プレス発表会とは
プレス発表会とは、企業が報道関係者を招いて新製品やサービス、事業戦略などを発表するためのイベントです。記者発表会と呼ばれることもあります。
ここでは、プレス発表会を開催する目的と、記者会見との違いについて説明します。
プレス発表会を開催する目的
プレス発表会は、戦略的な目的を持って開催されます。以下の表に、主な目的とその内容を整理しました。
【プレス発表会の主な開催目的】
| 目的 | 内容 |
| 新製品・サービスの発表 | 一般公開に先駆けて報道関係者に製品やサービスを紹介し、話題性や拡散を狙う |
| 認知向上・ブランディング | 自社のビジョンや理念、ブランド価値を広く伝えることで、企業イメージや認知度を高める |
| 業界メディアへの影響力強化 | 業界専門誌やWebメディアを通じて情報を伝えることで、業界内での信頼性や優位性をアピールする |
| 投資家や株主へのアピール | 事業の方向性や成長戦略を示し、ステークホルダーの信頼を得る |
このように、プレス発表会は目的に応じて構成や伝える内容が変わるため、事前に狙いを明確にしておくことが重要です。
プレス発表会と記者会見の違い
プレス発表会と記者会見は混同されがちですが、目的や雰囲気、参加者の構成などに明確な違いがあります。以下の比較表を参考に、それぞれの特徴を整理してみましょう。
【プレス発表会と記者会見の比較表】
| 比較項目 | プレス発表会 | 記者会見 |
| 主な目的 | 新製品やサービスの発表、事業戦略の説明など、前向きな情報発信の場 | 不祥事や事故、方針転換など、特定の事実について説明・謝罪をおこなう場 |
| 参加者の性質 | 報道関係者が中心。基本的に招待制で、一般には非公開 | 主に記者が参加。テレビ中継やネット配信で一般公開されることもある |
| 開催の流れ | 企業が自主的に計画・開催 | 緊急性が高く、報道機関からの要請を受けて開催される場合が多い |
| 発言者の立場 | 社長や担当者などが登壇し、プレゼン形式で発信 | 社長や経営幹部が登壇し、説明責任や謝罪を果たすことが目的 |
| 雰囲気 | 比較的明るくポジティブ。演出や構成も工夫される | 緊張感があり、質疑応答中心で慎重な進行が求められる |
このように、プレス発表会と記者会見は目的や演出、進行のスタイルなどが異なります。情報発信の目的に応じて適切に使い分けることが、信頼性のある広報活動につながります。
【準備編】プレス発表会の開催に向けてすべきこと
プレス発表会の成功は、事前準備にかかっているといっても過言ではありません。開催日時や会場の選定、招待状やプレスリリースの作成、資料の準備など、やるべきことは多岐にわたります。
ここでは、プレス発表会の開催に向けて準備すべき項目を整理して紹介します。
- 開催日や会場・参加者の決定
- プレスリリースと招待状の作成
- 資料やスライド・演出の準備
開催日や会場・参加者の決定
プレス発表会を計画する際は、まず、「いつ・どこで・誰に向けて」開催するのかを決定する必要があります。以下のポイントを参考に、プレス発表会開催の目的に合わせて設定しましょう。
⬜︎ 日時
当日や数日以内に報道されやすくするため、平日午前中の開催が一般的です。他社の発表会と重ならないよう、業界の発表スケジュールも事前に確認しておきましょう。
⬜︎ 会場
アクセスがよく、撮影や配信に対応しやすい設備が整った会場を選びましょう。都内では、ホテルの会議室や貸しイベントホールがよく利用されています。
⬜︎ 参加者
メディア関係者に加えて、業界の有識者やインフルエンサー、取引先、株主なども招待の対象となります。目的に応じてターゲットを決定し、影響力や関係性を考慮した招待リストを作成しましょう。
プレスリリースと招待状の作成
プレス発表会の開催日や会場、参加者の候補が決定したら、プレスリリースと招待状を作成します。どちらもプレス発表会の成功に関わる重要なツールのため、適切な内容とタイミングで送付しましょう。
⬜︎ プレスリリース
記事作成に利用してもらうことを目的に、メディアに向けて情報を発信する公式文書のことです。送付先は、業界紙やWebメディア、テレビ局など、テーマや内容に応じて興味を持ってもらえそうな相手を選定します。
送付のタイミングは媒体によっても異なりますが、テレビや雑誌は2ヵ月程度、新聞やWebメディアは1週間程度前の送付が目安です。
⬜︎ 招待状
日時や会場、発表会の趣旨や概要、申込方法、連絡先などを明記し、開催の2〜3週間前を目安に送付します。招待状はメールで送るのが一般的です。
資料やスライド・演出の準備
記者が発表の内容を正確に把握し、記事にしやすくするためには、資料やスライドの工夫、会場の演出が大切です。情報の伝わりやすさと、ビジュアル面での印象づくりの両方を意識して準備しましょう。
⬜︎ 配布資料
当日配布する資料を、A4サイズ1〜2枚にわかりやすくまとめます。製品サンプルや画像データなどがある場合は、袋やクリアファイルに入れて配布するとよいでしょう。
⬜︎ スライド
スライドは、文字を詰め込みすぎず、図解や写真を中心に構成することで視覚的に理解しやすくなります。見出しをシンプルにし、話の流れが伝わる構成を心がけましょう。
⬜︎ 空間演出
製品やサービスの魅力を引き立てるために、ブース設計や撮影スポットの設置、照明演出、装飾などを工夫しましょう。写真映えを意識した設計は、SNSでの拡散を促し、発表会後の広がりにもつながります。
【当日編】プレス発表会を実施する流れ
プレス発表会当日は、準備の成果を発揮する本番の場です。慌ただしい現場では予期せぬトラブルが起きやすいため、準備を万全にして臨みましょう。
