飲み会の幹事は誰がやるべき？適任者の選び方と役割分担が大切！

こんにちは！「人と企業をつなぐコミュニケーションづくり」をサポートしているCultiveです！

 

職場や友人グループでの飲み会を企画する際、「幹事を誰にお願いするのか？」と悩んだ経験はありませんか？幹事の選び方、役割分担、そして成功に必要なポイントを押さえることで、飲み会がスムーズに進み、参加者全員が楽しめる時間を演出できます。

 

この記事では、飲み会幹事の基礎知識から役割分担の方法、便利なツールまで徹底解説します！

 

飲み会の幹事とは？その役割と基礎知識

幹事は、飲み会の企画・進行を担当する「プロデューサー」のような存在です。ただ飲み会を開催するだけでなく、参加者全員が楽しめる場を作るために多くの役割があります。

ここでは、幹事の基本的な役割から、求められる能力、そしてメリットまでご紹介します。

幹事の役割とは

幹事は飲み会の企画から実施までを取り仕切る重要な役割です。最も基本的な役割として、参加者の都合を確認し、最適な日時を設定する日程調整があります。そして、予算や人数に合わせた適切な会場の選定と予約も幹事が行います。

また、参加者の経済状況に配慮しながら適切な会費を設定し、当日は開始から終了まで、スムーズな進行管理を行います。そして、会費の集金や精算の取りまとめなど、会計面での管理も幹事の仕事です。

幹事に求められる能力

幹事の役割を果たすためには、いくつかの能力が必要です。まず、参加者との円滑な連絡や調整ができるコミュニケーション力が不可欠です。また、スケジュールや予算を適切に管理できる計画性も重要な要素となります。

さらに、参加者一人ひとりに対する気配りや、予期せぬ事態が発生した際にも対応できる柔軟性、そして様々な場面で適切な判断ができる決断力なども必要となる場合があります。飲み会という場でお酒も入っているため、トラブルシューターとしての役割も発生するかもしれません。

幹事をやるメリット

幹事を引き受けることは、一見すると大変な仕事に見えるかもしれません。しかし、実は様々な面でスキルアップにつながるチャンスになります。例えば、イベントを取り仕切ることでリーダーシップ能力が向上し、多くの人と関わることで人脈も広がるでしょう。

また、イベント運営のノウハウも自然と身につき、会社からイベントを任せられるという信頼感にもつながります。さらに、様々な立場の人とコミュニケーションを取ることで、マネジメントスキルや対人関係の能力も向上していく可能性があります。

 

飲み会の幹事は誰がやるべき？適任者の選び方

飲み会を良いイベントにするためには、幹事選びが重要です。適任者を見極め、無理のない形で役割を割り振ることがポイントです。

幹事に向いている人の特徴とは？

幹事に向いているのは、調整力やコミュニケーション能力が高い人です。参加者への気配りができ、スケジュールや予算を的確に管理できる人も適任といえるでしょう。

また、最後まで責任を持って役割を果たせる人が信頼される幹事として活躍します。こうした資質を持つ人を選ぶことで、飲み会の進行がスムーズになります。

幹事を選ぶ際のアプローチ

幹事を選ぶ方法には、自発的な立候補を募る方法や公平性を重視した輪番制があります。初めて幹事を担当する人には、経験者とペアを組んでもらったり、チーム制で複数人が分担したりするのがおすすめです。部署やチーム単位で割り振ることで、組織的な運営が可能になるケースもあります。適切な方法で幹事を選ぶことが、飲み会成功のカギとなります。

幹事の仕事は役割分担が大切！

幹事の役割や作業を複数の人で分担することで、効率的に進められるだけでなく、全体のクオリティも向上します。ここでは、役割分担のメリットと具体的な進め方について詳しく解説します。

役割分担のメリット

役割分担を行うことで、さまざまなメリットが得られます。まず、一人の幹事にかかる作業量が大幅に軽減され、プレッシャーを分散できます。幹事の作業が軽くなることで、計画そのものがスムーズに進行し、ミスを防ぐことにもつながります。

