こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultive（カルティブ）です！
コロナ禍を経て、働き方が多様化する中、社内行事もオンライン開催が一般的になってきました。
社内オンラインを企画する際、「対面とは異なるオンラインならではの特性を活かすには？」「より効果的なオンライン行事の実現方法は？」など、新しい可能性を探求されていることと思います。
本記事では、社内オンライン行事の効果的な活用法、成功のポイント、よくある事例までを網羅的にご紹介します！オンラインツールを活用して、場所や時間の制約を超えた、新しい形の社内行事を実現しましょう！
目次
社内向けオンライン行事で期待できる効果とメリット
社内向けオンライン行事には、対面型の行事にはないさまざまなメリットがあります。主に以下の3つの効果が期待できます。
- 社員同士のコミュニケーションの円滑化
- リモートによる参加率の増加
- 経費の使い道を工夫して満足度UP
社員同士のコミュニケーションの円滑化
オンライン行事は、物理的な距離や組織の壁を超えたコミュニケーションを促進します。複数の拠点がある企業や在宅勤務者が多い組織では、このメリットが特に大きいでしょう。
通常の業務では交流の少ない部署同士が、オンラインの特性を活かしたグループディスカッションやブレイクアウトルームでの活動を通じて交流を深めることができます。地理的に離れた拠点間の社員が同じ時間を共有することで、一体感も生まれやすくなります。
また、対面では発言しづらいと感じる社員も、チャット機能などを活用することで気軽に参加できます。アンケート機能やリアクション機能を使えば、多くの社員の意見や反応をリアルタイムで集められるのも利点です。
リモートによる参加率の増加
オンライン行事は、移動時間やコストがかからないため、より多くの社員が参加しやすくなります。特に地方拠点や海外拠点の社員にとって、参加へのハードルが大幅に下がります。
育児や介護などの理由で長時間の外出が難しい社員も、自宅から気軽に参加できるというメリットがあり、参加率も高くなる傾向があります。また、録画機能を活用することで、当日参加できなかった社員もあとから内容を確認できるため、情報格差が生じにくくなります。
時差のある海外拠点や、シフト勤務のある職場でも、全社員が同じ内容を共有しやすくなる点は大きな利点です。「いつでも」「どこでも」参加できる柔軟性は、多様な働き方が進む現代において非常に重要なメリットといえるでしょう。
経費の使い道を工夫して満足度UP
オンライン行事は、会場費や交通費、宿泊費などのコストを大幅に削減できます。削減した経費を別の形で有効活用することで、行事自体の満足度を高められます。
例えば、余った予算で事前にグッズや食事などを社員宅に配送して参加者の満足度を高める、イベント企画を外注して、イベントの品質を高めるなどの工夫ができます。また、通常は予算の関係で呼べないような外部講師やエンターテイナーを招くことも可能になるかもしれません。
オンラインツールのプロフェッショナルなファシリテーターや、高品質な配信環境の構築など、「オンラインだからこそ重要な要素」に予算を振り分けることも効果的です。コスト削減が目的ではなく、限られた予算をより効果的に使い、参加者の満足度を高める手段としてとらえることが重要です。
社内向けオンライン行事の抱える課題と解決策
オンライン行事には多くのメリットがある一方で、いくつかの課題も存在します。次の3つの課題を理解し、適切に対処することで、より効果的なオンライン行事の実現が可能になります。
- 安定した通信環境やITスキルの不足
- 参加者が受け身になりやすい環境
- 臨場感や特別感の欠如
安定した通信環境やITスキルの不足
オンライン行事の課題の一つは、通信環境やITスキルの個人差によって、参加体験に格差が生じることです。自宅からの参加者のなかには、通信速度が遅かったり、適切な機器がなかったりする場合もあります。
解決策としては、事前に必要な環境や設定について明確なガイドラインを提供することが重要です。接続テストの機会を設けたり、トラブルシューティングのマニュアルを配布したりすることも効果的です。
ITに不慣れな社員のために、簡単な操作方法の動画を作成したり、専門のサポートスタッフを配置したりする配慮も大切です。また、全員が同じ環境で参加できない場合に備えて、小規模なサテライトオフィスの活用や企業からの貸出機器の準備なども検討すべきでしょう。
参加者が受け身になりやすい環境
オンライン環境では、参加者が「視聴者」のような受け身の姿勢になりがちです。自宅など個人のスペースからの参加で、画面の向こう側で何をしているか見えないため、集中力の維持も難しくなります。
この課題には、参加者が主体的に関われるインタラクティブな要素を取り入れることが効果的です。定期的なアンケートやクイズ、ブレイクアウトルームでの少人数ディスカッション、チャットを使った質問タイムなど、双方向のコミュニケーションを促す工夫が重要です。
セッションの長さを適切に調整し、15〜20分ごとに内容や形式を変えたり、小休憩を挟んだりすることも効果的です。事前に資料や「考えておくべき質問」を配布しておけば、参加者の心構えを作り、主体的な参加を促せます。
臨場感や特別感の欠如
