参加意欲を高めてエンゲージメントアップ！社内イベントの企画ポイントを解説

こんにちは！「人と企業を幸せにする文化づくり」をサポートしているCultiveです！

数々の社内イベントは、社員同士のコミュニケーションを促進し、結束力や帰属意識といったエンゲージメントを高める重要な取り組みです。 

この記事では、社内イベントを成功させるためのステップとポイントを詳しく解説します。

さらに、シーズンに合わせたパーティーや社内表彰式イベント、バーベキュー、スポーツ観戦、ファミリーデーなど、具体的な社内イベントのアイデアもご紹介します。

社内イベントの企画に頭を悩ませている方、エンゲージメントを向上させたい方、社内の交流を深めたい方、ぜひ最後までご覧ください。

社内イベントの開催目的

社内イベントを開催する目的は、主に以下の3つに分けられます。

部署間の連携力をアップ

社内イベントは、社員同士のコミュニケーションを促進することで、日頃の業務では接点の少ない部署や役職の人とも気軽に話す機会を作ることができます。

業務以外の共通の話題や趣味などを通じて、社員の個性や魅力を発見し、社員のモチベーションやエンゲージメントを向上させることが目的です。

インナーブランディング対策

社内イベントでは、会社の歴史や事業内容、社会貢献活動などの会社のビジョンや価値観を伝えることで、社員に会社の魅力や誇りを感じさせることができます。

例えば、社員の成果や貢献を表彰し、社員のやりがいや自信を高めることで、社員のロイヤリティや帰属意識を強化することを目指します。

プロモーション対策

社内イベントでは、社員の声や写真や動画など、社外に対しても会社のイメージや情報を発信することで、会社の雰囲気や文化をアピールすることができます。

社内イベントに取引先やメディアなどの外部の人を招待することで、会社の関係性や信頼性を高め、会社の知名度や評判を向上させることが期待できます。

社内イベントを成功させるステップ

社内イベントを成功させるには、以下の6つのステップを踏むことが重要です。

イベントの目的を明確にする

イベントの目的によって、イベントの内容や形式、規模などが変わってきます。

目的や方向性、目標を明確に設定することで、イベントが企画しやすくなり、イベントの効果や評価を測ることもできます。

運営チームの発足

イベントの目的を明確化したら、次に運営チームを発足しましょう。運営チームは、部署や役職に関係なく、イベントに興味や熱意のある人を集めることが望ましいです。

運営チームの責任者やリーダーなどの役割分担や体制を整え、定期的にミーティングを行い、イベントの進捗や課題を共有することで、チーム全員が活動しやすい環境となります。

参加者・人数・会場を決める

次に参加者・人数・会場を決めましょう。参加者は、イベントの目的に応じて、全社員や部署内、取引先やメディアなどを対象にしましょう。

また、参加者と人数によって会場が決まり、社内イベント全体の予算やスケジュールの計画に役立ちます。

目的に合ったコンテンツを企画

コンテンツとは、社内イベントで行われるプログラムのことです。コンテンツは、イベントの目的に沿って、参加者の興味やニーズに応えるものを考えることが大切です。

また、イベント全体のテーマやメッセージがより届きやすくなるような感動を共有しあえるコンテンツを盛り込むことで企画のクオリティは格段に上がります。

参加者に今届けたい想いは何なのか。アイデアを出し合ってみましょう。

社内告知を行う

社内告知とは、イベントの内容や日程、参加方法などを社員に知らせることです。

社内告知を行う方法は、メールやチャット、掲示板やポスターなどが挙げられます。イベント参加者のスケジュールを押さえるためにも早めに社内告知をしましょう。

また、告知の際は、運営チームの連絡先や受付窓口を明記することも忘れないでください。

事後レポートなどのPR

イベントが終了したら、以下の内容を盛り込んだ事後レポートを作成し、社内や社外に配布や公開しましょう。

• イベントの参加者や人数を明記する
• イベントの参加者の声や感想を引用する
• イベントの写真や動画を添付する
• イベントの効果や評価を数値やグラフで示す
• イベントの改善点や次回の展望を述べる