 

また、複数人が関わることで、さまざまな意見やアイデアが反映されるのもメリットです。一人では思いつかない新しい企画や斬新なアイデアが出ることで、参加者全体がより楽しめる飲み会になる可能性が広がります。さらに、役割を任された人は当事者意識が高まるため、自然と協力的な雰囲気が生まれます。

 

加えて、役割を明確にしておくと、予期せぬトラブルが発生した際のリスクも分散されます。例えば、当日の進行が予定通りに進まない場合でも、他の担当者がフォローできることで、迅速に解決できる体制が整います。こうした理由から、役割分担は飲み会の成功に欠かせない要素といえるでしょう。

分担すべき主な役割

飲み会を円滑に運営するためには、具体的な役割を設定することが大切です。分担すべき主な役割には以下があります。

総合幹事

全体の進行を統括し、各担当者との連携を図る役割です。飲み会の全貌を把握し、必要に応じて調整を行います。プロデューサーやリーダーの気質がある人が向いている可能性があります。

会場予約担当

参加人数や予算に合った会場を選定し、予約や詳細確認を行います。アクセスの良さや飲食メニュー、個室の有無なども考慮します。プランニングやマネジメントが得意な人が良いでしょう。

会計担当

予算管理や参加費の徴収を担当します。当日の支払いもスムーズに行えるよう、スマートフォン決済などの活用を検討するのも良いでしょう。数字に強い人やお金の管理がしっかりしている人が求められます。

連絡担当

参加者への案内やスケジュール調整を担当します。日程変更や会場情報の共有など、細かなやりとりが求められます。コミュニケーション能力があり、フットワークの軽い人にお願いできるのが望ましいでしょう。

進行担当

当日のプログラムを進行し、乾杯や締めの挨拶を調整します。ゲームや余興がある場合、その運営も担当します。コミュニケーション能力や、ファシリテーションが得意な人が適任となります。

 

このように、誰か1人が全てを行うのではなく、複数人がチームとなって、それぞれの得意分野や特性に応じて役割を割り振ることで、効率的な運営が可能になります。

役割分担の進め方

役割分担を効果的に進めるためには、以下の段階を踏むと良いでしょう。これらのステップを実践することで、幹事全体が協力しながら、効率よく飲み会を企画・運営が進む可能性が高まります。
役割分担は、幹事自身の作業を軽減しつつ、幹事を含めた参加者全員が満足する飲み会を実現するための重要なポイントです。

必要な役割を洗い出す

飲み会の規模や内容に応じて、必要な役割をリストアップします。上記のような基本的な役割に加え、特別な企画がある場合はそれに対応する役割も検討しましょう。

メンバーの特性を確認する

幹事チームのメンバーそれぞれの得意分野や性格を考慮し、適材適所で役割を振り分けます。たとえば、コミュニケーションが得意な人には連絡係、お金の管理が得意な人には会計係など、向いている役割を割り当てるとスムーズです。

連携方法を決める

担当者間の情報共有や連携方法を具体的に決めます。例えば、連絡手段としてLINEやメールを活用したり、定期的に進捗を確認するためのミーティングを設定するのも有効です。

進捗管理を行う

各担当者が計画通りに作業を進めているか、定期的に進捗を確認します。Googleカレンダーなど、タスク管理ツールを利用することで、関係者全員に進捗が共有され、効率よく状況を把握できます。

 

飲み会幹事が成功するためのポイント

幹事の役割を果たすためには、企画、当日の進行、会計管理の3つのポイントを押さえることで、参加者全員が楽しめる飲み会を実現できるでしょう。

飲み会の企画

まず、参加者の希望や予算を把握し、それを基に飲み会の目的や季節に合った企画を立案します。会場選びでは、必要に応じて下見を行い、設備や雰囲気、アクセスの良さを確認することが大切です。
また、参加者には開催日時や会場情報を適切なタイミングで共有し、緊急時に備えた対応計画も準備しておくと安心です。こうした準備を整えることで、当日のスムーズな進行につながります。

