内容と実態にギャップがあったり、社風が合わなかったりすると、候補者は不満を抱きます。この不満が紹介者に向けられることで、二人の関係が悪化するケースがあります。

特に親しい友人同士の場合、仕事上の問題がプライベートの関係にまで影響を及ぼすかもしれません。候補者が早期退職を選択した場合、紹介者は責任を感じて罪悪感を抱くこともあるでしょう。

このトラブルを回避するには、入社前の段階で候補者に対して正確な情報提供をおこなうことが重要です。業務内容、労働条件、社風などを誠実に伝え、入社後のギャップを最小限に抑える必要があります。また、入社後のフォロー体制を整え、定期的に候補者の状況を確認することで、問題の早期発見と対応が可能になります。

紹介者と応募者が同時退職してしまう

紹介者と候補者の関係が深い場合、一方が退職を決めるともう一方も同時期に退職してしまうリスクがあります。特に紹介者が退職する際、候補者も「紹介してくれた人がいなくなるなら自分も辞めよう」と考えることがあります。

この同時退職は企業にとって大きな損失です。一度に複数の人材を失うだけでなく、採用にかけた時間やコストも無駄になってしまいます。

リスクを減らすためには、事前の制度設計が重要です。紹介者が退職する場合でも、候補者が安心して働き続けられるようなサポート体制を整えておきましょう。また、候補者が紹介者だけに頼らず、他の社員とも関係を築けるよう、入社後のコミュニケーション機会を意図的に設けることも効果的です。

縁故採用と勘違いされ不公平感を与えてしまう

リファラル採用は、社内外から縁故採用と混同されることがあります。特に選考プロセスが不透明な場合、「知人だから優遇されている」という誤解を招いてしまいます。この誤解が広がると、既存社員のモチベーション低下や、外部からの企業イメージの悪化につながります。公正な採用をおこなっていないと見なされれば、優秀な人材の応募を遠ざける結果にもなりかねません。

トラブルを防ぐためには、公平な選考プロセスの設計と透明性の確保が不可欠です。紹介された候補者も通常の選考フローを経ること、評価基準が明確であることを社内外に明示しましょう。選考結果の理由を適切に説明できる体制を整えることで、制度への信頼性を高められます。

似たような人材ばかり集まる

社員が紹介する候補者は、紹介者と類似した属性を持つ傾向があります。同じ大学の出身者、前職が同じ業界、似た価値観や考え方を持つ人など、バックグラウンドが近い人材が集まりやすくなります。

この傾向が続くと、組織の多様性が失われます。多様な視点や経験を持つ人材が不足すれば、イノベーションが生まれにくくなり、変化への対応力も低下してしまうでしょう。

多様性を確保するには、採用ターゲットを明確に設定し、異なる部署や職種の社員から広く紹介を募ることが重要です。また、リファラル採用だけに頼らず、他の採用チャネルと組み合わせることで、多様な人材との接点を増やせます。

リーチできる人材が限定される

リファラル採用は社員の人脈に依存するため、アプローチできる人材の範囲が限られます。特定のスキルを持つ人材や、特定の地域に住む候補者に偏る可能性があります。

例えば、エンジニアが少ない企業では、エンジニア職の紹介がほとんど集まりません。また、地方に拠点がある企業の場合、都市部の人材にリーチすることが難しくなります。

この問題を解決するためには、リファラル採用を単独の採用手法として完結させず、求人広告や人材紹介会社といった幅広い採用ルートと併用するとよいでしょう。それぞれの手法の強みを活かしながら、多様な人材にアプローチする戦略が求められます。

プライバシー侵害を不安視される

リファラル採用では、紹介者が候補者の個人情報を企業に提供します。この過程で、候補者本人の同意を得ずに情報が共有されたり、不適切に管理されたりすれば、プライバシー侵害の問題が生じます。

候補者のなかには、自分の個人情報がどのように扱われるのか不安を感じる人もいます。また、紹介者自身も、友人の情報を企業に提供することに抵抗を感じるケースもあるでしょう。

そのため、法令遵守と情報管理体制の整備が不可欠です。個人情報保護法に基づいた適切な取り扱いを徹底し、候補者から明確な同意を得る仕組みを設けましょう。情報の利用目的や管理方法を明示することで、候補者と紹介者の不安を軽減できます。

高額すぎる紹介報酬が違法性を疑われる

紹介者への紹介報酬が高額すぎる場合、職業安定法に違反する可能性があります。同法では、労働者の募集に関して過度な報酬を提供することを制限しているからです。

具体的には、報酬が社会通念上妥当な範囲を超えていると判断されれば、違法とみなされるリスクがあります。また、高額報酬を目的とした不適切な紹介が増え、制度の本来の目的が損なわれる恐れもあります。