オンライン行事では、対面型の行事に比べて「場の空気」や「特別な雰囲気」を感じにくいという課題があります。各自が別々の場所にいるため、一体感や非日常感を創出するのが難しく、「いつもの会議と変わらない」と感じられてしまうことも少なくありません。
解決策としては、事前に参加者全員にケータリングやドリンク、オリジナルグッズなどを送付し、同じものを共有することで一体感を生む方法があります。バーチャル背景を統一したり、ドレスコードを設定したりする視覚的な工夫も効果的です。
社内向けのオンライン行事とは？よくある事例5選
社内向けオンライン行事は、その目的や内容によってさまざまな形式があります。ここでは、企業でよく実施されている5つの代表的なオンライン行事とそのポイントをご紹介します。
- 懇親会
- 研修
- 表彰式
- ワークショップ・セミナー
- 社員総会
懇親会
オンライン懇親会は、普段は顔を合わせることのない幅広い人たちとコミュニケーションが可能です。自宅や別の拠点にいながら、リラックスした雰囲気のなかでコミュニケーションがとれるため、チームの結束力を高める重要な機会となっています。
また、対面では席の近い人たちのみに限定されるケースが多いですが、オンラインツールには話し手の画面が大きく表示される機能があるため、相手の顔や名前も覚えやすく、新たな出会いやコラボレーションが生まれる可能性があります。
成功のポイントは、参加者全員が楽しめる工夫です。オンライン飲み会だけでなく、バーチャル背景コンテスト、オンラインゲーム大会など、バラエティに富んだ企画が効果的です。
研修
オンライン研修は、知識やスキルの習得を目的とした行事です。対面型の研修に比べて、場所や時間の制約が少なく、多くの社員が同時に参加できるメリットがあります。
オンラインが可能になったことで、海外在住、地方在住などに滞在する外部講師を招きやすく、また、講eラーニングの活用により、事前準備のコストをかけずに、質のよい幅広い社員教育の実現も可能です。
さらに、集中力の持続を考慮して、1セッションの長さを20〜30分程度に設定し、休憩やアクティビティを挟むと効果的です。事前学習と事後フォローを充実させることも、オンライン研修の効果を高める重要な要素です。
表彰式
オンライン表彰式は、普段関わりの少ない部署や拠点の取り組みを知り、称え合えるという点で、モチベーション向上や組織の価値観の共有につながる大切な行事といえるでしょう。
成功のポイントは、「特別感」と「公式感」の演出です。オンラインの表彰式は「自分たちが主役である」という意識が芽生えにくいため、受賞者の功績を紹介する映像や、経営層からの丁寧なメッセージなどで、視覚的な要素を充実させることが効果的です。
表彰状や記念品を事前に送付しておき、授与の瞬間に一緒に開封するなどの演出も臨場感を高めます。
ワークショップ・セミナー
オンラインワークショップやセミナーは、業務に必要なスキルのトレーニング、ロールプレイングなど、特定のテーマについて学び、議論する機会を提供するイベントです。新しい知識やスキルの習得、創造的な発想の促進などが目的です。
成功のポイントは、参加者が「聴くだけ」ではなく「考え、発言する」場を多く設けることです。講師からの一方的な説明だけでなく、参加者同士のディスカッションやグループワーク、実践的な演習など、アウトプットの機会を豊富に用意すると効果的です。
アーカイブで残せるので何度でも見直しできるため、参加できなかったメンバーも後日自分のペースで学習できるメリットがあります。
社員総会
オンライン社員総会は、経営方針や事業計画、業績など、企業の重要情報を全社員に共有するイベントです。社員のモチベーション向上や交流活発化、企業のインナーブランディング、社員のエンゲージメントを高める重要な機会となります。
成功のポイントは、情報の「わかりやすさ」と「共感性」です。複雑な数字や計画も、図やグラフ、アニメーションなどを活用して視覚的に伝えると理解が促進されます。経営者の想いや理念をストーリーテリングの手法で伝えれば、共感を得やすくなります。
双方向性の確保も重要です。チャットでの質問受付やアンケート機能を使った意見収集など、社員の声を取り入れる仕組みを設けることで参加意識が高まります。長時間になりがちな総会は、適切にセッションを分け、間に小休憩を挟むことで集中力を維持しましょう。
まとめ
社内オンライン行事は、場所や時間の制約を超えて社員をつなぎ、組織の一体感を醸成する重要な機会です。「社員同士のコミュニケーション円滑化」「参加率の向上」「経費の効果的活用」など、対面型の行事にはないメリットがあります。
一方で、「ITスキルや環境の差」「受け身になりやすい」「臨場感の欠如」といった課題もありますが、適切な準備と工夫によって解決可能です。
オンラインならではの特性を活かして、従来の対面型行事では実現できなかった可能性や広がりを追求することで、より価値のある社内行事が実現できるでしょう。
また、Cultiveでは全社総会や表彰式をはじめとするさまざまなオンラインイベントのサポート実績がございます。企画／立案から、バーチャル背景や動画などのクリエイティブ制作、そしてオンラインならではの当日運営までをサポートいたします。
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