当日の進行

当日のタイムスケジュールの作成をすると進行をスムーズに進めることができます。開始から終了までの流れを明確にし、乾杯や締めの挨拶の段取りを事前に確認しておきましょう。また、参加者同士の関係性や立場を考慮した席次を設定することで、全体の雰囲気が和やかになります。

万が一トラブルが発生した場合にも迅速に対応できるよう備え、参加者一人一人に目を配ることを心がけると良いでしょう。幹事自身がリラックスし、楽しむ姿を見せることで、場の雰囲気も自然と盛り上がります。

会計管理

幹事の重要な役割の一つが会計管理です。参加者の負担を考慮しつつ、適切な予算を設定しましょう。会費は事前に徴収することで、当日のトラブルを防ぐことができます。

支払い方法については、会場側と事前に確認を行い、領収書は確実に受け取り、適切に管理します。飲み会終了後の精算は速やかに行い、支払い漏れがないよう注意を払うことが大切です。

透明性を意識した会計管理が、参加者からの信頼を得るポイントになります。

幹事をサポートする便利ツールとサービス

飲み会の幹事は、スケジュール調整から会場予約、会計管理まで多岐にわたる業務を担当します。これらを効率化し、スムーズに進めるためには便利なツールやサービスの活用が有効です。幹事業務をサポートする具体的なツールやサービスについて紹介します。

スケジュール調整ツール

参加者全員の日程を調整するのは、「調整さん」や「LINEアンケート」といったスケジュール調整ツールを活用すれば、このプロセスを大幅に効率化できます。

調整さんは、URLを共有するだけで参加者が自分の都合の良い日程を記入できるシンプルなツールです。記入結果が一覧表示されるため、最も参加者が多い日を一目で把握できます。また、登録不要で使える点が便利です。

LINEアンケートは、LINEグループ内でアンケートを作成し、手軽に回答を集められる機能です。ほとんどの人が普段から使用しているアプリなので、回答率が高い点が魅力です。

これらのツールを活用することで、複雑な日程調整を簡潔に行い、参加者にストレスを感じさせることなく予定を決定できるでしょう。

会場予約アプリ

会場選びには、「ぐるなび」や「ホットペッパーグルメ」といった会場予約アプリを利用すると、飲み会の目的や予算に合ったお店を効率よく探せます。

ぐるなびは、地域やジャンル、予算などの条件で検索できるほか、レビューや評価を確認できるため、参加者の満足度が高いお店を選びやすくなります。また、オンライン予約が可能で、特典付きプランが多い点も魅力です。

ホットペッパーグルメは、クーポンが豊富でお得に飲み会を開催できるのが特徴です。個室の有無や飲み放題のプランなど詳細な条件を絞り込んで検索できるため、幹事の負担を軽減します。

これらのサービスを使えば、下見の手間を省きながら理想的な会場を簡単に予約できます。

会計アプリ

会計管理は、幹事業務の中の重要な役割として会費の徴収がありますが、「PayPay」や「LINE Pay」などの会計アプリを活用すれば、会費の徴収や支払いをスマートに行えます。

PayPayでは、幹事がQRコードを提示するだけで参加者が簡単に会費を送金できます。手渡しでの現金精算を避けられるため、時間の節約にもなります。また、履歴が残るため、後から金額を確認しやすいのもメリットです。

LINE Payは、LINEグループ内で送金依頼ができるため、コミュニケーションがスムーズです。細かい端数まで正確に送金でき、手間がかかりません。

これらのアプリを活用することで、精算トラブルを防ぎ、幹事と参加者双方の負担を減らせます。

まとめ

飲み会の幹事は、コミュニケーション力や企画力を高められる素晴らしいチャンスです。適切な役割分担と便利なツールの活用により、さらに充実した運営が可能になります。特に重要なのは、チームワークを活かし、参加者全員で作り上げる姿勢です。

幹事運営をさらに充実させたい方は、ぜひCultiveにご相談ください。豊富な経験とノウハウを活かし、皆様の社内コミュニケーション活性化をサポートいたします。些細な疑問からでもお気軽にお問い合わせください。