こうした問題を生じさせないためには、適正な報酬額の設定と支払い方法の検討が必要です。一般的には、数万円から10万円程度が相場とされています。報酬を設定する際は、法令遵守の観点を重視し、必要に応じて法務担当者や社会保険労務士に相談しながら制度を設計しましょう。

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リファラル採用を成功させるための注意点

リファラル採用の課題やトラブルを回避し、制度を成功させるには、運用上の注意点を押さえることが重要です。

主な注意点として、以下の6点が挙げられます。

• 社内周知と紹介しやすい環境づくりを徹底する
• 評価・選考の公平性を担保する
• 紹介者・候補者への対応環境を整える
• 報酬制度や法的リスクを確認する
• 違法性のない紹介制度であるか確認する
• 不採用時のフォロー体制も整える

それぞれの内容を具体的に見ていきましょう。

社内周知と紹介しやすい環境づくりを徹底する

社員から積極的に紹介してもらうためには、まず制度の存在と仕組みを知ってもらう必要があります。リファラル採用の目的、紹介方法、報酬制度、選考フローなど、詳細な情報を全社員に周知することが重要です。

周知の方法としては、社内説明会の開催、イントラネットでの情報発信、メールでの定期的なリマインドなどが効果的です。また、実際に紹介から採用に至った成功事例を共有することで、他の社員も「自分にもできそう」と感じられるようになります。

さらに、社内キャンペーンを実施して紹介を促すのも一つの手です。特定期間に紹介数を増やすための施策や、紹介者へのインセンティブを強化するキャンペーンを展開すれば、社員の関心を高められます。まずは小規模な周知活動から始め、徐々に制度を浸透させていくアプローチがおすすめです。

評価・選考の公平性を担保する

紹介された候補者だからといって、選考過程で優遇してはいけません。通常の採用ルートと同等の評価基準を適用し、客観的な判断をおこなうことが不可欠です。

紹介者の存在が採用判断に影響を与えないよう、選考プロセスを明確に設定しましょう。面接官を複数名配置する、評価シートを活用して採点を可視化する、最終判断を人事部門がおこなうなどの工夫が有効です。

公平性を保つことは、社内外からの信頼を得るために重要です。既存社員から見ても、外部の候補者から見ても、公正な選考がおこなわれていると認識されれば、制度への不満や誤解を防げます。透明性の高い運用を心がけることで、リファラル採用の信頼性を高められます。

紹介者・候補者への対応環境を整える

紹介後のフォロー体制が不十分だと、紹介者や候補者が不安を抱き、トラブルにつながる可能性があります。選考状況の共有、質問への迅速な対応、入社後の相談窓口の設置など、きめ細かなサポートが重要です。

具体的には、人事担当者が紹介者・候補者双方の連絡窓口となり、選考の進捗を定期的に報告する仕組みを作りましょう。候補者が疑問や不安を感じたときにすぐ相談できる環境があれば、ミスマッチや誤解を早期に解消できます。

また、入社後も定期的に候補者の様子を確認し、適応状況をフォローすることが大切です。フォロー不足による信頼低下やトラブルを防ぐため、対応マニュアルを整備し、担当者を明確にしておくことをおすすめします。

報酬制度や法的リスクを確認する

紹介報酬の金額設定や支払いタイミングは、慎重に検討する必要があります。高額すぎる報酬は職業安定法違反のリスクがあり、逆に低すぎれば社員の紹介意欲を引き出せません。

一般的には、候補者の入社時に一定額を支払い、一定期間の勤務継続後に追加報酬を支払うという二段階方式が採用されています。この方法なら、早期退職を防ぐ効果も期待できます。

法的リスクについては、職業安定法だけでなく、労働基準法や個人情報保護法など、関連する法令を網羅的に確認することが重要です。法令遵守の観点を重視し、不明点があれば専門家に相談しながら制度を設計しましょう。

違法性のない紹介制度であるか確認する

報酬以外の側面でも、制度全体に違法性がないか確認する必要があります。募集方法、紹介フロー、個人情報の管理、選考プロセスなど、すべての工程で法令に抵触していないかチェックしましょう。

例えば、候補者の個人情報を本人の同意なく紹介者から取得していないか、選考で差別的な基準を設けていないか、労働条件を適切に明示しているかなど、確認項目は多岐にわたります。

実務的な注意点として、制度設計の段階でチェックリストを作成し、各項目を確認していくアプローチが有効です。法務部門や社会保険労務士の助言を得ながら、コンプライアンスを徹底した制度運用を目指しましょう。