社内には、メールやチャット、掲示板やポスターなど、社外では、SNSやブログ、メディアなどでPRすることが可能です。

事後レポートをPRする際には、イベントの参加者や関係者に感謝の気持ちを伝えることも忘れないでください。

社内イベント成功のポイント

社内イベントを成功させるためには、以下の4つのポイントが重要です。

性別・年代・役職を考慮した企画

社内イベントの参加者は、性別や年代や役職などによって興味が異なりますので、参加者の性別や年代や役職に合わせたコンテンツを企画し、内容や難易度や時間などを調整しましょう。

参加意欲を上げる告知

社内告知は、イベントの参加率や満足度に大きく影響する重要なプロセスです。参加意欲を上げるためには、以下の方法が有効です。 

• イベントの目的やメリットを伝える告知
• イベントの内容や形式を具体的に伝える告知
• イベントの日程や参加方法を明確に伝える告知
• イベントの参加者や人数の上限や下限を伝える告知
• イベントの参加申し込みやキャンセルの期限や方法を伝える告知
• イベントの参加者に特典や景品を用意する

事後アンケートで次回に活かす

事後アンケートとは、イベントの参加者に、イベントの内容や満足度、改善点などについて意見や感想を聞くことです。事後アンケートを行なうことで、イベントの成功や失敗を分析し、次回のイベントに活かすことができます。

事後アンケートを行なう際には、以下の点に注意しましょう。

• イベントの目的や目標に関する質問をする
• イベントの内容や形式に関する質問をする
• イベントの参加者の声や感想を自由に書かせる
• イベントの改善点や要望を聞く
• イベントの参加者に感謝の気持ちを伝える

イベント企画会社の利用

社内イベントを開催するには、多くの準備や運営が必要ですが、イベント企画会社の利用を検討することも一つの方法です。

イベント企画会社とは、イベントの企画から実施までを代行する会社のことです。イベント企画会社の利用には、以下のメリットがあります。

• イベントのプロが最適なコンテンツや会場を提案してくれる
• イベントの予算やスケジュールを管理してくれる
• イベントの告知やPRをサポートしてくれる
• イベントの運営やトラブル対応を任せることができる
• イベントの事後レポートやアンケートを作成してくれる

社内イベントのアイデア

社内イベントの企画に迷ったら、以下のアイデアを参考にしてみてください。

シーズンに合わせたパーティー

春は花見、夏は海やお祭り、秋は紅葉やハロウィン、冬はクリスマスや忘年会といったシーズンに合わせたテーマでパーティーを開催することができます。

シーズンごとの特別な瞬間を共有することでチームワークやエンゲージメントの向上も期待できます。

社内表彰式イベント

社内表彰式イベントは、社員の成果や貢献を表彰するだけでなく、社員のスキルや知識を競うイベント、または社員の個性や魅力を発表するイベントとしても活用できます。

日々の感謝を従業員に伝えることでモチベーションの向上、表彰された同僚を見ることで業務に対する良い刺激になることが期待できます。

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バーベキュー

バーベキューは参加者が材料を持ち寄り、分担で準備することで連帯感が生まれ、お肉を食べながら自由に話したり遊んだりすることで親睦が深まります。

普段とは違う空間で、より親密な会話が生まれやすく、チームワーク向上に期待できます。

スポーツ観戦

スポーツ観戦は、野球やサッカーなどのスポーツを観戦・応援したり、参加者がスポーツに関するクイズやゲームなど、参加者がイメージがしやすいコンテンツで興味を惹きつけることができます。

同じ対象を応援しあうという経験や、試合観戦を通した感動の共有により連携力が高まることが期待できます。

ファミリーデー

ファミリーデーは、社員の家族や友人を招待し、会社の紹介や見学をすることで、家族や友人と一緒に楽しめるため、会社に対するロイヤリティを高める効果が期待できます。

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まとめ

社内イベントは、社員のインナーブランディングやエンゲージメントを育むだけでなく、会社の魅力や文化を社外にプロモーションできるメリットもあります。

しかし、社内イベントを成功させるには、運営チームの発足や参加者・人数・会場の決定、目的に合ったコンテンツの企画、社内告知やPRなど、多くの時間や労力が必要なため、イベント企画会社の利用も一つの選択肢です。

社内イベントは、企業にとってもブランディング力を高める絶好のチャンスですので、是非この機会を活用してみてください。

また、Cultiveでは種類を問わないさまざまな社内イベントに実績がございます。

会社や担当者様の想いからヒアリングし、今、従業員に求められているイベントをご提案させていただきます。

お悩みの方はぜひCultiveまでご相談ください。