ここでは、当日を段取りよく進めるために押さえておきたいポイントを、3つのステップごとに説明します。
- 会場を設営する
- ノベルティや資料を配布する
- リハーサルと当日の進行を確認する
会場を設営する
プレス発表会では、報道関係者が取材しやすい環境を整えることが大切です。取材がスムーズにおこなえると、その後の記事化や報道のしやすさにもつながるためです。
まず、メディア受付は会場入口付近に設置し、スムーズな入場と案内ができるようにします。受付から会場内への動線がわかりやすいよう、案内表示を設置するのもおすすめです。
ステージやマイク、スクリーンは座席からの見やすさを意識して配置します。背景には、社名ロゴやバナースタンドを設置することで、撮影時の視認性を高められます。
さらに、テレビカメラやスチール撮影のスペースも十分に確保し、通路や座席の導線を妨げないよう配慮しましょう。
設営にかかる所要時間は会場規模によって異なりますが、2～3時間程度、スタッフは3～5人程度の配置が目安です。必要に応じて会場スタッフや外部業者と連携し、事前にリハーサルをおこなうと安心です。
ノベルティや資料を配布する
プレス発表会で配布する資料やノベルティなどは、取材のしやすさを高めるだけでなく、企業や商品の印象づけにも大きな効果をもたらします。
基本の配布物としては、会社案内や当日発表する製品の概要、代表コメントを含む資料一式や、写真入りのプレスキットが挙げられます。
近年では、自社ロゴ入りのUSBメモリに資料や素材データを格納して配布する形式も増えています。紙の資料に加えてPDFなどの電子データも併せて提供することで、記者の利便性が向上し、記事化の可能性も高まるでしょう。
ノベルティは、企業イメージの向上やSNSでの拡散を促すツールとして有効です。例えば、製品を試せるミニサンプルや、発表会限定のオリジナルグッズを用意することで、話題性を生み出し、参加者の記憶にも残りやすくなります。
リハーサルと当日の進行を確認
プレス発表会はやり直しがきかない場です。本番を成功させるためには、事前の準備と確認を入念におこなう必要があります。
登壇者の入退場や動線、マイクの受け渡し、スライドの切り替えタイミングなどを本番さながらに確認し、全体の流れをイメージしながら練習しましょう。読み上げのテンポや声のトーンも事前に整えておくと安心です。
スタッフとはタイムテーブルや役割分担をしっかり共有し、記者の到着時を想定した受付や誘導の動きもシミュレーションしておきましょう。
また、質疑応答に備えて、想定される質問とその回答例を事前に準備しておくことも重要です。心構えをしておけば、突発的な質問にも落ち着いて対応できます。
成功するプレス発表会のポイント
せっかくプレス発表会を開催しても、発信力が弱ければ広報効果は限定的です。
ここでは、プレス発表会のPR効果を高めるために押さえておきたい3つのポイントを解説します。
- ニュース性や独自性を明確に打ち出す
- 撮影や取材をしやすい会場・動線設計を意識する
- アフターフォローと掲載許可を明確にしておく
ニュース性や独自性を明確に打ち出す
メディアに取り上げてもらうためには、プレス発表会が「ニュースとしての価値を持っている」ことを伝える必要があります。
例えば、他社にはない製品の特徴や、「業界初」「前年比150％の成長」「SDGsへの対応」といった、インパクトのある事実や数字を盛り込むと、注目されやすくなります。
「初めて」「最大」などの具体性があるキーワードは、記者が記事を構成する際のヒントになるため、適切な場面で意識的に使用したい言葉です。
報道されるかどうかは、情報の内容だけでなく、どう伝えるかにも大きく左右されます。記者が「記事にしやすい」と感じるような情報の切り口や表現を工夫することがポイントです。
撮影や取材をしやすい会場・動線設計を意識する
メディアでの露出を増やすためには、撮影や取材のしやすさに配慮した会場設計が欠かせません。
まずは、会場の明るさや背景にこだわり、写真映えするデザインやフォトパネルを設置しましょう。企業ロゴや新商品のビジュアルが映える演出は、SNSでの拡散にもつながります。
また、記者やカメラマンがスムーズに移動できるよう動線を整えるとともに、会場案内図を資料に添えるといった工夫も効果的です。
さらに、写真撮影の際は不要なものが映り込まないよう配慮したり、インタビュースペースを確保したりすることで、取材がスムーズに進み、メディアに取り上げられる可能性が高まります。
アフターフォローと掲載許可を明確にしておく
プレス発表会は、開催して終わりではありません。終了後の広報対応が、成果を大きく左右します。
まずは、出席した記者にその日のうちにお礼メールを送り、当日使用した資料や写真データを添えて共有しましょう。掲載内容に関する補足や追加取材の依頼があった場合にも、迅速に対応できる体制を整えておくことが大切です。
掲載されたメディアは、Googleアラートで確認したり、PR会社を通じて一覧を集計する方法があります。
また、掲載記事は自社の公式サイトやSNS、社内報などで二次活用することで、さらなる情報拡散に活用できます。こうしたアフターフォローを丁寧におこなうことは、記者との信頼関係の構築にもつながります。
まとめ
プレス発表会は、企業の情報を社会に広く届けるための、非常に有効な広報手段です。開催目的を明確にし、事前準備や運営、開催後のフォローまで丁寧におこなうことで、メディア露出やブランド認知の向上といった高い成果につながります。
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