不採用時のフォロー体制も整える

候補者が選考を経て不採用となるケースは必ず発生します。この際、候補者と紹介者の双方に対して丁寧なフォローをおこなうことが、制度の持続性を高める鍵となります。

候補者には、選考結果の理由を可能な範囲で説明し、今後の機会があれば再度応募してほしい旨を伝えましょう。紹介者に対しても、感謝の気持ちを示し、今後も引き続き紹介をお願いする姿勢を明確にすることが大切です。

具体的な対応方法としては、不採用通知のメールに感謝のメッセージを添える、紹介者と面談して制度への協力に謝意を示すなどの工夫があります。関係維持の努力を怠らないことで、トラブルを回避し、紹介者のモチベーションを維持できます。

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リファラル採用の難しさに対処し継続的に実施するポイント

リファラル採用を一過性の施策で終わらせず、継続的に成果を出すには、長期的な視点での改善が不可欠です。

主なポイントとして、以下の3点が挙げられます。

• 採用データに基づいてPDCAサイクルを回す
• 求める人材を具体化し社員にも提示する
• 他の採用方法も並行して実施する

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

採用データに基づいてPDCAサイクルを回す

リファラル採用の効果を高めるには、データに基づいた継続的な改善が重要です。紹介者数、紹介から採用に至った件数、入社後の定着率といった数値を定期的に収集し、分析しましょう。

データを見れば、制度のどこに課題があるのかが明確になります。例えば、紹介数が少なければ周知方法に問題がある可能性があり、採用率が低ければ選考フローや候補者の質に改善の余地があると判断できます。

分析結果をもとに、報酬設計の見直し、周知活動の強化、紹介フローの簡素化など、具体的な改善策を検討・実行しましょう。このPDCAサイクルを繰り返すことで、制度は徐々に洗練され、自社に最適な形へと進化していきます。

継続的に制度を改善する姿勢を持ち続けることが、リファラル採用を成功させる最も重要な要素といえます。

求める人材を具体化し社員にも提示する

社員が適切な候補者を紹介するには、企業がどのような人材を求めているのかを明確に理解している必要があります。漠然とした募集要項だけでは、社員は誰を紹介すればよいのか判断できません。

採用ターゲットを具体的に設定し、必要なスキル、経験年数、求める人物像などを詳細に社員に共有しましょう。例えば「Webマーケティング経験3年以上、データ分析ツールを使える人、主体的に動ける性格」といった具体的な情報があれば、社員は自分の人脈のなかから該当する人物を思い浮かべやすくなります。

紹介の精度が高まれば、選考通過率も向上し、採用効率が上がります。求める人材像を明確にすることは、リファラル採用の質を高める基本的かつ重要な取り組みです。

他の採用方法も並行して実施する

リファラル採用だけに依存すると、採用人数の不足や人材の多様性欠如といった問題が生じやすくなります。求人広告、人材紹介会社、ダイレクトリクルーティングなど、複数の採用チャネルを並行して活用することが重要です。

各手法にはそれぞれ強みと弱みがあります。リファラル採用は質の高い人材を低コストで採用できる一方、人数の確保には限界があります。求人広告は多数の応募を集められますが、ミスマッチのリスクは避けられません。そこで、これらを組み合わせることで、リスクを分散しながら多様な人材を確保できるようになります。

リファラル採用を軸としつつ、採用ニーズに応じて他の手法を柔軟に活用する戦略をおすすめします。複数の選択肢を持つことが、採用活動全体の安定性と効果を高めます。

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リファラル採用の難しさは制度設計の工夫で乗り越えられる

リファラル採用には、社員が紹介してくれない、成果が出るまで時間がかかる、トラブルが発生するといった難しさがあります。しかし、これらの課題は適切な制度設計と運用の工夫によって十分に乗り越えられるものです。

社内への周知徹底、公平な選考プロセスの確保、丁寧なフォロー体制の整備といった基本的な取り組みを着実に実行すれば、リファラル採用は大きな成果をもたらします。また、データに基づいた継続的な改善と、他の採用手法との併用により、制度の効果を最大化できます。

導入を検討している企業も、すでに運用中で課題を感じている企業も、本記事で紹介した注意点を参考に、自社に合った形でリファラル採用を実践してみてください。長期的な視点で取り組めば、必ず採用活動の強力な武器となるでしょう。

また、Cultiveでは入社後のオンボーディングやエンゲージメント施策を幅広くお手伝いしています。
企業の“らしさ”を体感し、会社とそこで働く人々のこれまでのストーリーを追体験できるような時間を通して、新メンバーの共感を増し、活躍できるまでのプロセスを共に考えてまいります。

理念浸透や組織づくりにお困りの方はぜひお気軽にご相談ください。